智慧档案馆在高校档案工作中的应用

数字档案馆作为一个具有里程碑意义的档案信息 化发展的重要阶段， 它的发展将档案从纸质向数字化跨越， 同时它对档案的利用以及实体档案馆互联的弊端也阻碍其发展，因此随着云计算、物联网、大数据等新一代信息技术的不断发展，智慧档案馆应运而生。 高校作为国家的发展动力， 高校档案信息来源于学校各职能部门、学生和教师的学术成果等，如果缺乏完善的档案管理体系和基础设施， 将会造成高校档案资源的毁损、浪费、脱节，因此高校应该采取措施，将档案馆的 智慧化建设提上日程，融入智慧校园的整体建设中去， 确保高校档案信息资源有效地挖掘利用、 高效地互联互通、智能地服务大众。

一、智慧档案馆的概念特征

2008 年，IBM 首次提出了“智慧地球”的概念，它主张世界作为一个整体，要进行更全面的互联、更高度的智能。 这个概念一经提出，便掀起了研究“智慧”的高

潮。 档案学领域也开始了研究智慧档案馆的概念、特征、系统设计、局限性以及与各领域联合的浪潮，但是智慧档案馆的研究发展是一个长期复杂的过程， 不可能一蹴而就。

1. 定义。 要构建高校智慧档案馆建设体系，首先必须明确什么是智慧档案馆。 近年来，随着“智慧城市”的提出并不断发展“，  智慧档案馆”的概念破茧而出。

我国对智慧档案馆的研究仍处于起步阶段， 各领域研究深度都不够，尚难得出一个统一、明确的正式定义。 其中，由于智能技术可以应用于档案馆建设的所有领域，包括楼宇建筑、档案保护技术、档案实体管理等， 所以根据研究角度的不同就会得出不同的定义， 比如杨来青等人认为智慧档案馆是采用物联网、 云计算等新技术管理多元化档案资源、 具有感知与处置档案信息能力并提供档案信息泛在服务的档案馆模式[1]。 陶水龙从实体设施建设的方面提出智慧档案馆是应用集成

方法将系统与建筑优化融合， 通过对设施设备的自动监控，对各类服务性资源的整合和综合管理，将各职能系统和资源有机地结合，营造安全、舒适、良好的综合环境[2]。

就国外而言，智慧档案馆对应的英文单词是“smart archives”，  以其为关键检索词在国外的数据库 Black- well、Science Direct、Web of Science、Springer Link 中进行检索， 查找相关论文也没有找到对智慧档案馆的直接定义，相关论述中都会提及物联网技术、大数据背景、云计算技术、跨区域共享等，多集中于系统的开发和应用。

通过国内外对智慧档案馆定义的研究现状对比发 现，虽然智慧城市的概念是从国外发展起来的，但是在智慧档案馆的研究方面并没有国内深入。  根据各类概念，结合现实发展，本文认为智慧档案馆的定义万变不能离其宗，“宗”  是本质上仍然应该从属于档案馆的定义，而“变”就在于智慧二字。

因此，本文定义为：智慧档案馆是以数字档案馆和实体档案馆为基础，通过如云计算、物联网等作为技术支持，对待各种档案资源能智能地感知并协同处理，构成一个管理系统， 同时能以技术为载体对档案资源进行主动挖掘和关联，为外界提供智慧档案服务，这样一个一体化、集约化、智能化的档案馆就是智慧档案馆。

1. 特征。“智慧”的概念自 2008 年由IBM 公司提出后，掀起了智慧建设的热潮。 相较于智慧档案馆，数字档案馆的重点在于实体馆藏资源的数字化、电子文件接收处理，如果说数字档案馆是纸质档案向数字化、信息化发展的初级阶段，那么智慧档案馆就是予数字档案馆与实体档案馆以生命，使其更加互联互通的一种革命性阶段。 那么，这个“智慧”到底体现在哪些方面呢？

（1） 多元的管理对象。  档案馆的管理对象，也就是管理资源，是智慧档案馆的基础，传统的或数字化的档案馆的管理对象基本上局限于实体档案、电子文件 等。而智慧档案馆的管理对象，  除此之外还包括档案内容信息资源、档案实体信息资源、城乡记忆资源、档案应用信息资源和档案楼宇管理信息资源[3]。

（2） 互联的管理模式。   智慧档案馆管理模式的互联涉及多个方面，首先是档案馆内部的，包括档案之间、部门之间、工作人员与公众之间、档案馆与档案建筑之间等；其次是档案馆外部的，包括档案馆与政府之间、

