档案整理理论（二）

(三)现代档案整理结构 

  随着计算机及其技术的出现和迅速普及，产生r越来越多的电子文件。在电子文件归档整理过程中。遇到了区别于传统纸质档案整理的问题。电子文件的实体排序是不能人为掌握的，其在硬盘上的存储方式和存储顺序由计算机本身的技术所控制，总是遵循其固定的逻辑和算法。所以，我们在整理电子文件时，就难以实现人为地将梢案间的某种历史联系同化在档案的实体排序之中。但是，建立档案之间的历史联系是从文件到档案必须经历的整理过程，否则档案也就失去了其记录历史的功能。于是，一种利用虚拟排序来记录档案之间历史联系的方法便应运而生。 

  虚拟排序的方法是：依据电子文件的目录，对目录按照一定的联系进行排列，这样排序之后就会形成一份有序的档案目录，而且目录中包含了档案之间的历史联系，然后将这份有序的目录集合保存为新文件，最终形成了一份独立于文件实体本身的、记录档案之间历史联系的记录文件。

  这份新的文件是专门用来记录档案之间历史联系的，它独立于档案实体的集合，无论档案实体排序是什么样子，人们只需通过这份独立保存的记录文件 就可以明确档案之间的历史联系，而且在这份文件中可以记录档案之间多维的历史联系。于是，电子文件是由两种物质实体构成的现象就很显然了：一是文件实体的集合，二是档案之间历史联系的记录。相应的电子文件的整理结构也分成了文件实体的整理和档案之间历史联系的记录的整理两部分。两种整理同时进行。形成一种“并驾前驱”的平行结构。这种结构中包含的档案之间的历史联系必然是多维的。