浅析高校干部人事档案整理工作存在的问题及对策

高校干部人事管理工作过程中，人事档案整理占据非常重

要的位置，具体包括高校教师的人事档案收集、整理、装订、存放

及管理。据调查研究，一些高校在干部人事档案整理方面重视不

够，方法陈旧，管理模式滞后，严重影响档案整理的效果和水平，

不利于人事工作的开展。为解决这一问题，构建现代化化的高校

干部人事档案整理体系势在必行。

一、高校干部人事档案

（一）内容

高校干部人事档案的服务内容主要有三个方面：第一，干

部人事档案收集整理服务。在进行档案收集的时候，需要按照

一定的规范要求和规定好的接收制度，把分散的材料档案进行

集中，并且在相关的档案馆或档案室进行档案整理工作，收集

的目的就是能够准确、及时、全面地对高校干部人事档案进行

有规范的收集整理。第二，干部人事档案保管服务。保管服务简

单来说就是对收集的档案或者档案材料进行妥善安置，并且要

保证它的安全性、保性、整齐性。另外，人事档案的进行保管

的时候，入库需要进行编号登记，存放的环境要求也是非常严

格的，要保证它的卫生、温度、湿度达到相应的要求。第三，干部

人事档案查借阅服务。在进行档案查借阅的时候，需要有正当

的理由，然后提出申请，经所在部门及档案管理部门同意之后，

才能给申请个人或者部门提供相应的档案，然后进行借阅、拷

贝或者复制。

（二）价值

高校干部人事档案工作是高校管理工作的重要组成部分，

是人才队伍建设和岗位管理的依据。干部的培养是改革的重要

历程，也是人才成长，校内人员队伍建设的真实记录。随着现代

高校干部人事管理和建设的不断发展，人事档案的管理工作面

临着改革带来的新挑战，无论是管理方面还是内容方面都更加

的具体和详实。高校人事档案整理工作的发展过程中，人事档案

整理的方式也在不断地更新。为了促进高校综合性建设，高校干

部人事档案整理能够适应新形势下高职院校对其提出的要求，

人事档案整理与建设已经成为高校发展不可忽略的重要内容。

二、存在问题

（一）管理制度不全

高校在进行人事档案整理过程中，需要一个完善的制度来

作为后备支持，这是提高档案管理工作水平和质量的关键。然

而，据调查数据显示，高校在人事档案管理制度上往往处于缺失

状态，所设立的制度并不具备完善性，一般由高校人事部门人员

兼任，这也是由于没有根据实际状况设立制度，使得管理制度存

在诸多漏洞，难以满足人事档案管理工作需求。再加上相关部门

及工作人员没有严格执行制度中的内容，无形之中致使所设立

的管理制度流于形式，难以发挥出真正的作用。同时鉴于制度不

够完善，也会造成人事档案管理人员工作上存在较大失误，因为

他们没有受到制度的约束，工作上往往比较随意，这样难以提高

人事档案整理工作的效率，更不能确保人事档案资料的质量。

（二）管理标准不统一

高校在人事档案管理工作的具体开展过程中，缺少统一、

合理、全面的管理标准。工作人员通常情况下，都是直接根据自

己的经验、习惯来进行管理，并没有按照管理标准和要求进行处

理。在管理工作的具体开展过程中，由于管理人员自身的习惯有

所不同，所以整个人事档案管理工作在开展时，过于杂乱，在对

档人事案管理内容进行查找和利用时就会显得非常困难。这样

不仅会导致人事档案管理工作在具体开展过程中的水平无法得

到有效提升，而且还会降低档案信息的整体利用率。高校干部人

事档案管理工作在开展时，由于缺乏统一、合理的标准作为最基

本的约束条件，所以很难保证人事档案管理工作的顺利开展。

（三）管理方式滞后，经费投入缺乏

随着现代高校干部人事档案管理建设不断深入，各高校也

纷纷借鉴现代化的档案信息数据库来减少人工操作。基于计算

机网络信息技术可以有效提升人事档案管理质量，促进档案现

代化建设发展。但是通过调查的结果表明，目前大多数高校干

部人事档案整理工作依旧是以纸质、手写为主，并且这些高校

认为采用手写文件可以保证档案的绝对真实性。实际上，传统

的手工档案整理难度大，且后期检查、检索效率低，不建议进行

推广。很多高校都针对院校学生的综合化档案整理构建了档案