馆际之间、档案馆与其他行业之间等。 而本质上，各主体（档案馆、档案工作者、档案利用者、社会其他部门） 之间的立体互联， 实际上体现的是信息之间的深度共享。 在档案馆内的立体互联、协同共享，实现的是档案实体、档案信息、档案管理环境的一体化管理和交互式管理。 其中通过各种采集终端、有线无线宽带技术，实现物联网、互联网和移动互联网的网络互联，随时采集环境、物体动态信息，增强智慧档案馆信息获取、实时 反馈和随时随地智能服务的能力[4]。

（3） 智能的设施建设。   档案馆中的设施主要包括楼宇、库房层、办公层、文件整理室等，为实现以上的互联，设施的智能、节能、安全等是基础支持，建设智能 化楼宇系统主要包括门禁系统、安全监控、窗磁、温湿度平衡设备、除菌除霉设备、通风监控系统等，随时监控档案馆库房的各种数据变化，汇总数据，分析形成的资料供档案管理人员管理决策，有效降低运行成本，使得管理更高效。

（4） 人性化的档案服务。   无论智慧档案馆的建设是如何智慧，究其根本都是围绕人来进行，为公众所利用是档案馆发挥其功能的必然要求。 通过数据共享、云计算、 物联网等技术实现了各种类型档案不受时间地域限制，公众足不出户就能查到所需档案信息，工作人员不用跑就能了解档案利用情况、 档案的位置以及库房的安全和环境， 同时也通过新媒体社交手段提高用户的参与度，集中大家的反馈做到持续的创新和发展。

二、智慧档案馆在高校档案工作中的建设思路

1. 建设高校智慧档案馆的必要性。

（1） 高校档案资源来源的复杂化。  高校档案是重要的原始信息，来源于学校各职能部门，包括文书档案、教学档案、学生档案、教师档案、实物档案、科技档案、基建档案等。 随着学校的建设和国家的政策，高校会顺应发展增开专业， 根据教育部公布的普通高等学校本科专业备案和审批结果，2016 年共有 2113 所高校新增备案本科专业 309 门， 如中国矿业大学的城市地下工程专业、安徽大学的网络与新媒体专业、东南大学的机器人工程专业，这样会增加一系列档案的来源；各智能部门的信息化建设也会产生很多电子档案； 高校的持续扩招会产生各类招生、学籍、学术学位论文等档案。这些都使得高校档案信息资源日趋多元化，开发平台、数据库日趋复杂化。 因此需要在数字档案馆的基础上，

加强对新技术的应用，对海量数据进行有序化处理，提高利用率。

（1） 数字档案馆建设的弊端显现。   这几年，对于高校数字档案馆的建设在全国如火如荼， 但是存在的弊端逐渐显现。 首先，大多数系统设计缺乏通用性，难以满足不同网络、不同对象、不同来源的应用需求，高校档案馆使用的是局域网，适用的是实体管理模式，而在电子档案管理方面没有相应成熟的理论， 在满足规范化、标准化方面存在明显不足。 其次，数字档案馆的主要任务是将实体档案数字化处理并保存， 建设各类数字化信息系统，在信息挖掘、利用、分析、整合和在实体档案管理智能化以及智能化档案服务等方面存在不足，不具备档案信息再造功能，比如对高校现有馆藏资源包括优秀论文的共享利用、 珍贵实物档案的展览研究、对档案查询的数据分析等方面都不擅长。 虽然我国档案信息化建设的核心仍然是数字档案馆，  但是公众的利用需求和高校档案馆自身建设的提高促使高校 智慧档案馆发展。

（2） 高校信息集成服务的需要。 在国家信息战略的推动下，“智慧城市背景下的档案信息总量又将出现新一轮几何式增长”[5]，因此高校也不例外。 智慧档案馆的建设是智慧城市发展的伴生物，   智慧城市的目的就是实现物与人、人与人、物与物之间的互相联通、互相感知能力和高效地提供信息利用的能力，   而高校智慧档案馆的初级目标则是实现高校内部的互联互通，   现如今， 社会各界对于档案的信息需求日益多样化、  个性化，高校也不例外，比如高校学生考公务员、出国留学、毕业后工作评职称等都需要回校查询学籍档案并且盖章证明，因此，都需要一种一站式的信息集成方式以实 现高校信息资源的集成化。 对于此，刘延平等人提出： “一站式服务系统集成了内部档案信息资源和外部信息服务网络，   用户通过移动终端即可检索到档案馆的档案目录、全文、图片、多媒体等信息和各种网络信息资源。”[6]因此，信息集成服务的需求更加突出了高校智 慧档案馆建设的必要性，   可以有效提高高校档案资源的共享效率，降低闭塞性。

