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论高校档案馆建设的指导思想

2021-05-19 热度:220 ℃

近些年来,随着高等教育的改革 比上和发展,高校档案工作得到了 大力推动,很多高校的档案部门都 由档案室更名为档案馆。虽然只有 一字之差,但档案室与档案馆在性 质上存在较大差异。一般而言,档 案室是“各组织(包括机关、团体、 学校、工厂、企业、事业单位等)统 一保存和管理本单位档案的内部 机构,是整个机关的组成部分,属 于单位管理和研究咨询性质的专 业机构”①。档案馆则是“党和国家 的科学文化事业机构,是永久保管 档案的基地,是科学研究和各方面 工作利用档案史料的中心”⑦。因此 从高校档案室向高校档案馆的转 变,需要遵循合理的指导思想来稳 步进行。日前笔者选择清华大学档 案馆、中国人民大学档案馆等作为 调研对象,较为系统地了解了高校 档案馆的发展情况。结合调研中的 理性思考,笔者认为,高校档案馆 的建设和发展,需要遵循以下指导 思想。

一、明确性质、合理定位

高校档案馆究竟是一种什么 性质的档案机构?对于这一问题, 学界存在不同看法。原国家教委于 1989年10月10日发布的《普通 高等学校档案管理办法》(下文简 称《办法》——笔者注)第六条规 定:“高等学校档案馆属事业单位 档案馆。它既是学校档案工作职能 部门,又是永久保存和提供利用本 校档案的科学文化事业机构”。@但也有档案学者认为,高校档案馆 “实质上是机关档案室的性质”。④ 笔者调研的清华大学档案馆也坚 持认为高校档案馆仍属于机关档 案室。对其性质认识的分歧将会影 响高校档案馆的功能定位。如果高 校档案馆是永久保存和提供利用 高校档案的科学文化事业机构,就 必须向全校乃至社会各界开放;如 果高校档案馆的性质界定为机关 档案室,那么它们就无需承担向社 会开放档案的义务。

高校档案馆的性质是一个较 为复杂的问题。从理论上推敲,“档 案室的地位和作用主要表现在两 方面:一方面,档案室是单位内部 具有参谋和咨询作用的部门,它是 单位工作的助手,为领导工作和单 位内各部门的工作提供参考和依 据的档案材料,为单位工作和生产 活动服务。所以,档案室工作是单 位工作的组成部分……另一方面, ……单位档案室是国家全部档案 不断补充的源泉,整个国家档案的 完整程度和连续积累,首先决定于 档案室;..…·档案室是先期保管具 有长远价值档案的过渡性机构”。⑤ 高校档案馆作为高校的内部机构, 无论在财务、人员编制还是其他方 面,都隶属于各高校。从这一点上 说,高校档案馆无疑具有档案室的 属性。但《办法》第二十五条规定, “高校档案原则上由各校档案部门 永久保管”。这样一来,高校档案馆 不再具有过渡性,与一般意义上的机关档案室存在差别。如果说高校 档案馆属于档案馆,理由似乎也不 够充分,因为独立性姑且不论,高 校档案馆很难面向社会提供服务, 难以成为真正的科学文化事业机 构。因此,高校档案馆与真正意义 上的档案馆尚存在一定距离。

高校档案馆既不完全等同于 机关档案室,又够不上真正意义上 的档案馆,应当说高校档案馆的性 质介于两者之间。换言之,目前各 高校建设的所谓档案馆,实际上是 一种具有档案室属性的档案馆。它 既有保存本单位档案、为本单位各 项工作服务的职能;也有提供档案 利用、传承高校档案历史文化财富 的使命。明确高校档案馆的性质是 建设高校档案馆的指导思想之一, 只有清晰地界定了高校档案馆的 性质,才能明确高校档案馆的服务 对象和工作范围。

笔者认为,高校档案馆的性质 应当辩证地界定。从现实情况来 看,目前适宜把高校档案馆界定为 具有档案馆性质的档案室,这意味 着立足点放在“档案室”上,高校 档案馆的服务对象主要是本单位, 尚不必承担向社会开放档案、为社 会各界提供档案利用服务的义务。 例如清华大学档案馆就是如此认 为的,他们把自身视为学校内部的 档案保管部门,强调为学校工作服 务是其首要任务。从某种意义上 说,这种观点是比较符合当前现实 的,因为普遍而言高校档案馆的规模不大、工作人员数量不多、馆藏 档案的文化价值和社会影响也参 差不齐,因此它们把自己定位在档 案室,作为本单位的组成部分是顺 理成章的。但笔者主张,从更长远 的眼光来看,可以把高校档案馆界 定为兼具档案室性质的档案馆。这 意味着立足点放在“档案馆”上, 高校档案馆的服务对象可以从本 单位向社会扩展,承担起向社会开 放档案、为社会各界服务的职责。 这种定性的目的在于推动高校档 案馆更好地树立服务意识,实现其 从单纯的高校内部机构向科学文 化事业机构的转变,使其与高校的 文化属性更为贴近。

