人事档案整理中档案号编号方法的探讨

干部人事档案日常管理主要包括档案建立、接收、保管、转递、信息化、统计和保，档案材料的收集、鉴别、整理和归档等。档案号编制是众多管理环节的重要基础环节，是档案管理科学化、规范化的重要基础。随着人事档案管理现代化不断提高，人事档案号的编制方法亦在实践中不断与时俱进地适应时代变化，与之相适应，更好地服务于人事档案管理工作。人事档案号的编号方法在实际工作中经历了磨炼，二到三种方法在不同归档材料中交错使用，日积月累的积累了一些经验， 探讨一套适合本单位人事档案号的编号方法。

一、人事档号编号方法实践初期

90年代中期，计算机还不普及，工作人员的计算机操作水平不高或不懂操作，人事档案号的编号工作都是手工编号和查找，每新建立一卷干部职工档案，就在档案号登记本编一个流水号，作为这名干部职工在单位的唯一人事档案号码。干部职工在单位成长过程中形成的历史记录材料，如履历类材料、考核鉴定类材料、学历学位、专业技术职务（职称）、党、团类材料、工资、任免、出国和会议代表类材料等。在以上每一份材料收集回来归档时，编上一个号码，每一份材料就能对号入座放进干部职工的档案里。这是档案流水编号法，此种方法可以使档案在档案架或柜排放的稳定，不用经常挪动位置，减少档案损坏、错放。但随着单位干部职工人员增多，超过一百人以上，流水编号方法检索慢、工作量大的缺点就暴露出来。

二、人事档号编号方法实践中期

进入90年代后期，档案工作人员计算机操作水平的提高，以及一些人事管理软件的开发利用。流水号编号从纸质手工的编号到用办公软件记录，档案材料归档时用计算机检索能快速查找，提高工作效率，节省时间， 多份档案材料收集集中归档，减少档案归档次数。当由

肇庆市计划生育局申报立项，委托珠海玛克科技有限公司开发的计划生育信息管理系统，在肇庆市市直机关事业单位从2008年开始应用。计划生育信息管理系统录入每个干部职工的个人基本信息、配偶情况、子女情况等。此软件在应用的过程中，发现每个干部职工的编号沿用干部职工的工号作为计生档案资料编号，减少一人多号。以利用工号作为计生档案纸质材料的编号，给计生档案材料的收集、整理、归档带来了便利，计生档案查阅时检索快捷、准确，便于利用，提高管理水平和开发利用频率。计生档案材料用工号作为编号的方法使档案工作的管理水平提高了一个新高度。档案材料的编号扩散到工资表、考核表、职称表、聘用表等用工号编号，有些材料在干部职工手中时可以自写编号，大大提高了编号的效率，减少了档案工作人员的工作量。

三、人事档案号编号方法实践转折提升期

单位人员类型分编制内和编制外，编制内人员的人事档案在单位妥善保管，有严格的管理制度，编制外人员以散件形式零星的摆放着，利用时难查找、费时，管理不科学。针对此情况，结合计划生育信息管理系统计生档案工号作为档案材料编号的方法，决定建立编外人员人事档案卷宗，用工号作为在单位形成人事档案卷宗的编号。工号是在单位工作人员管理中赋予每一位工作人员一个号码，工号的构成是先由三位数开始编号， 001、002……流水编号法。此号码表示该工作人员在单位工作期间唯一的号码，工号具备唯一性，不论是新增人员，还是辞职、调动、退休等减员人员的号码不重复使用。辞职、调动人员办理离开手续后，工号同时废除；退休人员办理退休手续，其人事档案转入退休档案库，工号在退休档案库中继续使用，从在职人员中删除。沿用计算机中电子表格建立的编外人员的基本信息，形成了一个数据库，并以此作为检索工具。收集、

整理齐全编外人员人事档案材料，编写档案袋并编号， 将人事档案材料归档，编外人员人事档案库建立起来。大大提高了编外人员人事档案利用效率，提升了人事档案的整体管理水平。

