建设工程档案如何整理

  建设工程档案(以下简称工程档案或基建档案)，是指在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。它是档案人员面对的一个很普遍的档案类别。由于工程建设是一项科学性很强的活动，对这种科学性的遵循与尊重就应当伴随工程档案管理的全过程。而工程档案的规范整理则是一个核心内容。整理工程档案，首先应明确几个基本概念。 

  (1)建设项目 指建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设计进行施工，独立组成的，在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的单位。它由一个或若干个具有内在联系的工程所组成。 

  (2)单项工程 指建设项目中具有独立设计文件、可独立组织施工，建成后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。单项工程是建设项目的组成部分，如在工业建设项目中，独立的生产车问、独立的生产系列，或能独立发挥效益的办公楼等房屋建筑。具体内容包括：房屋建筑(含土建、水、暖、电等)，生产线，设备安装，工器具、仪器的购置以及列入预算内的各个项目；民用建筑项目的单项工程，是指建设项目中的各个独立工程，如学校等事业单位中的教学楼、办公楼等。 

  (3)单位工程 指具有独立设计文件、可独立组 织施工，但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益 的工程。单位工程是单项工程的组成部分，如作为一个单项工程的生产车问的土建工程为一个单位工程， 车间中的电气照明、给水排水、设备安装等又分别自成一个单位工程。 

  关于“单位工程”的定义，建设部与国家质检总局联合发布的《建设工程文件归档整理规范》(GB／T50328—2001)与国家档案局发布的《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA／T28—2002)中的解释相反，在具体的操作中需要格外注意。 

  (4)项目文件 指建设项目在立项、审批、征地、投招标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。包括项目前期文件、项目监理文件、项目施工文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。

  整理工程档案，是在对建设工程文件材料进行科学分类的基础上进行的。首先应将本单位所有工程文件材料作为一个整体，纳人单位统一的分类编号体系，再根据类目设置原则对所有工程文件材料进行分类，而组卷则是在类目设置中最小级别的类目材料——单项工程的基础上进行的，不同单项工程的文件材料一般不属于同一类。对于大型、特大型企业，其建设工程项目较大，单项工程数量较多，可选择先按照工程项目性质设置二级类目，如生产设施、生活福利设施、社会 公用设施、其他设施等，再将所有单项工程相应设置为三级类目，即最小级别的类目。对于机关、事业单位及 中小型企业，一般建设工程项目规模小，单项工程数量也较少，其二级类目则按照单项工程来设置，即有一个单项工程设置一个二级类目。具体采用哪种类目设置方法，各单位要依据自己的实际需要来确定。

  1.整理项目文件的几点原则。

  (1)建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家有关规定，按照档案管理的要求，由文件形成单位进行整理。(2)建设单位各机构形成或收到的有关建设项目的前期文件、设备技术文件、竣工试运行文件及验收文件，应根据文件的性质、内容分别按年度、项目的单项或单位工程整理。(3)勘察、设计单位形成的基础材料和项目设计文件，应按项目或专业整理。(4)施工技术文件应按照单项工程的专业、阶段整理：检查验收记录、质量评定及监理文件按单位工程整理。(5)设备、技术、工艺、专利及商检索赔文件应由承办单位整理：现场使用的译文及安装、调试形成的非标准图、竣工图、设计变更、试运行及维护中形成的文件、工程事故处理文件由施工单位整理。