高校档案数字化加工服务外包（二）

  二、高校档案数字化外包服务风险分析 

  （一）实体档案管理安全风险 

  由于高校档案加工场地条件限制，且加工过程中涉及的工序较多，档案交接时手续不齐全和档案交接数量核对不准确，导致实体档案排列顺序错乱，甚至会出现实体档案丢失的情况。而且在档案整理等过程中，需要对实体档案进行拆卷，并对拆卷后的部分档案重新编页，档案扫描完成后对档案进行还原装订，装订过程中可能会出现顺序错乱、需要重新打孔装订的情况，由于档案数字化加工环节很多，有时候为了加快进度，从上一个环节结束到下一个环节开始，整理过后的档案无序摆放、堆积在一起，存在一定的安全隐患，而且部分高校与外包公司之间签订的合同往往以档案的总体扫描数量作为服务费用的结算依据，这样会造成外包公司为了降低成本只追求数量不追求质量，对于一些年代久远的档案、其纸张一般较薄脆，很容易造成实体档案的损坏。加之安全监管力度不够，缺乏必要的沟通交流，很难发现潜在的安全隐患，进而对实体档案的安全产生不利的影响。 

  （二）档案数据信息管理安全风险 

  由于高校档案数字化服务外包过程涉及环节、设备及人员较多等因素，增加了档案安全隐患，极有可能造成泄密的风险。在实际工作中档案数字化的加工范围很难界定，可能会将某些涉密的档案信息交接给外包公司进行处理，即便高校与外包公司之间签订了安全保密协议，但在数字化加工过程中还是存在泄密的风险。另外，数字化加工环节多也增加了泄密的风险，在加工过程中，往往会涉及档案整理、图像处理、档案装订以及数字化成果备份等多个环节，一旦某个环节疏忽，都会造成信息泄密的风险。随着科技的不断进步，加剧了档案信息泄密的风险，外包公司在档案数字化加工完成后如不及时进行数据删除，档案数据可以被拷贝、更改、迁移到别的地方而不留痕迹。因此，保证档案信息的安全至关重要。 

  （三）档案数据信息维护风险 

  高校档案数字化服务外包工作对专业性要求很高。由于高校档案管理部门缺乏专业设备和人才，同时也受到自身人力、技术及档案数据量庞大等各方面因素影响，无法对档案数字化加工质量的优劣做出正确的判断，往往也只能采取抽检的方式对外包公司加工完成后的档案数据进行验收。加之，高校与外包公司之间缺乏必要的信息沟通，档案数字化外包质量难以保证。高校往往是与外包公司签署档案数字化服务外包合同、安全保密协议来约束外包公司。外包公司会在前期遵守合同条款的约定，保质保量地完成工作，后期为了追求经济效益，数字化加工质量会大大降低，移交给高校档案管理部门的数字化加工成果质量也难以保证，而进行数字化相关知识培训时对于档案数字化加工成果的后期维护方法提及较少。而且高校档案管理部门工作人员很少接触 档案数字化服务外包业务，往往只是负责后期的 管理工作，所以很难独自完成档案维护，并且短 期培训很难保证后期档案数字化加工成果维护的需要。 

  （四）服务外包人员操作失误风险 

  根据国家相关规范的要求，在对档案进行统一集中管理的过程中，对涉密档案的鉴定、筛选、销毁等工作，要实行全程监管，避免涉密档案信息的泄露。但在实际操作中，一些高校档案管理人员对实体档案、加工现场、加工人员及档案数据信息安全不够重视，对加工人员因粗心造成的档案扫描不清晰，特别是对利用率较高的档案及涉密文件图像纠偏、校对、去污等问题，没有进行有效处理，导致档案数字化加工质量下降。 

  （五）数字化加工技术及设备风险

  当前，高校档案管理部门对馆藏档案数字化加工采用外包形式开展，在招标过程中，部分高校只关心外包公司的加工进度、加工设备数量多少等情况，往往忽略了对外包公司服务人员的专业技术能力的考察，外包公司服务人员的技术能力，直接决定了档案数字化加工的效率和质量。 并且对加工过程中产生的档案数据信息缺乏必要的安全保密管理。另外，大部分高校档案管理系 统的功能升级、故障维修都是由档案管理系统开发单位提供远程技术指导，加上高校档案管理部门缺少相关专业技术人员，缺乏网络信息安全保护意识，这些都是潜在的风险因素。