企业档案信息资源开发利用工作研究

摘 要：档案的价值在于利用，企业档案工作的重要价值也主要在良好的服务中得以体现，在服务企业发展中体现。当前，多数企业的档案管理模式落后，档案利用服务工作依然是“你调我查”的非主动类型的服务，服务方式缺乏创新，仍然是传统的借阅服务为主。本文结合实际工作，分析了产生这种问题的原因，并提出了具体的解决措施，以发挥档案工作在企业发展中的重要作用。

关键词：企业档案；开发利用；档案管理服务

档案工作是一个非常复杂且重要的工作。因而，对档案的开发以及合理利用是开展档案工作的最初的出发点以及最后的归宿。要对企业的档案管理服务模式进行创新， 首要的任务就是做好档案管理的开发与利用工作。

1 企业档案开发利用工作现状

档案的价值在于利用，企业档案工作的重要价值也主要在良好的服务中得以体现，在服务企业发展中体现。当前，多数企业的档案管理模式落后，档案利用服务工作依然是“你调我查”的非主动类型的服务，服务方式缺乏创新，仍然是传统的借阅服务为主。一方面是因为现阶段的档案馆内所收藏的数字化资源较少，缺乏先进的检索模式，工作效率低下；另外一方面则是因为许多企业对于档案管理并不重视，所招聘的档案管理人员的素质普遍较低，企业内部没有建立一个科学的档案管理服务模式。针对这些情况，要改善企业档案管理存在的问题，要从档案管理工作人员不断完善其工作着手。

2 企业档案信息资源开发利用工作的发展方向

2.1 创新的服务理念和创新的服务模式

要加强和改进企业档案信息资源开发利用工作，就必须要从根本上改变服务理念，不能被动地等待工作上门， 而应该主动出击与相关档案利用人员进行有效的沟通，通过了解利用者使用档案的具体需求，针对其制定一个全面的个性化的服务体系，并进一步完善反馈机制。在整个服务结束之后，还需要持续跟踪，充分了解利用者对档案服务的满意程度，并通过对反馈信息进行分析与整理，发现相关利用者新的需求，从而提升档案管理人员的工作效率

与服务质量。要创新服务模式，推进档案管理服务模式从传统的索取型服务向推送型服务转型。在全面了解利用者的各种需求之后，需要有针对性地向相关利益者推送有价值的信息资源，促使利用者能够实时地掌握自己所需要的档案信息资源的新信息，让利用者们改变对档案部门的传统看法，增强对档案部门的依赖性。

2.2 优化升级传统的档案服务方式

推行新的档案服务方式，主要是指要开始推行对档案信息资源进行深入的挖掘与加工，作为档案管理方也能够提供给利用方更多的档案信息资源。具体来说，作为企业可以针对企业的发展需求，编辑和出版相应的具有企业特色的案例汇编，从而通过一些经典的案例，总结出事物的发展规律以及所形成的共性因素。并通过对其进行详细的分析，找到解决相似问题的对策与措施，给企业的管理问题提供一定的启示，最终达到完善企业经营管理模式，促进企业长远发展的目的。

2.3 建立相对完善的档案管理信息系统

现阶段，电子信息文件在企业档案管理工作得以广泛运用，这也创新了企业档案部门的信息资源形式，意味着档案管理的核心功能正在逐渐进行转移，从档案管理的实体变化为档案管理资源。而管理的对象在其中也发生了根本性的变化。这一变化意味着档案管理者也需要通过学习和应用互联网的先进技术、影像技术以及数码技术及手段来进行档案管理工作。要通过加强企业档案信息资源管理的开发与利用，进一步推动企业档案管理实现信息化发展，建立一个相对完善的档案管理信息系统，并将其与企业的生产、开发、管理与经营等环节密切地联系在一起。通过深入开发档案信息资源，提高企业的盈利水平，获得更大的经济效益，进一步增强企业的竞争优势，在对档案信息资源进行开发的过程中，应该注重贴近企业的核心工作内容，与企业的具体情况结合在一起，特别是要与企业的库藏档案资源的具体情况相结合。

3 加强企业档案信息资源开发利用的重要途径

3.1 进行源头管理

重视档案信息资源的建设工作，需要从源头出发，严

格控制档案信息资源的质量，确保信息资源能够具有较高的开发价值。企业需要加强对档案信息资源的建设。在源头管理方面，企业下属的各个部门和单位需要加大对档案的管理力度，并配备专业的档案管理人员来管理整个项目部门的档案资料管理工作，这不仅需要企业制定一个完整的档案管理制度，同时需要各个部门之间开展紧密的合作，并进行相关的考核工作。只有这样，才能够真正地实现源头管理的目标，这对于档案信息建设具有重要的意义，也能够为档案信息资源的开发利用奠定坚实的基础。

1.1 寻求重点与突破

档案信息资源开发工作的主体内容为多元化档案利用服务机制，要按照具体的情况，力求抓住重点，并寻求新的突破。例如以通过开发档案信息资源管理工作为提高企业效益以及生产经营服务为目标任务，从信息化的方向着手，确保信息资源能够实现新的突破，增加其流动速度。同时还需要在网络建设、改革创新以及手续简化等环节上寻求新的发展突破点，并取得一定实际效益。当前，在一些企业当中，在开发与利用档案管理信息资源方面也取得了很大的成效。并通过先进的信息技术，实现了在档案管理系统中的文档一体化管理模式，这一模式的形成不仅有利于实现档案服务管理工作各环节的全方位信息化管理， 与此同时还能够很好地规范电子文件，并确保有价值的档案资料能够完整、齐全地保存下来，从而实现综合档案的电子化流程。

1.2 由点到面，层层展开

在进行档案管理的开发工作当中，应该要用全面的、发展的、联系的观点看问题，促使档案管理信息资源发展成一个科学的、全面的理论体系。因此，由点到面、层层铺开，能够实现档案事业的全面发展，促使档案资源发挥其相应的作用。在具体的实施方面，相关企业可以通过以某一个部门作为档案信息管理的实验点和模板，然后逐渐推广到其他满足条件的部门和单位，并通过这一举措从整体上提升整个企业的档案管理工作质量。

1.3 加强物质与技术保障

要促进档案信息管理资源的开发与利用，提供一定的物质与技术保障是非常有必要的。没有一定的保障机制， 档案管理信息开发也不可能顺利完成。因此，在推进企业档案管理服务创新的过程中，要在进行档案管理的过程中尽可能地运用一些先进的技术手段，并提供相应的人力资源保障，尽可能地确保其能够起到保障档案管理工作顺利开展及实施的作用。

当前，在我国的许多企业，档案信息资源一般只是具备着一定的存放功能，要对信息进行利用和检索的难度都比较大。针对这一情况，在档案管理服务发展方面更应该通过应用和开发档案信息管理系统来实现电子文件的科学管理。对于现存的电子文件，企业首先要解决的一个问题就是要建立一个科学的信息管理系统，将企业的业务发展内容与电子文件紧密地联系在一起，通过信息技术的优势对这些电子信息进行存储和管理。这也能够方便以后进行利用和检索。

结语

随着经济社会的快速发展，对企业档案管理工作的要求越来越高。档案资源利用便捷化、管理信息化、制度标准化、队伍专业化等成为企业档案开发利用工作发展的新标准和要求，我们应积极适应时代发展的要求，不断完善体制机制，最大限度地发挥企业档案信息资源在服务企业发展、促进经济社会发展过程中的重要作用，为实现中华民族伟大复兴的中国梦贡献力量。