论文书档案整理对事业单位效能化发展的意义

—、引言

随着我国科技的发展和社会的进步，文书档案管理在 事业单位档案管理工作中占据着越来越重要的位置,为事业 单位的整体发展提供了有效依据，其本身具有客观记录事业 发展历程的特性,对事业单位效能化发展发挥着重要作用， 因此，事业单位必须做好提升自身文书档案管理水平工作。

二、文书档案整理对事业单位效能化发展的重要意义 (-)是档案业务建设核心

文书档案整理能够有效将档案进行综合管理，按照一 定顺序编码，信息内容进行整理归类，在整个档案管理系统 中起着承上启下的重要作用，而且还是档案业务建设过程中 的中心环节，对于事业单位来说，档案管理的完整化、系统化 对其效能化发展具有重要意义，因此，必须保证档案业务整 体系统的完整性

在档案管理工作开展过程中，档案文件首先要以专门 的形式传递到档案管理机构，在机构内部进行综合整理，继 而按照一定条件进行分类编码，如果在这过程中存在问题， 则需要重新对文件进行退回直至合格。文书档案整理工作是 保证档案资料完整的前提，只有做好相应的前期整理工作， 才能对档案管理的规范化和系统化起到一定保障作用，从而 有效提高对档案的合理化利用。与此同时，还需要对其进行 严格筛选侦查工作，对档案收集管理工作起到一定的监督作 用，通过对档案的比较和鉴定突出档案整理工作的价值，确 保档案业务整体工作的稳定性。

(二)是利用档案信息资源的必要条件

文书档案管理是事业档案管理整体工作中的重要组成部 分之一，其根本实质就是使信息资源能够在一定情况下增加利 用效率。在对档案资料进行归纳整理的同时，也是对其资料进 行保护的另一种表现形式。事业单位通过高效率的文书档案整 理，能够有效高度保持重要文件的完整程度，还能够对其进行 及时的调取采用，极大地提升了事业单位文件档案的利用价 值,提高其重复使用效率，因此，档案的整体工作不仅是事业档 案管理体系的重要前提，还是利用档案信息资源的必要条件。

一般事业单位接收文件资料时，递交上来的文件资料一 般都呈现出零散的状态，这种状态下不利于对文件及时的利用 和查找，同时这些资料也无法对真实情况进行充分表达和展 示，从而影响档案效果有效发挥和重复使用，因此，需要不断加 强文档之间的有效联系，对整体档案管理系统进行科学有效的 整理和划分,加强对档案管理工作的重视，同时对档案的内容 和成分进行正确揭示，不仅为档案创造了必要性优势,在将档 案完整规范保存下来的基础上，促进事业单位的成长和发展。

(三)有利于促进档案工作持续运行发展

文书档案整理的根本含义就是将分散且无规律可循的 文件进行收集整理，并根据先后顺序进行编号排列，为日后 重复使用奠定有效基础。档案整理工作的科学化、合理化、有 效化能够在一定程度上提升文书档案整理工作的效率和质 量，从而确保了档案管理体系的系统性和完整性，进一步为 文书档案管理工作的优化运转提供有效保障。

在进行文书档案管理工作实时开展中，需要在一定基 础上，对档案进行相应的系统化整合，以及基础目标编写样 目表等操作整理流程，在经过多样化的操作流程后，更容易 发现文书中存在的价值,在建立事业单位效能化管理体系的 同时，省去繁琐的前期准备工作，这些都为全面鉴定文书档 案的价值提供了有效契机，同时又奠定了实践基础，为文书 档案的多元化检索提供了参考数据，在档案的完整性与安全 性之间构建沟通桥梁，同时也是开发文档信息资源价值的重 要保障，进一步促进档案整理工作持续运行发展。

三、事业单位文书档案整理中存在的具体问题

文书档案整理对事业单位效能化发展的重要意义，但 是其中存在着人员专业性有待提高、信息管理水平比较落 后、文书档案整理不规范三方面问题。

(1) 相关文书档案整理人员的专业素质和能力还有待 提高。由于事业单位每年都会有一批“新鲜血液”注入其中， 所以对于这些新的文书档案管理员来说，相关业务流程还不 够熟悉，而且掌握方法的速率也比较慢,技能方面存在欠缺。 而且在传统观念的影响下，没有对文书档案整理工作有一定 的重视和认识，工作态度也比较散漫,没有保持积极热情的 工作心态，因此极易出现失误现象。