编内人员还在沿用原有的档案号，怎样与工号整合与过渡，原有档案号与工号的整合过程先做计划方案。第一步，整理编内人员人事档案库的卷宗，编制好每一卷人事档案目录标签，标签内有工号和原有档案号；第二步，按原有档案号顺序贴好档案标签；第二步，按工号顺序抽取档案卷宗摆放；第四步，按工号顺序上架， 整理好档案库，并每个档案库编好工号序号目录标签。整合完毕过渡工号一次编号，对新进编制内人员停止原有档案号的编号，人事档案建立用该工作人员工号作为档案号。这样实现了人事管理的资源共享，实行人事档案编号采用工号，人事档案管理的查借阅、归档、转递环节工作效率、速度提高，人事档案管理科学化、信息化得到大大提高。

编制内外人员人事档案的档案号用工号，劳务派遣人员的人事档案编号也可以参照工号方法。对劳务派遣人员工号进行编号方法改革，原工号用流水号单一数字编号，为与单位正式员工的工号区分，在流水号前加英文大写L,L0001、L0002……的编号方法。每一劳务派遣人员的姓名建立一个人事档案卷宗，形成的各类材料收集、分类、编号、整理和归档。这样解决了劳务派遣人员人事档案缺乏科学化、规范化管理的问题，又维护了个人隐私材料以及人事档案的保性。工号作为用人单位和劳务派遣公司对劳务派遣人员管理的一个符号，两单位之间人事档案材料接收、转递和统计，查阅利用可以用同一号，提高工作效率。

2013年12月31日，国家卫生计生委等七部门联合出台了《关于建立住院医师规范化培训制度的指导意见》，要求到2015年，各省(区、市)须全面启动住院医师规范化培训工作。医院开展住院医师规范化培训，培训人数遂年递增，此类人员的人事档案管理是一项新增管理工作，培训人员人事档案编号参照工号方法。对培训人员编制工号，以流水号编号为基础，在流水号前加英文大写G，G0001、G0002……的编号方法，每一劳务派遣人员的姓名建立一个人事档案卷宗。培训人员3至5年内在规培医院形成的各类人事档案材料通过收集整理归档，作为在医院规培期间教育培养、职称晋升聘任、考核、录用等提供依据。

四、人事档案号工号编号方法综合利用

人事档案号工号编号方法在人事档案管理部门的运用是颇有成效。将此方法扩展到其他部门。如在医院人事以外部门，科教部门职责管理在职人员科研、继续教

育、带教等，工号一号多用，凡是在职人员的档案材料收集时，员工自报工号，可以立即编号；按工号顺序排好，可以分类移交到单位内归口科室归档保管。办公室综合档案室保管在职人员专业技术档案，专业技术档案保管了员工的专业人员年度考核表、科研材料、职称晋升材料、发表论文以及继续教育等，以工号作为档案号，在向各类材料形成部门收集时，按工号完成材料编号，节省了综合档案室工作人员编写编号的时间，缩短归档时间，提高工作效率。医院病案信息部门职责管理医院病案，医疗信息系统以工号作为每一名医生的用户帐号，方便医生记忆和行政管理监督，病案信息部门以工号实行病案质控全过程管理，避免姓名相同出现病案质控张冠李戴的现象。后勤部门在派发员工饭卡等福利时，利用工号作为记录每一位员工饭卡编号，节省独自编号时间，提高管理质量和效率。医院党办部门管理医德医风档案以工号为档案编号，每年医德考核表由员工个人填写工号，减少党办工作人员编写工号的时间。医院财务部门管理在职人员养老保险手册以工号为手册编号，方便查阅利用时查找。人事档案号工号编号方法延伸扩展应用，达到了一种号码最大限度的资源共享。

五、结束语

2018年11月20日起施行的《干部人事档案工作条例》第二十条要求， 组织人事部门及其干部人事档案工作机构应当按照国家相关标准和要求，加强档案信息资源的规划、建设、信息开发和管理，提升档案信息采集、处理、传输、利用能力，建立健全安全、便捷、共享、高效的干部人事档案信息化管理体系。人事档案工号编号方法为人事信息系统的初始化提供了基础数据， 为教学、科研、管理、后勤等各项工作提供参考依据。