信息化时代企业电子档案保护技术探析

随着信息技术的发展，企事业单位电子化文件越来越多，在可预见的未来，新形成的文件将全部电子化。就本企业而言，电子档案在所有档案中所占的比例与以往相比明显增大，而且每年还在持续大量增长，电 子档案的安全令人担忧。在信息技术飞快发展的今天，研究电子档案保护技术具有重要意义。

电子档案是以电子数据形式存储于各类磁盘中用以记录保存各种档案信息的新型档案形式。电子档案的产生和发展与计算机技术和互联网技术的不断创新普及是不可分的，因而它具有自己的优势和特点。首先，电子档案具有广阔的传输性。其次，相对于纸质档案来说，电子档案使用现代科技存储信息，在过去往往需要几百平方米的空间储存的纸质档案现在只需一张光盘就可全部存下，极大地方便了档案存储，但是一旦发生光盘破坏或是无法读取，将会造成很大的损失。再次，电子档案还具有易变更性。 在电子档案管理过程中，信息的增加、删除、修改等操作变得更加简便，档案管理人员可以非常方便地实时变更档案内容。最后，电子档案具有损失难以弥补性。电子档案的简便易携、存储方便同时带来了更大的风险， 作为一种重要信息资源，电子档案由于储存着大量的信息，一旦遗失、损毁、不可读取， 造成的损失将会非常严重，甚至会在人类文明层面上产生不可弥补的损失。因此，需要研究学者对现代企业的电子档案保护技术进行研究分析，进而能够对电子档案的实施有效的保护措施。

一、电子档案的保障技术

科学在发展，时代在进步，电子档案即将逐步取代纸质档案而存在，这是历史发展的必然结果，然而在电子文件的形成、处理、传递、存储和提供利用的过程中，电子档案的信息和电子档案的载体都可能出项风险。因此，必须建立一套完整的、科学的、合理的、严慎细实的规章制度，完善电子档案保护技术措施，从而确保电子档案的安全性。

1. 加强对相关人员的管理。加强对相关人员的管理主要是从意识上提升电子文件管理人员的档案意识，并增强电子档案管理人员的责任心，使得电子档案的管理人员都

能够恪尽职守，在工作中认真负责，遵守每一个环节的相关规章制度，从而保证文件的完整性和真实性。保证电子档案的完整性和真实性，同时要求相关管理人员要积极归档，及时将电子档案送档案部门归档，并且在工作中不相互推诿，明确自己的职责，节约过程要有明确的借阅手续，防止在借阅过程中影响了电子档案的真实性和完整性。

2. 健全电子档案全过程管理制度。健全全过程管理制度，全过程包括从电子文件的产生，一直到存储以及提供利用的全过程。这个过程中有许多个环节，不管哪一个环节出现了问题，都会对电子文件的原始性和真实性带来危害。因此，需要各单位各级人员对电子文件管理制度、传递流程做进一步的完善，从电子文件的产生开始，一直到提供利用，每一个环节都作出明确具体的要求， 同时也要确保提出的要求得到了有效的落实，从而使得设计电子档案的工作人员工作起来都有章可循，规范档案工作人员的行为，确保电子文件的原始性和真实性。

3. 完善电子档案的记录系统。现如今， 各大企业都应用了档案管理信息系统，在管理系统应用过程中，都保留了电子档案的记录功能。在实际的应用过程中将需要保留的信息记录下来，这种记录保证了电子文件的原始性。与此同时，在档案信息管理系统中， 从文件的产生、传递到存档以及提供利用的过程，都有明确的记录，包括使用时间和使用者信息都会记录下来。这样就有效地保证了电子档案的真实性和完整性，一旦有问题出现，也会有所追溯。

二、电子档案的保管技术

电子档案的保管技术一般包括两个方面：其一可以借鉴纸质档案的保管技术来对电子档案的载体进行保管，控制实物载体在保管过程中的温湿度、磁场等外界环境因素，同时要注意到科学的选择电子档案载体的装具，避免档案在存放过程中存储介质受到挤压，并做好防磁防光及防尘等工作，确保电子档案的保管质量。另一方面则是对电子档案本身的保管，《CAD 电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》中规定：电子档案应每五年进行一次有效性和安全性检查，如发现光盘损坏或者出现问题要及时修复拷

