浅议干部人事档案数字化工作

  人事档案作为组织部门对每个人信息记录的重要载体，它不仅是记载一个人经历的准确完整信息，也是组织对一个人全面考察和了解的重要参考依 据。人事档案制度自20世纪50年代产生以来，对我国的各项建设、干部管理、国家安全等方面做出了重要贡献，近二十年来，信息技术的发展和普及， 彻底改变了人们的工作和生活方式，也对人事档案管理的方式和方法产生了巨大影响，近几年高速扫描仪，高清晰度拍照仪器运用于档案管理中，使人事档案数字化最终变成人才信息资源库进行科学管理、合理利用成为可能。现以所在单位开展的人事档案数字化工作为基础，谈谈在推进人事档案数字化工作进程中的几点体会。 

  一、提高人事档案管理人员的责任 感和信息意识，是人事档案数字化工作顺利宪成的前提。 

  档案管理人员是档案数字化建设的基本力量，他们的工作效率和能动性关系到数字化工作的成败。只有让档案管理人员在思想上树立档案数字化的意 识，认识到档案数字化建设的重要性，档案管理人员才会具有强烈盼使命感和责任心，才会主动关心档案数字化工作，认真参加相关软件操作和数据库业务培训，以积极向上的工作热情带动其他借调工作人员，完成数字化过程中的各项工作任务。

  二、采集准确完整的人事档案信息，是人事档案数字化工作顺利完成的基础。 

  收集人事档案材料是人事档案工作的基础，随着工作经历的增加，干部在工作中形成的履历表、考核、学历、专业技术晋升、工资变动等需要入档的 材料不断增多，给人事档案材料的收集带来了较大的工作量，档案管理人员对定期收集的零散材料，审核接收时，必须做等到甄别材料真伪，细致鉴定部门印鉴，做到取之有章，拒之有据，对内容雷同及其他不符合归档要求的材料要及时剔除处理，手续不全的材料坚决杜绝入库，退回形成材料的部门进行补办， 对分类不准确的档案材料进行纠正，保证形成的人事档案具有权威性、准确性和真实性。纸质干部档案各类材料齐全，分类规范，才可以经过扫描或拍照，最终形成一本完整的电子副卷。 

  三、科学设计人员分工和工作流 程，是人事档案数字化工作顺利完成的关键。 

  实施以专业带动非专业人员的工作模式。在干部档案数字化工作的每一个小组中，档案管理员与借调的工作人员配合，可以减少工作失误。在干部档 案数字化工作过程中由于需要扫描的档案件多，工作量大，所以需要大量工作人员，其中大部分是不熟悉人事档案管理业务的工作人员，分工时每组尽量都有专业和非专业人员配合工作，以档案员带动其他工作人员，遵守工作纪律，保证档案原件无损坏，无缺失，无涂改，可以减少档案原件不必要的磨损，延长纸质档案的寿命。 

  实施纸质档案和电子档案副卷“双套制”工作模式。在干部档案数字化工作中，或多或少的都会出现有档案散件没有及时归档的情况，应坚持纸质档案和数字化档案副卷同步维护，一起管理，使二者成为紧密联系，相互印证的统一体。首先对散件归类整理，然后扫描入数字化档案，最后按照国家有关要求对纸质档案进行装订整理成册，保证了纸质档案和数字化档案的一致性。 

  实施档案扫描核查工作模式。 在用高速扫描仪或高分辨率高拍仪器进行数据输入时，要从信息源头抓起，建立统一的数据格式标准，每张扫描成功的电子文档要保证图像清晰、完整，四周没有黑边，留白适当，杜绝歪、斜、尺寸失真、曝光过度的图像进入数据库，提高扫描图像的质量，保证真实还原档案原件的面貌。每一本干部档案电子副卷形成后，都要经过专门工作人员与原件一一对照核查后才能把纸质档案重新装订成册入库。经过最后审核，会大大减少错误率，避免纸质档案重复出库，把高质量的图像存入数据库，提高档案数字化工作基础数据的质量。 

  四、保障干部档案数字化数据安全，是人事档案数字化工作顺利完成的保证。 

  把人事档案正本中所有内容以固 定格式存入电脑后就形成了人事档案电子副卷，形成电子副卷的数据库后，要采用多种存储方法保证信息安全。除了利用电脑贮存器的剩余内存保存数据信息以外，还要在相同电脑上建立备份数据库，并购置大容量的移动硬盘进行备份，建立与主数据库相脱离的备份数据库，以上存储设备，在工作期问均需要定期下载和更新备份数据，形成一定数量的电子副卷后，利用刻录机做好数据信息的DVD光盘备份，做到任何时候都同时保持两个以上的数据库存储档案电子副卷，防止主数据库遭到损害后录入信息缺失。干部档案数字化工作期间，要通过设置访问权限，密码登陆等方式做好涉密电脑的保密工作，防止不经授权，随意登陆越权阅档。 

  此外工作中要科学设置安全屏障，人事档案数字化工作中电脑专用，封闭运行，不与互联网、内部其他网络衔接，防止通过网络系统非法进入，修改损坏信息，同时在数字档案数据库边界建立防火墙，有效防止移动存储设备侵扰破坏。 

  人事档案数字化是建立人事档案数据库，最终实现人事档案软件管理的第一步，是人事档案管理现代化、信息化的基础性工作，是适应人事制度和就业制度改革，扩大人事档案利用范围提高利用效率的关键一步，人事档案数字化一定会为不断进步发展的社会提供有利的人事资源。