(2) 文书档案整理信息化管理水平仍处于落后阶段。在 现代信息化技术飞速发展的时代，事业单位文书档案整理工 作应紧跟时代的步伐，由纸质管理逐渐向电子信息技术管理 过渡，这就表明，可以将信息技术产物也保存到文书档案之 中，比如照片、视频、录音等电子产品，其也成为文书档案整 理工作中的重要组成部分，但是为了以防万一，还是要做好 纸质和电子信息整理工作的双重保险⑵。

(3) 如今文书档案整理与传统模式相比，虽然取得了很 大的进步，但是其整体系统的管理还是没有达到规范化标 准，比如在文件的收取和发送方面，都存在一定程度的延迟 性，同时无法对文件的完整性和准确性进行有效保障，在对 信息进行有效处理和查询后，归档过程显示出随意性，没有 按照国家标准进行严格管控，为后期对档案的调阅和使用造 成了一定程度的影响。这种工作态度下极易

出现档案变质破损现象，严重阻碍了事业单 位效能化的发展进程。

四、强化事业单位文书档案整理工作的优化措施

(—)提高人员素质能力

文书档案整理人员的专业化素质能力直接关系到事业单 位效能化发展的程度，因此，事业单位必须做到加强对相关整 理人员专业素养和技能的有效提升。首先，事业单位要定期对 新入人员进行业务培训活动，同时需要确保活动内容的丰富性 和种类形式的多样性，使新入员工能够对文书档案整理相关的 理论知识进行一定掌握的条件下,进一步提升其知识文化素养 和实践操作技能，对文书档案的归类方法和流程步骤进行梳理 和了解，在了解内涵的同时，将其潜移默化的在脑中形成深刻 印象;其次,新进人员要对事业单位的文书档案整理的行为规 范和规章制度进行深入掌握，在工作过程中要保持严格的工作 态度,确保在工作过程中减少失误概率;再次，管理人员要对新 入人员进行一定程度的思想教育工作，使其充分认识到文书档 案整理工作的重要意义;最后，新入人员可以充分发挥自己的 主观能动性,积极主动的通过平时锻炼不断提高自身的业务水 平，从而有效提高事业单位文书档案整理水平。

(二)应用新型信息技术

传统文书档案整理工作巳经不能跟上时代的潮流，所 以需要在其基础上，不断融入科技信息化技术，这样才能实 现推动事业单位效能化发展。经济是实现发展的基础动力， 所以想要实现文书档案整理工作与信息技术的高效融合，事 业单位就必须加大资金的投入，购买新型设备仪器，多方面 共同建立网络平台，实现信息技术共同促进技术交流，改变 原有的文件人工或物流的传递方式，实现事业单位科技化、 便捷化发展⑶。不断完善相应的法律法规，进一步有效实现 电子档案规范管理，进一步消除双向档案无缝衔接的弊端， 继而实现事业单位文书档案整理工作的有效推动。

(三)加强整理规范程度

提高文书档案整理的规范程度，能够提高档案整理人 员对文书档案整理的精准程度,确保文件处理的及时性和准 确性，同时在文件进行调阅和收发时，相关工作人员需要做 好借调记录并进行有效登记，确保文件的行为规范，以及对 文件的来源和回收进行及时有效调查，拟定规范的、合理的 文书档案格式，能够为文书整理创造便利条件。

在保管文书过程中，需要做好一切防止事故出现的预 防措施，如防火、防潮、防虫等。需要对相关文书档案进行定 期的检查工作，针对其中存在的问题进行有效整理,全面性 的预防文书档案出现变质、潮湿、损坏等现象，从而进一步推 动事业单位效能化顺利发展。

五、结论

综上所述，文书档案整理工作能够有效客观记录事业 单位会议中的重要资料,并将其进行综合性汇总分类，经过 积累构成一个海量数据库，能够对事业单位的发展历程和决 策服务提供真实有效的依据，不断将其与现代化网络科技相 结合，进一步有效促进文书档案管理工作实现科学化发展。