档案数字化策略

  1 事业单位数字化档案管理意义 

  1.1提升单位的经济效益 

  由于事业单位内部的信息量越来越大，需要进行管理的档案也越来越多。传统的档案管理模式下，数据的档案与管理工作变得越来越复杂，容易造成工作质量与效率低下的问题，对单位的社会形象产生了直接的影响。另外，事业单位与数字化模式脱轨，需要大量的使用纸张，导致了资源的浪费，而工作量的加大也需要更多的人力投入，导致成本增加。因此，实现档案的信息化管理，不仅能节约资源的支出，还能够有效提高工作效率，将经费投入到实处。 

  1.2提高工作效率 

  档案的收集需要消耗掉更多的人力、财力与物力，信息的准确性也不够高。档案的管理与归纳工作则需要投入更多的精力。如果在工作中出现错误的话，就表示需要消耗更多的时间弥补，不仅工作效率低下，也会影响工作人员的积极性。档案的查询工作更加复杂，由于档案大多会以纸质的形式进行保存，除了会占用更多的场地之外，工作人员查询档案十分困难，有的档案可能会由于存储不当导致丢失与损毁。 

  1.3进一步提高档案利用率 

  现阶段，科学技术的快速发展，日常工作以及学习过程中更加广泛的应用档案信息，大部分社会活动的开展都同档案活动之间具有密切关联。如果在此过程中，使用传统档案管理方式，就会很大程度上浪费人力以及物力资源，并不利于档案管理效率的提高，而且在此过程中，档案管理方式也具有一定复杂性，不利于档案管理工作的开展。而采用数字化档案管理方法，则可以便于用户将数据信息存储到计算机当中，当人们使用档案时，就可以通过计算机技术的利用，上网查阅相关数据档案信息，具有较大的便利性。在此过程中，事业单位相关工作人员为群众调取档案信息时，仅仅需要群众提供基本信息，就能够及时调取到相应的信息内容，不需要在浪费人力查找信息内容，进一步提高了档案利用效率。 

  2 数字化背景下事业单位档案管理存在的问题 

  2.1事业单位支持力度不够 

  虽然数字化的档案管理方式在我国已经开始了一段时间，但部分事业单位，依然采用的是原始的档案管理方式，数字技术的应用滞后，档案管理的数字化建设未能适应时代的发展。究其原因，还是事业单位本身的档案意识不足，对档案管理的支持力度不够，未能将档案管理纳入事业单位的重点管理项目；而有些单位虽然对档案管理工作较为重视，但由于自身资金等原因，存在设备老旧，软件未能及时更新、数据库系统不稳定等情况，严重制约了事业单位档案数字化工作的全面推进。 

  2.2档案有效利用率不高 

  档案最大的价值就是能够记录历史、记录过程、记录成果，在未来能够对之前的单位发展历程有清晰的记忆，在领导做决策的时候能够提供真凭实据的参考和数据支持。档案在归档后不应该被束之高阁，而是应该挖掘并发挥其应有的内在价值，提高档案的利用率和流转率，为事业单位的研究和发展贡献力量。但目前的现状却是，大部分的事业单位都将档案仅仅看作档案，并没有将其利用起来，档案的应用价值正在被浪费。 

  2.3档案队伍能力素质不足 

  事业单位档案数字化是现代化的档案管理方式，是网络、信息、数字化等技术的集成，对从事档案数字化人员的信息技术等专业素能要求较高。现有事业单位的档案人员大部分并没有档案管理专业学习背景；档案管理的工作相对较为枯燥，年轻人对这项工作的认可度不高，所以从业人员年龄总体偏大，计算机技术、网络技术、数字技术的相关知识缺乏，部分人员甚至连普通的电脑使用都很困难。 

  3 事业单位档案数字化管理策略研究 

  3.1合理增加档案管理预算 

  数字化档案管理模式与传统的管理模式相比，对经济预算的需求较大。因此，事业单位为了能够有效解决档案管理过程中存在的问题，应合理地增加档案管理的预算。事业单位数字化档案管理工作的预算人员在编制整体预算的过程中，要严格按照具体的规章制度进行编制，要适当地加大资金投入的力度，将主要的资金运用到数字化技术的开发与研究上，还要积极引进先进的科学设备等。 

  3.2提高档案的利用率，降低管理成本的支出 

  就传统的事业单位档案管理工作进行分析，大部分单位都沿用了粗放型的管理模式，也就是说配备了专门的档案工作人员，还更新了档案管理软硬件的设备，增加了财政的预算工作，将其作为基础的解决方式。但是这种解决方案会导致单位的档案管理工作成本大幅度增加。利用现代化的信息技术转存到电脑当中，利用数字化管控的优势，不仅能有效的节约大量的成本支出，还能够转变为机读档案，使管理者查阅资料也比较方便，进而避免了资源的浪费与消耗问题。数字化档案管理利用扫描、录入等技术，将重要的信息档案进行归集，并尽快的提供与利用。在事业单位的发展中，档案资料的应用十分广泛与及时，岗位的调动与安排都需要准确的档案信息。而数据库能够提供更加准确的数据信息，还能够为领导的经营决策提供依据。采取数字化管理的大平台，真正突破空间与时间的限制，有效提高了工作效率。 

  3.3转变意识，加快人才队伍建设 

  事业单位的档案管理人员必须要适应数字化的工作趋势，转变传统的工作观念，树立与时俱进的档案管理意识，通过不断的创新和积极的学习知识和能力，确保提高自身知识能力和业务能力，尽快适应档案管理数字的趋势。通过单位组织的人员技能培训，推进数字化档案建设，加快档案管理人才队伍的建设和培养。 

  3.4加快推进档案数字化进程 

  数据库是档案数字化建设中不可获取的重要组成部分，主要进行对档案资料的存储和管理。因此，事业单位应当建立完善的档案数据库，为各类数字化档案的存储提供支撑。同时，要与已有的档案管理信息平台相结合，进一步优化信息系统，扩大数据库容量，扩充数据库类型。此外，还应利用网络技术与数字化建设相结合，构建区域内的行业档案资源共享平台，充分发挥档案的利用价值，提升事业单位的档案综合管理能力。 

  4 相对于陈旧的纸质化档案管理模式，数字化档案管理方式已经迫切的提上日程，成为事业单位的一项非常重要的工作。如何对现有档案管理模式的改良和创新，让档案资源真正的为各项工作的开展提供指引和借鉴，是我们现代档案工作者必须要首要解决的问题。