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人事档案数字化管理研究

2021-08-02 热度:167 ℃

一、人事档案数字化过程中存在的问题

(一)保存环境更为苛刻

传统的人事档案主要以纸质档案为主,随着现代科学技术的进步,纸质档案的质量也在逐步提高,纸质档案的保存环境也得到了一定程度的提升,但纸质档案的特性使得纸质档案的保存环境只要保持干燥、常温、避光、干净等就能将纸质档案保存较长一段时间。人事档案数字化后,档案信息需要以数据的方式保存在光盘或硬盘中,但光盘或硬盘的保存条件比纸质档案保存条件更为苛刻,灰尘、气体、湿度、温度、磁场等都可能会让光盘或硬盘里的信息受损,导致信息无法读出来,造成信息丢失。

(二)信息技术更新较快

信息技术的更新速度可以用日新月异来形容。人事档案数字化后,信息存储在光盘或硬盘中。对于数字化后的人事档案,最重要的基础时其存储设备能够被相应的读取设备所识别,并能顺利读出。但随着科学技术的迅速发展,各种软硬件水平在不断升级,升级后的软硬件水平可能与原有的光盘或硬盘在衔接口或读取程序等方面存在不相容现象,最终导致光盘或硬盘中原有信息无法被转换或准确读书,导致储存信息丢失。

三)信息安全存在隐患

人事档案数字化后,人事档案的调阅、复制和管理等得到了较大的便利,但数字化后的人事档案在存储与保管等方面还存在较大的安全隐患。主要为:第一,档案管理人员在对档案进行操作时,可能会存在操作失误,造成档案无意识地被删减或更改等,而存储设备没有对原档案进行备份,进而造成信息丢失和失真。第二,互联网信息技术存在一个较大的隐患则为网络病毒与网络黑客,这些病毒和黑客对于保密性极高的人事档案而言属于天敌,一旦保密要求极高的人事档案信息受到窃取和泄露,则会给档案当事人带来无法弥补的损失。

二、人事档案数字化管理对策分析

(一)定期对数字化档案进行升级

信息技术会随着时代的发展不断进步与完善,同时,在新技术对旧技术进行替代时,以旧技术为依托的存储设备可能会无法被新技术所读取。在这种情况下,档案管理人员一方面应做好两手准备,即既保存数字化人事档案信息,也同步保存纸质化人事档案信息,使得每一份人事档案信息都有一份保底档案,供后期查阅。另一方面,档案管理人员应定期对数字化档案进行升级,在升级过程中,要保障存储的档案信息不被丢失或更改,保障档案的准确性。

(二)选择合适的存储载体

载体是人事档案数字化最主要的物质基础,载体选择的好坏直接决定数字化人事档案的保存年限。当前载体的形式有多种,做成载体的材质也五花八门,但材质品质优良的存储设备其各方面抗风险能力都会较为凸出。人事档案管理人员应在存储载体方面选择材质优良,具有较强抗风险能力和保存时间较长的存储设备,让人事档案信息不会因为载体本身的原因而遭到破坏或丢失。

(三)加强人事档案数字化管理安全性

数字化人事档案的安全性主要依靠对计算机信息系统和存储硬件设备的安全性进行多方面加强来保障。首先,档案管理部门应清晰地分清人事档案的保密级数,对保密级数较高的人事档案应加强安全保管系数,加强病毒查杀软件,应用软件,联网设备,防火墙等计算机系统保护程序的安装与监管。其次,加强人事档案保管人员的安全性教育。对保密级数较低或完全公开的人事档案信息,档案保管人员也应该严格按照单位制定的人事档案管理、调阅等程序进行处理。再次,完善人事档案责任落实制度。人事档案在管理过程中,可能会遇到上级领导要调阅自己的档案或他人档案,或数字化人事档案在操作过程中出现失误等造成档案信息丢失,对于这些问题,单位要根据具体情况将责任落实到具体个人,以责任来加强档案管理人员的保管意识。

综上所述,人事档案数字化管理较传统的纸质化管理便利了许多,但数字化管理也并不是一本万利,也存在一些问题,最主要的是存储设备的管理,数字化档案的安全性等,这些管理手段比纸质化管理手段要更加专业化,需要档案管理人员具备一定的计算机专业知识,在档案管理的过程中除了按照规章制度严格管理档案信息外,还需要用专业的计算机知识对档案信息进行检测与保管,才能保障数字化人事档案被合理利用。


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