高校档案数字化加工服务外包（三）

  三、高校档案数字化服务外包风险防范策略 

  档案数字化服务外包的前提和基础是做好 风险防范工作。根据国家档案局近期下发的《档案服务外包工作规范》文件精神，采用外包形式进行数字化加工具有效率高、成本低等优势，此形式不仅适合高校档案还适合其他类型的档案。现结合目前高校档案数字化服务外包的现状，对于风险防范工作提出以下三点要求。 

  （一）明确馆藏档案数字化加工服务外包范围 

  根据高校馆藏档案现状，以及数字化加工的现实需要，确定高校档案数字化服务外包范围是开展外包工作的第一步，也是最具基础性的一步。在数字化加工前首先是要区分涉密档案和非涉密档案，对于涉密档案应严格做好保密工作，并按照涉密档案数字化加工保密管理工作要求，与具有国家秘密载体印制资质证书、档案中介服务机构备案证书及综合实力强的档案外包公司签订档案数字化加工合同和安全保密协议，明确外包公司应履行的责任和义务。进行数字化加工，实行单机存储，仅限于内部查询并设置权限范围，并且在网络上不得开放信息；对于不涉密的档案，应同涉密档案外包一样与具有国家秘密载体印制资质证书、档案中介服务机构备案证书及综合实力强的公司签订数字化加工合同和安全保密协议。其次是要对高校档案进行分阶段加工。依据高校档案的实际情况，以及相关制度的要求，对于重要且查阅频繁的档案要先进行数字化加工，对于利用率不高的档案按照数字化加工进度逐步开展。最后，全部馆藏档案要实现数字化加工，逐步加快高校档案信息化建设进程。 

  （二）加强对服务外包公司的监督管理 

  目前，全国从事档案数字化服务外包的公司越来越多，但大多数档案外包公司起步较晚，缺乏相关资质证书和未建立完整的管理体系。所以高校在选择外包公司时，首先要选择资质齐全的外包公司，其营业范围必须包含档案整理、数字化服务及数据处理服务，必须拥有国家秘密载体印制资质证书 和档案中介服务机构备案证书等相关证书。其次是要考察外包公司的综合实力，包括服务人员的专业技术能力以及公司的财务、信誉状况等。再者，要根据《档案服务外包工作规范》相关要求，与外包公司签订安全保密协议，通过制定一系列的规范要求，明确其要承担的责任和义务，同时外包公司人员要积极主动配合相关工作的开展，高校档案管理人员应做到全面监督，保证信息安全。最后，高校与外包公司从合同的实质上来说是甲方、乙方的关系，且两者之间关系是平等的。因此，高校与外包公司必须建立有效沟通反馈机制。比如，校方应该详细告知外包公司本次档案加工的范围，相关安全管理制度及措施以及其他需要注意的事项；外包公司要及时向校方人员汇报工作进度、人员情况等，加工过程中如遇突发事件，需校方配合处理的应及时告知。校方要对加工过程的各个环节进行全面监督管理，共筑档案安全防线。 

  （三）切实做好安全风险应急防范工作 

  为了保证档案数字化服务外包工作的顺利开展，要建立安全管理制度、日常安全防范以及安全监督管理等要求，为数字化服务外包工作夯实基础。首先要建立安全管理制度，并进一步完善高校档案数字化服务外包工作的各项规章制度，尤其是涉及实体档案和电子档案安全防范工作及具体实施措施，以严格的制度保障档案外包数字化的安全。其次是做好档案数字化加工场所安全防范。一是要确保数字化加工场地的安全，符合相关规范要求，并配备全方位的监控及其他安全防护设备。二是数字化加工场地要全面屏蔽网络信号传输，防止档案信息泄密。最后是要做好外包公司人员的安全保密教育培训工作，进行安全保密教育考试及模拟训练，严格按照“预防为主、全程监管”的原则，加强档案安全意识、提高文件的安全保护。