性质的界定是高校档案馆功 能定位的前提。既然高校档案馆的 性质可以辩证地看待,那么其功能 定位也需要客观、合理地把握。高 校档案馆可以根据现实条件,诸如 学校的规模和影响、馆藏档案的社 会价值、自身管理水平等等,来确 定档案馆功能的侧重点。也许大多 数高校档案馆只需要偏重于档案 室的定位,完成为本学校服务的职 责即可。将来有了现实需要或条件 成熟之时,也可以向档案馆的定位 转变。

二、建立有效的领导体制 高校档案馆的建设是一个较 为复杂的系统工程,涉及到领导体 制、隶属关系、机构设置、人员编 制、职能安排等多个方面。其中,良 好、有效的领导体制对高校档案馆 的建设具有重要影响。我国实行的 是集中式档案管理体制,整个档案 系统的领导和指挥中心是各级档 案行政机构。众所周知,“档案行政 机构,如各级档案局、处等,是党和 国家指导和管理档案工作的部门, ……对档案馆、文件中心、档案室 等档案业务机构具有业务指导和 监督关系”。⑥目前,大多数高校设 立档案馆之后不再保留档案处之 类的档案行政机构,不管是偏重于 档案室还是档案馆的定位,高校档 案馆都是一种档案保管机构或者说档案业务机构,其职能的实现离 不开行政体制的保障。笔者在调研 中发现,很多高校档案馆的苦恼之 一的就是缺乏有力的领导体制来 保障业务工作的开展。 清华大学档案馆、中国人民大 学档案馆在领导体制上各有特色。

清华大学档案馆是由校党办主任 兼任档案馆馆长,设立了“部处、院 系领导联席会议”的形式作为档案 馆业务职能运行的行政保障。档案 馆设有专职的立卷指导人,定期深 入各归档部门进行指导。在工作中 发现问题,即时由档案馆馆长牵头 启动联席会议,针对性地解决有关 问题。除了为解决问题启动联席会 议之外,清华大学档案馆一年中也 会不定期地召集联席会议,布置或 讨论档案工作。

中国人民大学档案馆则是由 一名副校长兼任档案馆馆长,设立 了全校档案工作委员会来保障档 案馆业务职能的顺利开展。委员会 主任由档案馆馆长担任,成员包括 全校各院系、机关部处及附属单位 分管档案工作的负责人,其中重要 的教学和科研单位(如教务处、财 务处、科研处等)的负责人担任常 务委员。档案工作委员会每年召开 一次全体会议,全面规划和讨论档 案工作,解决相关问题。据笔者了 解,复旦大学等南方少数高校也采 取了与中国人民大学相类似的做 法。

清华大学档案馆和中国人民 大学档案馆的经验有两点启示意 义。一方面,高校档案馆的领导体 制对档案馆的建设和档案馆业务 职能的开展具有重要意义,特别是 在当前高校档案馆缺乏行政职能 的情况下,强化档案馆的行政领导 体制显得格外必要。另一方面,高 校档案馆需要结合自身的实际情 况,建立灵活、有效的领导体制,不 必苛求形式的整齐划一。

三、保持基础工作与服务工作 的有机平衡

高校档案馆的职能是既要保 管好本单位的档案,又要为学校的 教学、科研及其他管理工作服务。

对于高校档案馆而言,做好基础工 作与服务工作同等重要。基础工作 是提供服务的前提,服务反过来又 能促进基础工作的完善。正因如 此,高校档案馆建设的指导思想之 一应当是保持基础工作与服务工 作的有机平衡。这种观点看似平淡 无奇,但根据笔者的实地调研,真 正做到二者之间的有机平衡并非 易事。特别是面对当前档案工作的 新形势、新特点,二者之间的有机 平衡需要借助切合实际的方法来 实现。

