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智慧城市背景下智慧档案馆建设优劣势分析

2021-04-21 热度:170 ℃


一、智慧城市与智慧档案馆

智慧档案馆的出现,始于“智慧地球”、“智慧城市”理念的提出。2008年,IBM公司正式提出了“智慧地球”的概念。2009年,“智慧地球”成为了美国国家战略的一部分。2010年,IBM公司提出了“智慧城市”的愿景。此后,世界各国开始了建设智慧城市的进程。2013年1月,中国住房和城乡建设部公布了首批90个智慧城市试点,由国家统一规划和施行的智慧城市建设正式起步。[1]2013年8月,我国智慧城市试点达到193个。[2]根据IBM在2009年8月所发布的《智慧的城市在中国》中的定义,智慧城市是城市发展的一种新型策略,即在城市发展过程中,在其管辖的环境、公共事业、城市服务、本地产业发展中, 充分利用信息通信技术,智慧的感知、分析、集成和应对地方政府在行使经济调节、市场监管、社会管理和公共服务职能过程中的相关服务和需求,创造一个美好的生活、工作、休息和娱乐环境。[3]智慧城市是将IT技术应用于民生和社会服务的一种城市发展新模式,档案作为提供公共服务的渠道之一,在智慧城市建设中不容忽视。

智慧档案馆植根于智慧城市,其内涵和特征必将与智慧城市一脉相承。档案学界对于智慧档案馆内涵的界定多种多样。普遍认为,狭义的智慧档案馆是将


新的IT技术,如云计算、物联网等应用于档案馆建筑、档案存储和保护、档案实体管理和档案服务等方面;广义的智慧档案馆还包括运用新技术对现有的档案信息资源进行智慧地整合和开发利用。

基于对智慧城市的界定,笔者认为,智慧档案馆是智慧城市建设的重要组成部分,智慧档案馆不仅是物联网、云计算等IT技术与现有的档案建筑、档案实体、档案信息资源的简单融合,更是档案馆发展的一种新模式和新理念。智慧档案馆必须要与智慧城市建设中其他的社会服务结合起来,形成智慧的公共服务圈,才能真正实现“智慧”。同时,智慧档案馆也是档案学发展的一种新理念,在未来的世界中,没有生命的东西通过技术的植入可以变得有感知,变得智慧,这将为现存的诸多“死档案”如何变成“活档案”提供新的建设思路。

 

二、智慧档案馆优势分析

(一)顺应大数据时代的发展要求

目前,全球数据存储量呈现爆炸式增长,企业及互联网数据以每年50%的速率在增长,据Gartner 测,到2020年,全球数据量将达到35ZB,等于80亿块4TB硬盘。[4]大数据具有数量巨大、类型繁杂、价值密度低、处理速度快等特征。如此庞大、复杂的数据以

及如此高的增长速度对档案馆的档案存储空间、档案实体整理、档案信息服务等的挑战不言而喻。

智慧档案馆的建设可以很好地解决这一难题。智慧档案馆引入了先进的IT技术,如数据挖掘、物联网、云技术等,这些技术对于处理高速、大量的数据具有得天独厚的优势。以云技术为例,该技术透过网络将庞大的计算处理程序自动分拆成无数个较小的子程序,再交由多部服务器所组成的庞大系统经搜寻、计算分析之后将处理结果回传给用户。若将此技术得当地运用于智慧档案馆,将会为未来的档案信息资源深加工和开发利用带来前所未有的前景。

(二)实现信息资源共享

目前,基于档案保密性等特殊属性及档案信息化建设过程中标准化不足等原因,档案信息孤岛仍是司空见惯的现象。不同城市、不同行业中档案管理系统的差异,导致数据标准不统一,造成了同类型同行业的档案信息资源无法真正实现共享。

智慧档案馆依托智慧城市大背景而建,智慧城市是一个涉及各行业的整体的城市发展方式,其首要考虑的就是不同数据的标准、不同平台的融合性等技术性问题。在此基础上构建的智慧档案馆才能真正实现与其他社会公共服务信息的深度融合,从而从根本上解决档案信息孤岛的难题。

(三)实现电子文件前端控制

电子文件的急速增长,文件生命周期理论应运而生,并成为了指导电子文件全程管理的重要理论。文件生命周期理论认为,要对电子文件进行全程控制, 其中前端控制是极其重要的环节。然而在实际的电子文件管理过程中,由于档案部门与电子文件形成部门的分离性和档案收集的滞后性等特点,对电子文件的前端控制显得心有余而力不足。基于IT技术的智慧档案馆,可以通过对有关数据接口的对接,实现在电子文件形成过程中即电子流中抓取档案资源,电子文件形成后马上可以成为档案,真正实现文档一体化,实现对电子文件的前端控制,丰富和充实文件生命周期理论。