1. 高校智慧档案馆的设计原则。高校智慧档案馆立足于物联网、云计算、移动通信、大数据技术等，充分挖掘高校馆藏档案特有的文献资源， 提供集约化、  高效性、个性化的档案服务。 近几年，在国家政策的支持和

科研水平提高的背景下，高校规模性、技术性、学术性等方面的建设越发有动力， 同时档案的数量和种类也随之增多，因此基于这样的目标，高校智慧档案馆体系的构建应该遵循以下原则。

（1） 技术性原则。   社会环境和技术环境是高校智慧档案馆得以实现的动力， 尤其是充当灵魂角色的技术环境，主要包括采集数据的物联网技术、处理数据的云计算技术、传输数据的移动通信技术、挖掘数据的大数据技术。 基于此，要设计一个档案管理系统，具有高度延展性、强大的可控后台、模块化结构思想、与实体档案和楼宇以及环境互联的网络， 这样高校才能应对不同档案管理、开发、挖掘、利用。

（2） 标准性原则。 不论是采集、处理、传输、挖掘， 其中所涉及的系统、协议、介质、接口都必须符合国际标准，也要制定适用于本档案馆的标准规范，这样才能在实现效果的基础上保证其安全保密性。

（3） 实用性原则。   高校智慧档案馆的目标就是立足四大核心技术建立起高校档案资源的收集、处理、分析和高校教育系统档案管理系统的互联， 因此系统设计要始终以师生需求为导向， 模块化设计要做到能够满足高校档案资源的特点。

（4） 保密性原则。  安全性一直是数字档案馆、智 慧档案馆的保障和底线，要实现安全级别、权限级别、审核机制等安全细致的管理， 确保高校档案行政信息的保密性和学术的保密性。

2. 高校智慧档案馆的系统设计思路。按照档案工作流程， 高校智慧档案管理系统的功能应该从资源、技术、结构、服务、制度、安全等方面去扩展，它的体系结构决定了仅仅依靠一个技术系统是不能够实现其高级 管理功能的，因此需要把技术和管理实体结合起来，根据国内对智慧档案馆建设的研究成果， 本文总结出三个构成部分。

（1） 高校智慧档案管理层级——基础。  首先，是高校档案资源管理。 高校智慧档案馆的建设是以数字档案馆的成果为基础， 因此这一部分是对高校档案馆资源的建设和升级， 包括对高校数字档案馆的巩固和完善；其次，是高校档案服务建设。 高校智慧档案馆的核心就是立足于新技术，应用处理数据的云计算技术、挖掘数据的大数据技术构建完善的、 智能化的档案管理系统提供智慧服务， 根据南京大学冯珂提出现阶段智

慧档案管理系统建设应以OAIS 模型，即开放档案信息系统，进行智能化的收集、管理、长期保存和利用。 构建智慧档案服务体系则应运用云技术，实现档案云存储、云查询，建立民生档案共享平台，实现档案最广泛的查询利用；最后，是高校智慧档案安全保障。 高校的很多档案资源是对外保密的，比如部分学术成果、学校建设以及行政部门文件等， 因此高校智慧档案馆应该引入智能识别认证系统，比如指纹、CA 认证等。 除此之外档案的备份和网络权限体系也必不可少。

（2） 高校智慧档案物联网络层级——骨骼。  一方面，是高校智慧档案馆与智能楼宇的融合。 智能楼宇是指通过楼宇自控系统，实现档案馆整体的智能化，融入计算机控制技术、管理软件和节能程序，通过自动监控实现自动调控，使得整栋建筑安全、节能、舒适。

另一方面，是高校智慧档案馆与智慧库房的共建。库房通过与物联网的融合， 使得档案馆拥有更智能的自主思考和决定的自控能力，感知技术是核心。 第一， 档案库房通过传感器技术、RFID 超高频射频技术，设置一定的规则，由各类传感器传送处理库房、楼宇内的环境参数，通过恒温恒湿的自动控制系统、窗磁、门禁、监控等构成的一系列系统实时监控报警；第二，对档案实体植入 RFID 标签，记录其存放地点、档号、名称、归档时间、利用状态等信息，根据传感功能跟踪管理；除此之外还有智能上架系统、精准定位系统等，实现全自动化物联管理。

