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档案数字化加工服务流程(一)

2022-01-07 热度:25 ℃

1)档案出库

a.档案保管部门应按照纸质档案数字化工作方案确定的数字化对象开展档案调取、清点、登记等前期准备工作,并提交档案出库申请,经相关责任人批准后,严格按照档案库房管理规定对数字化对象办理出库相关手续,并与数字化部门共同清点无误后,对档案进行交接出库。

b.纸质档案数字化过程中,应设置距离数字化加工场所较近的保管库用以临时存放纸质档案,并对纸质档案的领取与归还进行严格管理,认真做好检查、清点、登记等工作,确保纸质档案的安全。

2)数字化前处理

a.确定扫描页

原则上应将确定为数字化对象的纸质档案全部扫描,不宜进行挑扫。如有不需要扫描的页面应加以标注。

b.编制页号

应对没有页号或页号不正确的档案重新编制页号;重新编制页号时,应在统一位置书写页号,且不压盖档案内容;书写页号所使用的笔、墨等不应破坏档案原件或对档案长期保存造成影响;应将破损页面、缺页等特殊情况进行登记。

c.目录数据准备

按照目录数据库建立时制定的数据规则,对照档案原件内容,规范档案中的目录内容;对需在目录数据库中进行标记的情况进行标记。

d.拆除装订

应以对纸质档案的保护为原则确定是否拆除装订。如需拆除装订物,应注意保护档案不受损害,并对排列顺序不准确的档案进行重排。特殊装订且拆除装订后需恢复的档案,在拆除装订物时应采用拍照等方式记录档案原貌,以便于恢复。

e.技术修复

破损严重或其他无法直接进行扫描的纸质档案,应先由专业技术人员进行技术修复;折皱不平影响扫描质量的纸质档案应先进行压平等相应技术处理。

3)目录数据库建立

a.应制定目录数据库数据规则,包括数据字段长度、字段类型、字段内容要求等。目录数据库数据规则的制定应符合DA/T18对档案著录的要求。在纸质档案目录准备与目录数据库建立工作中均应严格遵守。

b.数据库选择应考虑可转换为通用数据格式,以便于数据交换。

c.数据库结构的设计应特别注意保持档案的内在联系,有利于纸质档案数字化成果的管理和利用。

d.将纸质档案数字化前处理工作中对纸质档案目录进行修改、补充的结果录入数据库,形成准确、完整的目录数据。

e.可采用计算机自动校对与人工校对相结合的方式,对目录数据的质量进行检查,包括著录项目的完整性、著录内容的规范性和准确性等;发现不合格的数据应及时进行修改。


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