贝。

三、电子档案的信息修复技术

电子档案的信息修复技术就是指信息或者信息载体遭到顺坏或者别污染后的补救和恢复措施。在现代企业应用过程中，像计算机的病毒查杀技术、电子档案管理系统中的数据库应用技术，以及保持电子档案的长期可读性技术等都属于电子档案的修复技术。还有就是在实际应用过程中，电子档案载体的传递，使用以及保管过程中都会有载体的损坏、磨损或者划伤等现象出现，这就需要对破损的载体进行修复。现在使用较多的就是光盘修复机，它能够对光盘的划伤、磨损等现象进行修复，而且修复的效果也比较好，是修复光盘的理想工具。

四、电子档案利用传输保护技术

利用传输保护技术主要是指档案在信息化系统中传输过程里的一些保护技术问题。随着企业档案的不断发展，信息化技术也逐步提升，电子档案管理系统中的防护措施和安全保护方法也要随着管理系统的不断升级、不断地更新换代，这样才能保证电子档案在传输过程中的安全。同时，在电子档案提供利用的时候，一般情况下提供利用的文件均为制度文件，以避免在使用过程中造成不必要的篡改或者改写所带来的麻烦。在现代企业电子档案管理过程中，有的企业还应用码技术来对控制提供利用的电子档案安全，通过对提供利用的电子档案进行加处理。控制文件的使用范围和使用对象，进而保护电子档案利用传输过程中的安全。

五、电子档案的安全技术

在企业档案信息系统应用和升级的过程中，应用了单行先进的网络技术，这些技术使得电子档案在纯属了提供利用的过程都很便利，完美地实现了电子档案的信息共享，但随之而来的是电子档案的不确定影响因素所带来的安全隐患，所以需要采用电子档案安全技术来保证电子档案的可用性、完整性和真实性。

1.加强网络结构的安全性。一个网络结构的安全性好坏，直接影响到在其网络结构中电子档案的安全性，而且一个安全的网络结构是基础，它的存在将会大大减少电子档

案不安全因素的产生。现在最常见的网络结构就是分成不同的安全级别，然后将内外部的用户和服务器分别放在不同安全级别的网络段中。这样可以避免内外部的信息交错，重要信息被没必要的直接暴露。同时设置不同级别的访问权限，通过用户的权限来决定其在档案管理系统中获取信息的范围和权限，这样可以避免内部用户对管理系统中电子档案的攻击。

2. 完善的防杀病毒技术。在企业档案管理信息系统中，病毒的侵入常常会系统中的信息资源带来巨大的破坏，电子档案就会受到十分严重的影响，影响电子档案的真实性和完整性，甚至严重的时候会造成整个系统崩溃，所有电子档案无法使用。因此，在日常管理中要采取有效的防病毒措施和查杀软件，如安装防火墙，瑞星杀毒软件、对系统进

行加等，同时定期检查计算机查杀毒情况，并作出及时的处理措施，从而有效地防止计算机病毒。

3. 码设置技术。对需要控制使用范围的电子档案进行加处理或者是身份验证等，来确保电子档案信息的安全性。《CAD 电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》中规定：归档的计算机程序一般不加，如加，应将钥同时归档。在实际应用过程中，只有重要程度较高或者有秘籍的电子档案才进行加处理，一般类的电子档案如若都进行加处理，那么钥的管理也会是个大麻烦。对计算机和一些应用系统实施令处理现在已经得到广泛的应用，它通过码来确认使用权限。也有对单个文件进行加处理的，这样就要求档案管理人员要掌握电子文件的加和解技术。

如今的信息网络时代，社会发展迅速， 信息网络技术广泛应用于档案管理系统中， 电子档案不断增加是必然趋势，电子档案所表现出的新特点和新形势，需要档案学者们研究完善电子档案保护技术，从而确保电子档案的安全性和可靠性，为档案的利用提供坚实的基础，使得档案的有效利用率有所提高，使其在企业生产活动中发会重要的作用。