档案整理结构研究

  一、档案整理的本质和档案整理工作的意义 

  档案是档案学的基本研究对象，目前学术界没有统一的定义，一般指人类在各项社会活动中接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。档案整理就是指按照一定原则对档案的实体进行的系统分类、组合、排列、编号、编目，使档案有序化的过程和活动。

  档案的本质属性是历史联系性，档案整理的本质是对历史联系的整理。档案整理工作极具意义：档案整理是档案研究、开发、利用的前提，做好档案整理工作；有利于准确地反映所整理档案里记载的对象的成长和变迁；防止重要机密外泄；档案整理工作有利于为决策提供参考和依据；档案本身是一种文化的记录，通过档案整理，可以了解记录对象的文化发展、历史演变，丰富所记录对象的文化建设；也是宣传、研究材料的重要来源。所以，档案整理工作十分重要，受到了各行业的广泛关注和重视。 

  二、档案整理的结构 

  档案整理的结构对档案整理工作的效率和质量具有重大影响。档案整理的核心是对档案的历史联系的整理，所以，档案整理结构经历了不同阶段：原始档案整理结构——传统档案整理结构——现代档案整理结构。 

  （一）原始档案整理结构开始于明清时，没有统一的整理标准，也没有一定的整理原则和规范。整理具有很大的不确定性，整理的过程是实体到档案的过程，档案整理的基本要素是文书，并由具体官员雇用文官进行整理编制成档案。 

  （二）传统档案整理结构是指新中国成立到1960前后，我国的档案学也是在这一时期逐步兴起的。传统档案整理结构时期，我国的档案整理理论和技术都得到提升和完善，有了统一的原则，文件工作材料（文书、图片、音像制品、印刷品等）成为档案的基本要素，档案整理还是实体整理，但整理范围得到了扩展，且这种“文件实体集合”的历史联系性得到了更深的体现。 

  （三）现代档案整理结构是伴随着计算机和计算机技术的出现和普及产生的。电子文档整理成为一大特色。电子文档整理是一种虚拟整理，实体排序顺序非人为掌握而是由计算机技术控制，由逻辑和算法决定，按目录排列的档案之间体现了某种历史的联系。现代档案整理结构整理的档案独立于档案实体，但是能 反映档案实体的集合以及档案实体，又是档案之间的历史联系的记录，实体整理和档案历史之间的联系同时进行。

  三、利用现代档案整理结构，采用先进整理方法，提高整理效率和质量 

  档案整理的本质是对对历史联系的整理的整理，档案整理的结构决定了档案的功能和意义，根据对原始、传统和现代三种档案整理结构的分析和论述，可以看出现代档案整理结构有 在档案整理中具有极大的优越性，所以，利用现代档案整理结构进行档案整理，有利于提高档案整理的质量和效益，更好的发挥档案体现和揭示历史联系的功能。 

  现代的档案整理工作要充分利用计算机及计算机科学技术。比如利用“元数据整理”整理技术、“非元数据整理技术”“虚拟数据整理技术”等先进的整理技术。“元数据整理” 是一种以文件生命周期为基础的整理，文档一体化为基础，在网络环境下实现的元数据集作内核的整理技术，利于档案信息的集中、分布、混合。“非元数据整理技术”由我国学者提出，包含“双套制的档案整理技术”“以‘件’为单位的档案整理技术”“不同载体的混合档案整理技术”等具有中国特色，并广泛运用于政务平台，能实现网络环境脱离、不依靠元数据、不需要文档一体化的技术，在不同载体档案混合中具有很大优势，是目前我国运用最广泛的档案整理模式。“虚拟整理技术”是一种相对于实体整理的称法，是一种与文件实体的排序无关、对档案的历史联系“单纯”记录和揭示的整理方法。不同的现代档案整理技术有不同的优缺点，要根据具体情况和具体需要以及档案实际情况具体分析，灵活加以利用，提高档案整理的效率和质量。 

  四、档案整理是档案管理的核心工作，是档案开发和利用的基础性工作，所以加强档案整理十分重要。档案整理的结构对档案本质与功能的实现具有决定性作用，文章立足于档案整理的本质和意义，探讨了档案整理的结构，并分析了三种结构的特点，点出了现代档案整理结构的优越性，同时也提出了利用现代整理结构的先进整理技术手段，对促进我国现代的档案整理工作具有一定的指导意义。