大数据下的档案数字化变革

  大数据时代的来临也使档案工作发生翻天覆地变化,除了电子、数字档案数量不断增多以外,对信息数据服务、档案信息共享也提出更高要求,需要创新档案工作理念和转变档案工作方式,使各项档案管理工作更加有序、高效和高质展开。基于此,对大数据下档案数字化变革展开研究和分析。  

  1 大数据下档案数字化变革必要性分析  

  结合当前实际,档案数字化建设在国内已经历经很长一段时间,但是实践应用过程中依然暴露出一些问题,尤其是互联网、云计算、通信等技术在档案管理活动中进行运用,还体现出无法满足实际工作需要情况,还需要充分利用大数据下档案数字化变革必要性主要表现在以下几方面:(1)大数据背景下档案管理实现了数字化向数据化转变,伴随着现代科学技术不断发展,单位开展工作产生的信息资料越来越多,仰赖传统纸质档案方式对这些信息资料进行管理,不仅需要耗费大量时间,还会降低档案工作效率,同时在信息数据服务方面,现代档案工作也朝着多元化、开放性方向转变,网络化、智慧型服务也成为档案信息服务主流趋势,侧面也反映出要加强档案数字化建设,使各项档案工作更加高效率和高质量完成;(2)档案管理工作由信息共享转向价值共享,当前单位开展档案工作更加侧重档案资料挖掘、开发和利用,但是面对当前十分庞大的档案数据资料,仅仰赖传统人工方式进行资料信息挖掘、分析和处理,整体工作效率较低,档案工作质量也无法得到保证,但是通过大数据技术在其中发挥作用,就能够促进档案工作方式发生转变,涉及到的档案储存、档案分析、档案开发利用等都能够在数字化环境下有效实施,并能够通过档案数据库、云管理系统等对档案有价值信息进行充分挖掘和有效利用,甚至可以利用现代计算机技术,对档案进行加工和开发,使档案工作效率和服务水平得到显著提升。  

  2 大数据下档案数字化变革有效策略探讨  

  2.1 整合管理系统和办公自动化系统  

  档案管理系统与办公自动化系统多是由不同软件公司开发设计,受到系统标准和格式不够统一影响,导致在实践应用过程中出现不兼容状况,不仅会影响到两个系统正常连接,还会对数据移植、数据交换等造成极大不便,为此在对档案管理系统进行设计开发时,需要保证档案系统与办公自动化系统相一致,并对系统数据接口加以设置,使档案信息资料导入和移植更加方便和高效,同时后期开展系统升级和运行维护工作也能更加便利。  

  2.2 打造大数据资源平台   

  要想实现档案数字化,就需要对档案信息资源进行联网,以提高档案信息共享水平,整个过程中如果仅仰赖单机管理和内部局域网联网,只能够实现局部信息共享,还需要对大数据技术进行充分利用,对大数据档案资源平台加以构建, 促使人们可以直接通过该平台对相关档案信息资料进行搜寻,使各项工作更加顺利开展。同时,数字化档案工作更加侧重档案信息服务,这就要求在开展档案工作时,对涉及到的档案信息资料进行深入研究和剖析,并对档案中潜在的可利用价值进行挖掘,为单位各项工作开展提供服务。鉴于此,就可以以地方为中心对档案数据库检索和服务中心进行打造,由于数据库中涵盖了所有单位档案数据信息,通过服务中心就能够为各级单位提供检索服务,还能够有效防止重复归档立卷情况发生。  

  2.3 构建海量档案数据库

  现目前,开展档案工作,涉及到的档案数据多是通过办公自动化系统移植过来,并且这些数据信息多为近段时间产生,整体数量比较少,其他历史数据则尚未完成数字化转换,这对档案管理和开发利用造成极大不便,这时候就可以利用现代科学技术,对数字档案管理系统进行开发和运用,并借助数字档案管理系统功能,对以往历史档案进行数字化转换,然后将之存入到系统当中实施统一化管理,其中涉及到的音频、图像等档案信息资源,也能够利用现代先进科学技术将之进行数字化处理以后,可以支持使用者在线阅览和视频观看。  

  2.4 提高档案人员专业水平  

  大数据时代背景下,开展档案管理工作对档案人员综合素质也提出更高要求,实际开展工作也要将工作重心转移到数字化管理和网络化建设上,使档案工作更加高效展开,相应工作质量也能得到可靠保障。为此单位需要组织档案工作人员对现代先进科学技术进行学习,以达到丰富档案人员知识结构、拓展工作视野和信息化管理水平目的,同时定期组织档案人员参加培训,使之在实践体验中积累先进工作经验和提高专业能力,最终成为熟悉档案管理业务、 技术水平较高的综合型人才,推动档案工作更加顺利进行。另外,也要单位结合自身实际,加大资金投入力度,为档案数字化建设配备相对应设备设施,同时构建和完善数字化架构体系, 档案信息资料收集、处理、分析、利用等也会变得更加科学和规范,使各项档案工作开展变得有章可循。  

  本文是基于对大数据下档案数字化变革的探讨,随着现代科学技术不断发展,计算机、互联网、大数据等技术在档案工作领域中得到十分广泛运用,不仅提高了档案工作效率和质量,还推进了档案管理自动化和智能化进程。具体实践中要求结合实际档案工作需要,对档案数字化建设引起高度重视,并通过整合管理系统和办公自动化系统、打造大数据资源平台、构建海量档案数据库、提高档案人员专业水平措施有效运用,可以使档案工作更加科学和规范开展,相应档案信息服务水平也会大大提高,并推动现代档案工作进一步发展。