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文书档案电子信息化管理探讨

2021-08-03 热度:586 ℃

一、文书档案电子信息化管理的意义

1 .管理效率显著提升

文书档案电子信息化管理依托计算机信息技术,以及数据库管理平台,实现文书档案生成、归档、管理的自动化,相较于传统的纸质档案管理模式,文书档案电子信息化管理无需手工对纸质文档进行操作,在档案信息化管理系统中进行即可,极大地提升了文书档案管理的效率和效果。

2. 信息共享越发便捷

文书档案电子信息化管理,基于计算机信息系统及设备,对原本纸质的文书档案进行了电子化文献信息转化, 随着网络信息技术的应用,电子文献信息可以通过“关键词”等形式进行检索、查阅,且可以通过计算机网络技术的应用,实现文书档案管理系统间的互联互通,突破了文书档案管理的时空界限,实现文书档案电子信息的跨系统、跨区域共享。

3. 电子文件保存稳定

纸质文书档案管理受高温、高湿、氧化剂等外部环境影响,保存寿命难以与电子文件模式下的电子文件管理相比。随着电子信息技术的换代更新升级,在存储、读取电子文件信息时,可根据系统兼容要求和光盘、磁盘、U盘等不同电子载体特点,实现电子信息的实时存储、传输和读取,具有较强的安全稳定性。

4. 文件传递速度更快

传统管理模式下,文书档案的传递速度主要依靠邮政系统、机要邮寄等形式,文件传输受距离长短影响较大给档案存档、检索以及利用等造成极大不便。随着计算机信息网络技术的应用,文书档案电子信息化管理可借助网络渠道,利用网络技术进行传输,极大地提升了文书档案传递的效率。

二、文书档案电子信息化管理的原则

随着计算机信息网络技术在办公系统中的深入运用,文书档案管理的方法、范围以及手段均发生了很大变化,也深刻地影响着文书档案管理的形态。为使文书档案电子信息化管理更好地适应社会发展现状及要求,应坚持三个原则。

1 .规范性

所谓规范性,是指文书档案进行电子化管理应从文书起草、收集、整理、鉴定、保存、利用等全生命周期进行规范化。应根据《电子公文归档管理暂行办法》《企业电子文件归档和电子档案管理指南》等国家相关规定,从电子文件的格式、电子文件管理软件、电子文件收集、整理标准等方面,建立规范、相对固定的管理模式,确保文书档案电子信息化符合规范的流程和要求。

2.效益性

在社会主义市场经济条件下,应把握效益性原则,即文书档案电子信息化管理应立足文书档案管理现状,积极主动地适应新的管理模式对于文书档案管理的现实要求,始终坚持效益优先的原则,更好地将新的管理模式和管理机制运用于文书档案管理中,求效益,重服务,更好地发挥文书档案在体现社会主义巨大政治优势、满足经济建设及社会发展实际需要中的作用。

3. 安全性

存储环境发生深刻变化,电子文件管理要积极适应这一变化,确保电子文书档案长期可用。另一方面,应确保电子文书档案管理网络软件系统的安全性。电子文书档案通过办公OA等软件系统行文、收集、管理和归档,应防止网络环境下的黑客、病毒等构成的电子文书档案管理系统的安全威胁,积极构建新的档案安全存储、管理和利用网络平台,强化安全防护措施,确保电子文书档案安全。

三、 文书档案电子信息化管理存在的主要问题

1. 管理体系不够完善

随着办公OA系统等电子信息化管理系统在日常办公中的普及,电子文书“双轨制”管理模式逐渐朝着“单轨制”转变,但从实际应用来看,文书档案管理系统与办公系统应用管理不够完善,相关的电子文书档案收集、存储、鉴定、利用,以及管理等方面的体系还不够完善。

2 .管理媒介不够全面

电子信息化系统在后期的运行过程中,无论是软件系统还是硬件设备均需要长期进行同步升级、改造,尤其是随着大数据、云计算、云存储技术的应用,电子信息技术系统所管理的文书档案及所要处理的对象不同、要求不同,无论是存储媒介还是利用媒介等都有待进一步完善。

3. 管理系统衔接不畅

文书档案电子信息化管理系统衔接不畅:一是人员衔接不畅,表现在文书起草、管理者与档案管理者缺乏必要的沟通,归档文书常常不符合归档标准和要求;二是办公系统与档案管理系统之间衔接不畅,电子文书难以直接实现存储和归档。

4. 管理路径不够适配

电子信息技术应用于文书档案管理,能够实现不同密级文书档案的即时识别、即时存储,但从当前电子信息化管理现状来看,电子信息技术还不具备这一功能,还需要档案工作者进行识别,文书档案信息分辨还存在精准性不高等问题。

四、文书档案电子信息化管理的措施

1 .不断完善管理体系

文书档案电子信息化管理体系的完善应从三个方面入手。

(1) 完善档案管理制度。根据《档案法》《保密法》《电子公文归档管理暂行办法》等法律法规,结合文书档案管理实际,建立电子文书档案全生命周期管理各项规章制度。

(2)完善档案管理人员配置。根据文书档案电子信息化管理的实际需要,为档案管理岗位配置专业化、复合型档案管理人才。

(3) 完善系统结构。根据办公OA系统应用实际,建立与办公OA系统相适配的档案管理接口,保证系统功能的电子信息化管理模式下,文书档案管理所面临的形式和要求均出现了巨大变化,安全性成为文书档案信息化建设必不可少的考量因素。应根据文书档案载体、形态等发生的这种变化,采取切实有效措施,确保电子档案信息的安全、保密。一方面,电子文件主要是由计算机等电子设备形成,并且随着电子设备系统的更新升级,电子文件的可扩展性,满足后期电子文书档案信息化升级的实际需要。

2.及时升级管理媒介

文书档案电子信息化管理需要借助各种媒介,应根据文书档案信息化管理实际需要,及时做好媒介系统升级。一方面, 做好文书档案数据库升级管理。可选用SQL Server架构建设不同保密等级的数据库,并对其进行编号,实现基于不同保密等级的特定数据库管理。另一方面,升级服务器。针对机关企事业单位文书档案数量越来越多,不同文书档案类型查询频率、程序不同,可将虚拟服务器与物理服务器相结合,其中,虚拟服务器重点处理检索、查阅频率高的信息,而物理服务器则重点做好保密等级高、查阅频率低的档案持存储、检索和利用。此外, 积极应用“两微一端”新媒体平台做好电子文书档案的查询、利用,提升文书档案电子信息化管理效率。

3. 确保管理系统衔接

管理系统的衔接主要包括两个方面:一是人的衔接。机关企事业单位档案工作者应增强工作的主动性,提前介入,建立基于文书全生命周期质量管理,与文书起草等部门做好对接,提升文书档案质量。二是系统衔接。积极构建基于办公OA系统与档案管理系统相衔接、畅通的档案管理体制机制,使文书处理部门利用现代办公系统和办公软件时,充分了解和遵守档案管理规章制度,严格按照电子信息系统的设置和要求,做好文书档案电子化收集、存储、查询和利用等项工作。

4.做好管理路径适配

从文书档案电子信息系统的运行模式、档案人员的业务素养等方面,确保文书档案电子信息化管理路径的适配性。一方面,从事文书处理工作人员应熟练掌握电子信息系统的操作流程、方法,确保严格按照系统要求管理文书档案,相关参数规范、科学。另一方面,档案从业者以及文书管理者应掌握一定的计算机信息技术、档案理论知识和公文办理常识等,提升自身综合业务素养。


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