清华大学档案馆在保持基础 工作与服务工作的有机平衡方面 取得了一些成功经验,采取了“收 集、管理、利用一体化”的建设策 略。他们对基础工作相当重视,基 础工作的开展也颇具特色。首先, 清华大学档案馆把收集工作视为 整个基础工作的前提,制定了一套 有效的制度来确保收集的完整齐 全和规范有序。具体内容一是设立 专职的立卷指导人,定期深入到各 归档部门,督促并指导有关人员做 好立卷和归档工作。二是在收集中 重点抓好“三率”(即归档率、完整 率、合格率),作为各部门收集工作 的评价指标,要求各部门的三率尽 量达到100%。通过制度保障和量 化考核,清华大学档案馆的收集工 作取得了良好效果,为开展后续的 基础性工作提供了有利条件。其 次,清华大学档案馆把检索视为整 个基础工作的关键,主张以“查全 率”、“查准率”为检验指标,实现 检索的优化,并带动整理、著录、鉴 定、统计等其他环节的开展。他们 认为,清华大学作为一所历史悠久 的知名高校,具有十分丰富的馆藏 档案,如果缺乏完整的检索工具和 有效的检索方法,提供利用可能就 会变成一句空话。因此,近年来清 华大学档案馆着力推进检索环节 的现代化建设。 清华大学档案馆对服务工作同样高度重视。除了以热情的服务 态度、良好的服务质量和多样化的 服务方式来满足学校及师生的利 用需求之外,他们还及时根据形势 的变化,扩展服务范围,深化服务 内容。笔者调研时了解到这样一个 案例:该校一学生本科毕业后自费 出国留学两年,这两年期间他的人 事档案保留在清华大学档案馆。后 来该生回国,因结婚需要开具介绍 信。然而,由于他本人的人事关系 和组织关系均已转出清华大学,在 开具介绍信问题上发生困难。一方 面,他的户口已注销,原来居住的 街道无法开具结婚介绍信;另一方 面,他不再属于清华大学的学生, 学校的人事部门也不适宜为其开 具。该生得知自己的人事档案保留 在清华大学档案馆后前来寻求解 决办法。档案馆本来没有开具结婚 介绍信的权力,但他们并未简单拒 绝,而是积极地与有关部门协商, 最后得到批准为其出具了结婚证 明。这一案例只是清华大学档案馆 面又,-j-新形势的要求扩展服务范围 的一个代表。他们清醒地认识到, 在当前社会转型期,高校档案馆还 会面临各种各样的利用新问题、新 需求。档案馆只有坚持“以人为 本”,不断提高自身的服务能力,才 能真正体现档案馆的存在价值。 保持基础工作与服务工作的 有机平衡需要辩证地对待。高校档 案馆做好基础工作始终是第一位 的,但在当前,应大力提倡高校档 案馆增进服务意识、提高服务能力 和水平。只有这样,才能促使高校 档案馆把服务x,l象从本校师生向 外界扩展,在更大的范围内实现高 校档案信息资源的共享,最终提升 高校档案馆的社会价值和意义。

四、积极而稳步地推进信息化 建设

随着现代信息技术的快速发 展,人类社会已进入信息时代。社 会信息化建设的浪潮也波及档案 领域,当前各档案部门都把信息化 建设作为一项重要任务来抓,高校档案馆也不例#1-。毫不夸张地说, 信息化建设的成效直接影响到高 校档案馆的发展前途。笔者调研后 认为,目前高校档案馆的信息化建 设应树立“稳扎稳打、逐步提高” 的指导思想,不宜贪图一蹴而就, 避免盲目跟风。

之所以提倡高校档案馆稳步 开展信息化建设,主要是考虑到高 校档案馆的现实情况。目前,我国 的教育经费并不充裕,高校档案馆 又是高校的辅助机构,很难获得充 足的资金保障。而信息化建设是需 要很大投入的一项系统工程,没有 足够的资金投入,信息化建设是难 以开展的。此外,信息化建设还需 要一支高素质的人才队伍,特别是 需要具备较为雄厚的技术实力。而 高校档案馆人员的知识层次参差 不齐,技术力量相x,l是比较薄弱 的。以外包或外联的形式来开展信 息化建设在档案部门较为普遍,高 校档案馆也多是如此。在这种情况 下,高校档案馆不应该、也不可能 要求信息化建设急于求成。

清华大学档案馆在信息化建 设方面的做法很有特点,可以概括 为“稳中求升、以练代训”。一方 面,他们确立了稳扎稳打,逐步提 高的指导思想。在他们看来,信息 化建设的内容并非简单地表现为 购置现代化设备或建立网络环境, 相反,信息化建设是一个庞大的系 统工程,涉及到很多方面,需要通 盘考虑。清华大学档案馆立足现有 条件,先后开发了图文光盘档案管 理系统、多媒体档案管理系统、多 媒体办公管理信息系统、人事档案 管理系统;1996年建成档案馆计算 机局域网,并与校园网连通;2000 年建成大型工程图纸扫描输出系 统;2001年与研究生院、图书馆联 合,开始在全校实行研究生论文电 子版网上传递和光盘存储。另一方 面,他们在信息化建设中以练代 训,培养人才。面x,-t许多高校档案 馆的信息化建设囿于技术实力的 不足只能走联合开发或外包道路的现实,清华大学档案馆成立了技 术部,作为承担信息化建设的“主 力军”,并注重在实际工作中锻炼 和培养本馆职工的现代化管理水 平和能力,使他们逐步掌握开发现 代化档案管理系统的知识,这是一 种自力更生、以练代训的人才培养 模式。事实证明,这种人才培养模 式产生了良好的效果。清华大学档 案馆依托技术部的力量,先后开发 了我国第一个基于WINDOWS平 台的图文光盘档案管理系统和多 媒体档案管理系统。特别是独立开 发完成的多媒体档案及办公管理 信息系统

清华大学档案馆在信息化建 设方面的具体做法未必通用,各高 校档案馆需要结合本馆实际,因地 制宜。但是,清华大学档案馆在此 方面的成功经验值得借鉴,特别是 在当前,高校档案馆不宜盲目追求 时髦效应,而应以踏实、稳健的步 伐迎来信息化建设的光明前景。


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