信息化网络管理平台，并针对院校内的资源设立了对应的档案

网站和主页。在信息化建设环境之下，可以实现档案的全文录

入和扫描，对于储存信息资源十分有利。一些高校并未建立起

档案信息数据库，其信息化管理比较落后，导致档案整理效率

低、工作质量差。在非网络环境中查找一个特殊文件，翻阅实体

档案的效率与信息化档案整理相比明显较低。很多高校在资金

运转上并不重视对人事档案管理工作的投入，致使档案管理部

门的办公条件难以得到改善，库房管理与很多基础设备均无法

达到标准要求。

三、有效对策

（一）完善相关管理制度

高校需要加强宣传，从多个角度来深化广大教职工对于干

部人事档案整理工作的认识，破除旧有的根深蒂固的不正确观

念，强化参与人事档案整理工作的积极性和自觉性。第一，高校

可以举办各种讲座、会议和开展培训，不断地增强当前从事高校

干部人事档案管理工作人员的专业性和规范性。同时保证各办

公室、教职工和各部门在干部人事档案管理工作的过程中认识

到它的重要意义，并以严谨和认真的态度积极配合；第二，高校

要制定相应的考核和奖惩制度。除了在意识层面加大宣传力度，

还需要建立完善的考核和奖惩制度。在高校干部人事档案的管

理过程中，在不同的阶段要组织相应的考核，根据考核的情况给

予奖励或者实施惩罚。

（二）规范人事档案管理流程

为了使人事档案在管理过程中更具有规范化，需保证档案

审核、收集、归档等各项工作的规范性，在具体实施时，需从这几

方面进行。首先，及时收集人事档案相关资料，并保证资料的完

整性、真实性以及规范性，对资料的收集渠道进行拓展，运用定

点收集与普遍收集相互结合的方式，做到定时、定向、定内容，保

证收集方法的多样性，及时将个人的能力、德行、社会活动等形

成资料的形式。其次，将相关法律法规作为依据，对材料的用途、

内容、保存价值等进行严格审核。同时在选择材料时应做到精

选，文字表达做到清晰，内容需保证真实，避免出现涂改造假或

者是模棱两可的问题。除此之外，对于材料手续来讲，应保证其

规范性、完备性。在记录材料与载体方面符合相关保护要求。最

后。建立相应检查制度。在此过程中，应注重人事档案整理人员

在队伍上的强化，将新的档案进行规范性整理的同时，对旧档案

经常进行检查，及时发现档案中存在的问题，并将问题解决，推

进档案整理规范化。

（三）加强管理设施建设

硬件设施落后将直接降低人事档案整理质量，所以要想确

保人事档案整理工作朝着规范化方向发展，高校还应当加强档案

基础设施建设力度，认识到基础硬件设施质量的好坏与档案工作

水平之间的关系。档案整理工作本身工作量就比较大，倘若仍旧

使用老旧或者已损坏的设备，势必会造成诸多问题的产生，也会

使信息丢失，甚至造成无法弥补的损失，所以加大经费投入，完善

硬件设施具有现实的意义。除此之外，信息化时代，应注重信息化

技术、网络技术等方面的有效使用，提升档案整理水平。有关方面

建议如下：其一，使用互联网技术。通过信息化管理系统进行纸质

版档案整理，每一份档案的存放位置、名称、调用情况、转递时间、

接收部门、相关责任人等必须详细记录，并在档案外部设置识别

码，通过扫码，便可以显示档案管理的基本信息。从而提升档案管

理的效率和质量，并加强监控力。其二，使用信息化技术，建立档

案管理信息化平台。对于整体的档案情况进行分类管理，可以按

照类别、年份、性质等进行划分，便于调阅。与此同时，还要对档案

整理中的问题进行总结，制作问题分析曲线、管理需求分析曲线、

管理风险分析曲线等，以供管理人员进行工作整改。

四、结语

高校干部的人事档案整理工作对于高校的自身工作以及

干部都具有非常重要的影响，必须从各个方面都加以重视。当

前，我国高校由于各种现实的因素，干部的人事档案整理工作

存在着诸多问题。高校需要从多个层面寻找科学、合理的解决方

法，并不断提升自己的行政管理水平。高校需要在意识层面入

手，让广大教职工认识到干部人事档案整理工作的重要性，并且

还要积极运用信息化设备，不断提高干部人事档案整理的效率。