档案扫描注意事项（一）

    为了实现档案信息传输网络化、档案管理自动化和档案信息利用在线化，充分发挥档案的信息服务功能，笔者所在的上海外高桥造船有限公司大力推进数字档案管理系统，档案扫描工作则理所当然地成为了档案室业务工作的重要组成部分。数字档案管理系统的应用，最终将实现电子数据的共享利用和综合应用，为企业生产、管理提供决策服务，真正实现档案管理水平质的飞跃。

  档案扫描的前期准备工作

  1、妥善制定扫描工作计划要做好档案扫描工作，首先要根据公司年度工作计划，将档案扫描工作与相关工作之间做一个明确的统筹规划，主要包括三个方面：第一，对于最新归档的档案，要明确档案是在立档部门扫描还是在档案室扫描，协调好立档部门与档案室的分工，便于各部门落实和完成扫描任务；第二，对于以前归档入库的档案，应依据公司目前档案管理工作的既有工作量进行统筹规划，合理制定工作计划。

  2、扫描工作的相关配置古人云：“工欲善其事，必先利其器”，扫描工作离不开软硬件配置的物质基础，良好的配置可以提升扫描工作的效率。首先是硬件方面，扫描仪必不可少，由于扫描工作对设备功能的要求比较单一，过高的配置会造成资源的浪费，应该根据实际工作的需要合理配置，为公司节约资金；其次是软件方面，选择扫描软件时应充分考虑大部分操作人员的适应能力，兼顾软件的操作性和简便性，如果软件过于复杂，势必会影响操作性，降低工作效率，同时还要考虑发展的因素，确保设备在 一定时期内可用，避免过早淘汰。 

  3、按规范对需要扫描的档案进行前期整理 (1)扫描人员领取需扫描的档案时，应严格履行档案借阅制度，应由负责该项目的档案管理人员从库房中取出所需扫描的档案，办理完借阅手续后再进行扫描，扫描完成后再交由档案管理人员清点入库，扫描数据移交等手续也需当面完成。 

  (2)馆藏档案一般都已装订成册装在档案盒内，目前档案扫描工作通常使用高速扫描仪，这就要求必须将成册的档案拆开后再扫描，这样既可以加快扫描速度，也能确保扫描质量。但在拆卷过程中，应谨防刀具划伤档案以及其他因素对档案产生的损伤。扫描时不可心急，拆一卷扫一卷，以免拆分过多案卷，造成档案散放堆积、混淆或丢失。    (3)在扫描前，应该对要扫描的档案进行规范化检查，检查案卷是否规范，如案卷题名与案卷目录是否对应，卷内目录中的页次与案卷的页次是否对应等，避免因前期案卷整理不规范造成后期扫描工作的错误，致使档案人员与扫描人员互相扯皮，责任不明确，最终影响扫描工作的进行。