档案管理系统需求分析

1 传统的档案管理模式及客观需求

按照传统的档案管理模式，档案管理者一般通过手工方式进行档案装订加工，通过Excel、Word等办公软件设计档案案卷封面、备考表、案卷目录、卷内目录，仅仅利用计算机辅助立卷，并没有充分利用计算机工具进行高效的管理与开发、利用。

档案在新的时代条件下，其载体形式发生了重大变化，除纸质材料以外，出现了越来越多以照片、视频为载体的声像档案以及各种应用数据库中以电子数据形式存在的电子档案。计算机数据库技术以及网络技术的长足发展对档案管理工作提出新的要求的同时也为档案管理系统的实现提供了技术支持。充分利用信息化的档案管理系统对档案进行全程有效管理，能够提高档案收集的效率，保证档案材料的原始性和安全性，发挥档案的查考、凭证功能，方便做好档案的编研开发工作。

2 档案管理系统功能需求分析

2.1 档案管理功能

档案归档功能：主要为数据库元数据归档、电子文件归档。通过开发特定信息管理系统的接口程序，编制适应各类系统数据的归档规则，实现数据的自动、定时归档，可以极大地提高档案收集工作的效率。这项功能需要良好的兼容性、拓展性，可以方便地修改接口程序以适应不同管理系统升级、迁移等各类情况，做到界面友好、用语规范、操作简单、使用方便。

档案目录著录功能：管理系统可以通过手工录入或者OCR扫描的方式著录档案目录。在进行档案目录著录时， 对于案卷目录的分类号、保管期限、责任者、题名、页码范围等条目，可以通过设置不同的模板来适应不同档案材料的归档需求。为了有效提高档案目录著录的效率，可以利用文字识别提取技术，通过自动识别纸质文件扫描件的关键词自动生成档案目录。目录管理模块应具备对各类档案目录及原文信息进行管理的功能，主要包括：数据库建立、修改、删除，档案数据的输入、存储、修改、删除等内容。

档案辅助立卷功能：在完成档案目录著录之后，档案管理系统可以设置打印模板，批量处理档案的案卷目录、卷内目录、备考表等用于实体档案立卷所需的文件。在通过OCR扫描录入全文的基础上，为了保证档案的原始性， 系统应当具有附件挂载功能。

2.2 档案检索功能

为了便于后期的档案查询、借阅与利用，检索工具的编制应当符合检索优先的原则，能够以DBF文件格式或通过XML文档进行数据交换，并具备安全、合理、灵活等特性。系统除了可以通过档案号进行精确检索以外，还应该具备多条件组合查询、模糊检索的功能。系统使用者可以通过文号、题名、责任者等关键词实现档案检索功能，能够对同时检索出的结果进行显示、排序、转存、打印或选择输出等技术处理，可以根据不同使用要求设置输出的具体条目。

2.3 档案统计功能档案软件系统应具备类目设置、分类排序、数据统计、打印输出等基本功能，并能根据用户需要增设主题词（或关键词） 及分类号的自动标引功能，通过统计模板实现系统内文件资源情况分类、分时、分部门展示。档案统计模块可以根据档案的分类原则、立卷时间、成文部门生成相应报表，同时具备完备的打印输出功能，并能打印输出各类目录、统计报表、备考表等。

2.4 档案借阅利用

档案利用者可以通过档案管理系统内的检索系统精确查找所需要的档案资源，通过填写或选择相关信息 （部门、工号、身份证、姓名、利用目的、利用形式） 提交档案借阅利用表，说明借阅利用的目的、时间、内容、效果

（通过详细的记录统计、分析和提高档案利用的效率），经过系统流转，在管理者、负责人审核同意后，提供利用。同时，档案借阅模板还应具备档案催退、续借、退还等基础功能。

2.5 系统辅助功能

档案系统应当在存储空间、数据备份、数据迁移、账号权限等方面可以进行相应的设置。为了满足日益增长的数据存储需求，要实现存储空间扩充且不影响原有数据。为了保证档案数据资源的安全，有必要实现数据的异地、异机的定期备份存储，具备数据恢复的功能。系统应设置不同权限的账户以保障不同级档案都能实现有效利用与控制，进一步保障档案安全。

3 总结

信息化时代，档案管理人员应适应时代发展要求，做好档案管理工作，充分利用新技术，分析档案数字化系统的需求和发展方向，构建方便易用的一体化的档案信息服务平台、档案信息共享平台。