(四)简化档案行政审批流程

简化行政审批流程是打造廉洁、高效、阳光政府

的重要举措。档案馆作为提供政府公开信息和民生信息的资源中心,对其行政审批流程的简化,无疑会促进阳光、高效政府的建立。

笔者曾经参观珠海市档案馆,该馆虽然尚未形成笔者所界定的智慧档案馆,但在库馆的建设过程中, 采用了大量的IT新技术,具备了智慧档案馆的雏形。以珠海市档案馆档案利用为例,利用者在提供必要的证明材料后,将领取到一张智能卡作为身份识别手段。利用者的查阅需求发送到系统后,馆内审批系统会将查阅需求按照预设的工作顺序发送到各个审批环节用户的终端设备进行在线审批。对于数字档案的利用,用户可以直接在大厅的自助查阅设备上凭卡查阅;对于纸质档案的利用,系统将自动形成调档请求发送到对应库房的管理员终端设备,并用语音广播和LED屏通知管理员,管理员按照指示找到实体档案后通过升降传输设备传输到服务窗口提供相关利用,整个流程快捷顺畅,改变了目前利用档案“跑断腿”的现状。

(五)开辟档案宣传和利用新途径

智慧档案馆基于IT技术的前瞻性设计,使其在开展档案宣传和利用的过程中能独辟蹊径。传统的档案宣传工作主要是开展档案借阅、提供档案阅览、提供档案出版物、举办讲座等相对被动的宣传方式。智慧档案馆时代,可以借助新的技术平台,主动寻找潜在人群,有针对性地开展宣传,同时,也可以利用微信、微博等公众平台,进行普及性宣传,使档案工作真正融入到百姓的生活中。

档案利用工作也可以变被动为主动,通过数据挖掘、云计算等技术手段,全面科学的分析档案用户, 及时准确地预测新的利用热点和潜在利用人群,为开发利用做好充分准备。

 

三、智慧档案馆劣势分析

(一)顶层设计不足

智慧档案馆的建设处于起步阶段,主要的探讨集中在理论领域,部分城市也开展了智慧档案馆的实践探索,整体发展呈现出“自下而上”的特点。关于智慧档案馆建设的政策、法规、建设标准等顶层设计稍

显不足。智慧档案馆依托于智慧城市的特点,要求其应是“自上而下”的具有统一标准和政策法规的发展模式。因此,目前顶层设计的缺失是智慧档案馆发展最大的劣势。

(二)信息安全挑战

档案信息区别于其他的信息最大的特点就是其保密性,而智慧档案馆某种程度而言,是一种开放式的发展模式,所有采用的IT技术,或多或少都有安全上的隐患,这对于极大程度依赖新技术的智慧档案馆而言,无疑是极大的挑战。

(三)人员资金缺乏

智慧档案馆的设计、建设均需要IT专业技术人员开展,而各级各类档案馆中的工作人员大部分都是档案专业技术人员。目前,兼具IT专业知识和档案专业知识的开发人员凤毛麟角,设计开发人员严重匮乏。智慧档案馆建成后可以节约大量的人才和物力成本, 但是建设过程中需要投入大量资金。以智慧档案馆中最基础的物联网为例,物联网的成本包括底层传感技术成本、网络使用成本、数据设备处理成本。RDFI标签是底层传感技术最基本的构件,用来感知实体档案的存储位置和存储信息,一个普通的RDFI标签价格大

0.5元,智慧档案馆需要对馆内成千上万件的档案进行RDFI加工,这将是一笔极大的投入,整个智慧档案馆的建设更是需要雄厚的资金支持。

(四)对档案组织和运作体系的挑战

智慧档案馆中,档案的整理、借阅、库房管理、后勤管理等工作都将由智能化的系统来完成,档案馆工作人员将富余,原有的档案馆组织机构将需要进行新的调整,同时,智能化的引入也将改变档案馆现有的运作体系,这些无疑对档案馆提出了挑战。

 

四、档案界的选择

智慧档案馆建设优劣势并存,其劣势主要表现在资金、人员、制度设计等外在或人为的因素,而优势则都是智慧档案馆内在所具备的。在高科技迅速发展的今天,面对新技术,档案部门必须具备迎难而上的勇气,才能在未来的网络时代获得一席之地,若因为目前面临的挑战和困难裹足不前,档案馆将成为保管着一堆“死档”的仓库,失去档案馆存在的真正意义。因此,智慧档案馆的建设迫在眉睫,档案界必须尽快克服外在的困难,及早融入科技和信息化的大潮,使档案工作跟上时代的步伐。








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