论档案整理的本质

  《档案管理学》认为，档案整理工作，就是按照一定的原则和方法，把处于相对零乱状态的档案系统起来，以便于保管和利用。通常，广义的档案整理包括对档案的鉴定、考证、编纂出版；狭义的档案整理则包括分类、立卷、编制案卷目录、案卷排列、区分全宗等工作。从档案实践的角度讲，可 将档案整理工作划分为档案室的整理工作和档案馆的整理工作。

  一直以来，档案整理都在档案管理活动中占据着举足轻重的位置。它是所有档案管理业务活动中承上启下的关键环节，与档案鉴定结合进行，既检查了档案收集工作的质量，又为档案的保管、统计、利用、编纂等奠定了基础。因此，档案工作者在长期的实践及探索中总结出一套行之有效的档案整 理原则和方法，并不断将之科学化、系统化和固定化。那么，形成这些档案整理原则与方法的内在原因和本质是什么呢?本文意在分析档案实体整理和信息整理的基础上，深究它们整理原则和方法的内在动因，就教于档案界同仁。

  20世纪80年代幵始，《中国档案分类法》的面世给档案整理理论带来了冲击。它的实质在于对档案信息的整理和分类，它是档案著录工作中确定分类号的唯一依据，但并不能像之前的档案理论一样具体地指导档案室和档案馆的实体分类。因此，档案界提出“档案实体分类”和“档案信息分类”概 念，前者是指档案馆、室的手工整理工作，后者主要用于档案著录，编制档案检索工具。相应地，便有了“档案实体整留'和“档案信息整理”的划分。后继的档案学者对这种二元的档案整理也进行了诸多探讨。

  1、档案实体整理 

  所谓“实体”，不仅包括传统的纸质档案，也包括电子文件。传统观点将“经过整理”作为文件转化为档案的三个条件之一，这是由于，无论是纸质文件，还是电子文件，只有经过整理才能反映出某一方面的历史联系，未经整理前只能被称为“文件集合”，整理之后才成为结构化的“文件系统”。“集合”与“系统”的区别在于，集合只要求有一定数量的元素存在，而系统不仅要包含元素，还需要元素之间按一定的顺序和结构排列，从而才能够 发挥出整体的功能。相应地，文件集合只强调文件元素的存在；文件系统不但包含文件元素的存在，还进一步强调了文件之间的结构关系。只有具有某种结构关系的文件系统(档案)，才能真实地反映文件之间的历史联系，才具有记录历史和再现历史的社会功能。构建文件之间的结构关系是档案整理 最为重要的目的之一。 

  档案实体整理的原则与方法已经发展的相当成熟。16世纪到19世纪，事由原则一直占据统治地位。1841年法国人提出尊重全宗原则，再到德国的登记室原则，使得来源原则初步形成，直至《荷兰手册》对来源原则进行了理论论证，确定了来源原则作为档案整理基本原则的地位，并在布鲁塞尔大会上得到普遍认可。后来布伦内克提出自由来源原则对来源原则进行了进一步的修正，主张将来源与事由配合成一定的比例。在苏联和我国全宗理论以及档案实践的影响下，中国档案学者何嘉荪、冯惠玲教授提出主、客全宗概念。不难发现，如何更好地保持文件之间的历史联系一直是档案整理贯穿始终的主线和追求的目标。 

  文件间的历史联系，也被称之为“内在联系”或“有机联系”，是文件在产生和处理过程中所形成的内部相互关系，具体表现在来源、时间、内容和形式几个方面，而来源方面的联系是首要的。从以上分析可以看出，来源联系和历史联系并不是等价的，来源联系只不过是历史联系的一种表现形式。而我们在探讨档案实体整理的理论和实践时，却过多地单方面强调了来源联系，用来源联系掩盖了更加宏观和本质的历史联系。所以，在档案整理工作中，应坚持历史性原则，而不仅仅是来源原则。历史联系可以应用于档案实体整理中的不同层次，既可以应用于档案馆内第一层分类——划分全宗，还同样适用于全宗内分类、立卷。比如，历史联系中的时间联系，既可以作为划分历史档案和现行档案的依据，也可以用于某一类档案中文件按形成时间进行排列。再如，来源联系既可以作为划分全宗的依据，又可以指导全宗内档案按组织机构分类。