档案整理的目的和意义

对于一家企业或一段历史，会涉及到相关的资料，把分散的资料通过汇总编号形成一系列的完整档案，这一过程可称为档案整理。那么档案整理的目的是什么？其包含的意义又是什么呢？

首先来说目的，档案整理具有三大特性：准确性、完整性、方便性。其一，保存了原始资料，以便核对资料准确性及查证需要；其二，便于建立人事或者项目履历；第三，在于资料保存的完整性和连续性；最后，就是保证资料真实，以利于后续借鉴。

那么档案整理的意义呢？其意义可归为六点。

一、准确反映企业的成长历程。

档案记录着企业成长的全过程，从何时开业，创业者是谁，何时盈利，到何时扩张，战略目标调整过几次、掌门人有无变动等等都可以从企业档案中找到答案。

二、决策制订的参谋和帮手。

企业做决策、出方案，需要查找历史数据，进行同比分析或方案对比。档案整理良好的企业，死档案强过活帮手。好记性不如烂笔头。人脑记忆总有误差的时候。做决策离不开档案资料。

三、防患企业商业秘密外泄。

企业档案涉及商业机密，如果没有统一整理，任凭管理人员个人处置，势必容易丢失，丢失就有泄密可能。档案不仅要统一整理，而且还有要保密意识。

四、企业宣传的资料库
　　档案整理好的企业需要进行宣传时，只需在档案室调取资料就行了，不需要临时抱佛脚，打乱正常工作。档案整理好的企业，宣传资料真实可信，对宣传和扩大企业影响力有百利而无一害。

五、企业文化的活标本
　　企业文化是企业成员思想意识在企业制度规范、员工行为、厂容厂貌等诸多方面的投射或反映。做好档案整理的企业，在完善企业文化时，不需要编造，只需要将全体员工认可的价值观、制度规范、行为准则梳理、补充、完善，企业文化的基本内容就有了。

六、员工成长的断代史
　　很多企业员工进来时一张表，出去时还是一张表。人事部门对于已经离职的员工档案应定期移交档案管理部门。人事部门应该加强员工档案管理，每年补充、更新员工档案内容，准确及时记录员工成长的脚步，企业人事档案应该成为员工成长的断代史。
   通过解析，可以了解到档案整理的目的和意义，对档案整理有了全新的认识，档案整理不仅带来方便，科学规范的档案整理更是可以不断地提升一个企业的管理水平，是为经济发展和社会进步提供发展动力的主要措施。