档案扫描注意事项（二）

  扫描过程中应注意的事项

  1、确保扫描档案的安全进行档案扫描时要注意保护档案实体的安全，若在扫描过程中造成档案损毁，则很难再恢复原貌。在扫描过程中，由于档案所处环境的改变以及扫描仪灯管强光的照射和高速扫描仪在工作 过程中的机械磨损，都会对档案产生一定程度的损坏，因此在扫描操作环节中，应采取措施尽量在每个细节处保护档案实体的安全。第一，在扫描区域内严格控制环境的温湿度，努力达到规范的档案保管条件；第二，在扫描区域内也要做到库房“八防”要求，做好防火、防潮、防晒、防尘、防虫、防鼠、防盗、防污染等工作；第三，不在扫描工作台上放置水杯、食物，严禁吸烟等；第四，扫描完一个案卷，要检查扫描仪中是否有遗漏的档案，整个案卷要清点完毕后再开始下一个案卷的扫描；第五，每次扫描工作结束后都要将档案逐一装盒，不要堆放在工作台上，防止密级档案泄密。 

  2、确保扫描数据的安全档案扫描完成后，需要对保存的扫描数据的完整性进行审查，由于机器或者人为的失误，可能会导致某个案卷里个别页漏扫或者重扫，如果不及时检查出来，会给后续的利用工作带来不便。 在扫描工作完成后，还要做好扫描数据的备份工作，扫描数据比档案实体更容易丢失，一个误操作或者电脑出现问题，都会导致 所有扫描数据付之东流，因此用于存贮扫描数据的电脑必须专机专人专用，如果涉及过多人员，则会增加泄密的风险，因为有些密级档案所包含的内容不宜公开，不是每个人都能查看，过多人 使用保存扫描数据的电脑，万一发生误操作，将会造成不可弥补的损失。

  3、扫描人员的职责和保障工作在扫描工作中，扫描人员要严格遵守相关的操作程序，保证扫描数据的安全，要谨记档案原件具有唯一性和凭证性的特点，一定要杜绝档案原件的丢失和损毁。扫描人员在操作过程中，首先要正确处理好工作和效率的关系，必须以安全为前提，不能只为了效率而赶工，要谨防档案原件丢失和损毁；其次要做好扫描仪的保养维护工作，定期检查、保养，确保扫描数据的有效、正确，防止因机器故障造成档案原件损毁。扫描人员是扫描工作的核心，要给予他们充分的关注，做好相关的保护措施，这样更有利于提高扫描工作效率。