（3） 高校智慧档案馆网络层级——保障。 保障包括三个层级，第一层级是高校智慧档案馆的内网建设。高校智慧档案馆的应用系统融合了局域网、校园网、互联网，其中局域网属于内部网，相对来说校园网和互联网都属于外部网， 高校档案共享的安全性很大一部分取决于网络的安全性，因此，需要建立档案专网来实现一定范围内特定用户对特定档案的共享， 一般情况下是通过 VPN 建立虚拟网络，现在还可以通过租用专门网络线路实现高校档案馆系统互联和档案信息资源合 作共享[7]；第二层级是高校智慧档案馆的外网建设。 主要是指高校馆际之间的档案资源共享以及与政府和企 业单位合作项目所使用的网络建设， 通过这样的互联既能达到档案共享的目的，又与涉密的资源分开，通常指的是信息门户网站、网上预约系统等；第三层级是高校智慧档案馆的移动互联网建设。 高校设计开发移动终

端，采用无线通信方式获取校内档案的信息，对档案的内容、位置、状态、获取提供一站式服务，改变档案的查询、阅读方式。

三、 智慧档案馆在高校档案建设中面临的问题及

对策

1. 建设制度标准问题。 到目前为止，我国先进技术的引进和发展都很快，但是与发达国家相比，因为基础比较薄弱，使得有关云计算、物联网、大数据等技术都存在漏洞和管理不规范的问题，尤其是安全保障方面， 仍缺乏统一的制度标准，难以达到规范的效果。

因此，需要制定统一的标准规范体系。 在国家和学校两个方面进行信息安全的法律法规建设， 高校档案信息涉及学生的个人信息安全、 学生以及教师学术成果的知识产权、学校本身建设的涉密文件等，所以要严格按照国家的相关档案法律， 制定统一的标准规范体系， 确保云计算等高新技术应用于高校智慧档案馆建设的合理合法性， 初步明确了以元数据为核心的标准体系建设思路[8]。

2. 高校智慧档案馆体系建设的适应性问题。经过对我省以及我国的智慧档案馆的统计分析可以看出，我国的智慧档案馆主要还停留在理论以及体系建设上， 真正实施很少， 其中比较好的就是青岛市智慧档案馆项目，而实施高校档案馆建设的就更寥寥无几，以东北大学的智慧档案馆服务为例， 典型的服务有在全国高校中首创条码化检索、 开发东北大学档案信息集成管理系统、 启动多媒体档案管理平台及数字化服务。 因此， 本文认为高校还很缺乏对智慧档案馆的了解和使用，普识度还很低。

在我国高校中， 档案信息服务的用户群体指的是在校或已毕业学生、教师群体、行政人员等，因此，一个系统想要发挥其效用， 就必须要使用者能了解其功能性、 重要性， 高校智慧档案馆体系的建设不能盲目跟风，加入一些华而不实的功能模块，要结合本校档案资源特点，研究新内容新功能，适应并能促进自身档案资源的开发利用，真正实现“智慧”档案馆。

3. 信息安全问题。 高校智慧档案馆应用云计算、物联网、大数据、移动通信技术进行建设的前提就是必须保证档案信息的安全，无论是否涉密，确定不被非法利用是底线，但是就目前来看，操作系统面临恶意病毒、硬软件故障、档案信息来源的不可靠性、互联网的低安

全性以及不可抗力等各种形式的危险。

为保障高校信息的安全性，第一，制定有关互联网安全的规范，定制校园内网、专用网实现共享；第二，从源头上把关高校档案信息资源的交互， 提高软硬件设施的质量；第三，预防恶意网络攻击事件，需要对智慧档案馆平台进行安全保护，主要包括：操作应用系统的权限加强；存储节点透明加密技术；采用操作系统内核加固技术实现对计算/ 存储节点、 虚拟主机的保护，免遭木马病毒攻击； 采用双机或集群软件针对数据库等关键业务进行高可用保护，而且身份认证、访问控制以及数据加密也要进行加固防护[9]；采用双模存储，将内

部涉密档案信息和外部共享档案信息分开存储， 同时实行多地备份。

以上是本文在现有的对智慧档案馆研究的基础上 提出的对高校智慧档案馆建设的分析和建议。 本文认为顺应我国智慧城市建设的大力开展， 高校智慧档案馆的建设必将越发重要， 会为现有档案馆的发展模式带来根本性的变革， 尽管现在的有关基础理论和体系建设尚未成熟， 但是一旦建立起一整套成熟规范的管理流程，随着技术的发展和漏洞的弥补，高校档案馆的智慧体系建设将更加精细化、高效化、互联化、智能化、人性化。