对纸质档案数字化建设的几点认识

目前，大部分档案馆馆藏档案载体仍然是以纸质 为主，传统的档案管理模式占用存放空间大，保管成本 高，易磨损，并且检索利用效率低，难以满足人们日益 增长的对信息资源的需求。随着计算机网络技术逐渐 在各个领域中的广泛应用，纸质档案数字化的条件已 日趋成熟。伴随纸质档案数字化建设步伐的加快，将引 领档案管理工作步入一个全新的发展阶段。

一、纸质档案数字化的定义及优势

纸质档案的数字化，即通过数字化扫描、转换等手 段，对纸质档案进行数字化处理，形成纸质档案全文数 据库的过程。纸质档案数字化是随着计算机技术、扫描 技术.OCR技术、数字摄影技术（录音、录像）、数据库技 术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档 案信息形态，它把纸质载体的档案信息转化为数宇化 的档案信息，以数字化的形式加以存储，网络化的形式 互相连接，利用计算机系统进行管理,形成一个有序结 构的档案信息库，能够及时提供利用，有效实现资源共 享。纸质档案数字化是顺应时代潮流、适应新形势发展 的有力举措.在实际工作中它有着得天独厚的优势。

（一） 能减少管理的成本费用。纸质档案管理各方 面的要求都较高，档案库房除需配备空调、去湿机、灭 火器等设备外，还要达到“八防”标准。另外，要做好纸 质档案管理工作，还需要投入大量的人力、物力和财 力，管理成本相对较高。而档案数字化使传统的以纸质 为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保 管费用，节省了占地空间.而且查阅起来极为方便快 捷。

（二） 能增强对档案原件的保护。通过数字化录入、 电子档案建立以及信息化管理，可以替代原件使用，减 少纸质档案的翻阅次数，有效保护原始档案，延长其使 用寿命，还可杜绝在査阅档案过程中可能发生的抽取、 撤换、涂改档案材料等现象的发生。另外，将纸制档案 转变为数字化电子档案后，档案的使用将更加安全。尤 其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其 更好的保护。纸质档案在数字化后，将来的整理、编冃、 统计、查阅、编研、开发等各项工作，都可不再动用原始 档案，从而大大减少了对档案的各种人为损害或自然 侵害，有利保障档案的安全。

（三） 能有效提高工作的效率。釆用新的方式方法， 应用先进技术手段，实现从手工检索到计算机检索的 转变，省去了逐卷逐页査找的时间，有利于准确査找到 所需的档案材料，减少了许多中间环节和劳动强度，大 幅度地提高了工作效率。

（四） 能改进档案的开发利用。随着计算机技术、扫 描技术的发展，将各种档案资源转化为数字化的档案 信息，以数字化的形式予以存储，使得档案利用呈现出 另一片天空，不仅有效地提高了档案的利用率，而且为 实现档案信息资源共享创造了有利的条件。实现纸质 档案数字化，能冲破纸质档案利用的种种局限，使档案 部门从封闭走向开放,实现档案信息资源的合理共享， 从而为社会提供高效、优质的服务。档案数字化使査询 档案资料变得非常简单，真正让利用者做到足不出户 便可知晓天下大事。

（五）能实现档案馆（室）同社会上其他部门的真正 对接。在办公自动化、信息传输网络化日益普及的情况 下，社会上很多部门已经实行了无纸办公和信息的网 络传送。纸质档案实现数字化，不仅有助于档案部门与 其他单位对接,而且有助于更好地融入社会，使档案信 息在更大范围内更好地发挥作用。

二、 纸质档案数字化的主要内容

纸质档案数字化是一项长期而复杂的任务，无法 一步到位，要突出重点，分步实施，稳步推进。纸质档案 専字化应遵循“开放性、抢救性、重点性、共享性”原则， 以便于提供利用和确保实体档案安全为前提。属于永 久或长期保存的，以纸质为载体的档案，包括文书档 案、科技档案、会计档案、业务档案等，均应列入数字化 加工的范围。

纸质档案数字化制作方式一般有两种：第一种是 通过计算机人工录入或通过扫描仪扫描由字符识别软 件（OCR）识别，制成文本文件；第二种是将档案原文的 每一页看成是一张图片.不管上面具体是什么内容，由 扫描仪按页扫入计算机制成图形文件。第一种方式占 据空间小,是一种真正意义上的全文数字化，但会暴露 出如下致命弱点：用OCR字符识别的准确率低；若采 用人工录入，不但需要大量的录入人员，而且一时还不 能迅速胜任此项工作，差错率大且核对困难。而第二种 方式实现则较为容易，一般档案工作人员只需稍加培 训，即可操作，且工作可量化，差错率相对较低，即便有 一些错扫、漏扫等.也能很快被发现及纠正。

纸质档案数字化的基本环节主要包括：档案整理、 档案扫描、图像处理、图像质检、图像存储、数据挂接、 数据验收、数据备份等,填写《纸质档案数字化流程交 接单》,详细记录每个环节的工作情况和责任人。具体 步骤：档案调卷-+整理核对—目录数据修改一》原件拆 卷—档案扫描一数据存储及合并—光盘刻录—数据挂 接（关联）—原件装订—完整归还—数据检査。

三、 加快纸质档案数字化建设的建议

（一）要搞好数字化软硬件设施的配置。在推进纸 质档案数字化建设的进程中，硬件是数字化的基础，配 备必要的硬件设施、设备是纸质档案数字化建设必不 可少的。软件方面，档案行政管理部门应起到“领头羊” 的突出作用，通过“三个统一”即：统一开发软件，统一。