高校档案数字化加工服务外包（一）

  国家档案局下发了最新版《档案服务外包工作规范》（DA/T 68-2017）（以下简称《规范》）。该规范是指导各级档案管理部门在今后档案数字化服务外包过程中加强对档案数据信息的安全管理而下发的规范性文件。《规范》中明确了档案数字化服务外包工作过程中相关主体之间的关系，对档案数字化服务外包加工过程中各个环节的安全管理作出了明确要求。《规范》规定，档案数字化服务外包安全管理要严格按照“预防为主、全程监管”的原则，明确了档案管理部门在数字化服务外包过程中的安全管理责任。明确提出了数字化服务机构管理制度建设、服务人员专业能力要求、安全保密管理要求以及在管理过程中承担的职责和义务。 

  馆藏档案利用服务外包的形式进行数字化加工，已经成为高校提升馆藏档案数字化加工率，提高档案利用效率的主要途径和发展趋势。目前，国内很多高校正在进行或积极争取机会尽早开展档案数字化服务外包工作，但是，由于受到档案数字化加工设备软、硬件及服务人员等因素的影响，在充分利用档案数字化加工成果进行信息共享的同时也存在着各种风险，尤其是在档案数字化服务外包的整个过程中，任何一个环节的疏忽都会影响档案信息的安全。因此，在进行档案数字化服务外包的进程中，高校档案管理部门必须加强档案信息安全风险防范意识，对档案数字化服务外包的各个环节制定相应的风险应对策略。 

  一、高校馆藏档案数字化服务外包意义 

  （一）提高档案管理利用效率 

  近年来，随着高校办学规模和招生人数的不断扩大，高校馆藏档案中各类档案的数量也日益增加，这就加重了高校档案管理人员日常档案管理工作。档案数字化是指将高校馆藏档案中保存的纸质档案、声像档案、缩微胶片及实物档案等利用先进的技术进行档案数字化加工，并采用先进的技术方法把非结构化的数据转化成结构化的数据，转化成为能够被档案管理系统所识别的字段信息、图片信息及录音录像信息，通过档案管理系统，输入“关键字”“题名”等字段信息快速查找相匹配的档案信息，做到了档案管理的信息化、数据化，有效提高了档案管理利用效率。高校馆藏档案数量是巨大的，如全部开展数字化加工，需进行档案整理、图像扫描、条目著录、数据挂接和数据备份等多道加工环节，既费时又费力，如采用外包的形式，无需采购设备和安排人员，不仅避免了资源浪费，还能通过外包公司的先进经验，完善档案管理方式，提升服务质量。 

  （二）优化高校馆藏档案管理资源 

  随着高校馆藏档案以及在日常管理工作过程中形成的大量具有保存价值的电子档案数量的不断增加，加上每年新生入学的人数越来越多，随之新增的档案也日益增多，加大了档案管理的难度。并且部分高校的档案管理部门在管理理念上相对比较落后，导致许多高校在档案管理工作上投入有限，依然采取传统的管理方式，如果仅仅依靠高校内部解决，必然会花费大量的时间、人员和资金，且档案数字化加工质量无法保证，不利于档案数字化工作的顺利进行，还会造成其他方面的资源浪费。同时为了保证高校电子档案信息的安全性、可读性，就需要对电子档案信息进行维护，优化升级软、硬件设备，这样会增加管理成本。如采用外包形式，高校就可以将有限的人力、财力投入到其他工作上，提高服务效率和质量。