档案数字化在信息化建设中的优势和作用

  档案数字化就是在档案管理工作中全面采用现代信息技术，对档案信息资源进行处置管理和提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。档案数字化包括：计算机技术、扫描技术、图形图像处理技术、数据库技术等。把馆藏各种载体的档案转化为数字化档案信息，以数字化存入，以网络化互联，利用计算机系统管理，目的是让现有的档案文件资料全部实现电子化，建立健全档案目录数据库，全文数据库和多媒体数据库（如照片、音频、视频等），通过数据接口和办公系统互通，用先进的电子档案管理系统让各部门在数字化技术平台上实行快速检索和利用，从而实现档案信息资源共享。

  文书档案仍然以纸质为主，传统载体的档案占用的存储空间大，保管成本高，使用过程很容易磨损，并且检索效率低， 难以满足工作日渐增强对信息资源的需求，为了提高档案服务效率，方便利用者使用电子档案，有着得天独厚的条件，使档案的利用不再受“孤本”的限制，具有便捷性。利用原件变成主要使用档案数字副件，从而得到更加有效的保护，尽量避免重要性原文件损坏，减轻工作量和减少查阅时间，档案信息的利用时效性和价值充分体现，实现价值的增值。保护原始档案安全和可用性是档案工作的重要内容之一，档案数字化后，有利于提倡新时期形式环保无纸化办公和电子政务通过新型档案数字化管理模式的推行与实施，在传统档案管理基础上实现优化整合建全工作效率，提供快捷档案服务，开拓档案信息服务的范围，提高档案信息服务效率，还可以交流互动共享信息，更好地服务各部门档案利用工作。在信息数字化时代，档案管理已逐渐从传统的思想观念中解放出来，在政策制定、方法改进、技术提升、设备配置，人员结构等方面发生巨大改变，并在不断进步和完善，结合当今新时代背景下的创新和环保意识，使档案管理工作发生质的飞跃，改变传统思维方式和管理模式，促进档案管理水平更上一层楼。