应用计算机进行档案管理的问题与挑战

自上世纪 &# 年代以来，经过不懈的努力，计算机档案管理系统经历了从微机单机版、海量光盘存储系统版、网络版等不 断发展的渐进过程。其间，档案管理也从最初的辅助手工档案 管理，一件一卷的创新档案管理，公文、档案一体化管理，发展 到对绝档案的计算机管理。通过计算机档案管理系统的开 发应用，档案管理信息化不断发展，档案管理工作不断得到创 新，使档案管理工作取得了巨大进展，极大方便了档案的保存 和应用。然而，在档案管理的计算机化过程中，也出现了一些 问题。

标准化程度低影响了我国档案管理信息化发展进程，造成 大量低水平的重复建设；相关法律的滞后则令计算机档案管理 系统只能停留在辅助管理的位置上无法继续向前发展。以我院为例，在 "’’$ 年引入一套档案管理计算机软件，%### 年前的档案完全按照其立卷、编目、存放，而后录入计算机供借阅、检索，然而，鉴于档案管理制度的改变，%##" 年购买新的计算机管理软件，由于两种软件的数据结构不一致，使得旧系统的数据 不能完全倒入新的系统中，使原来的数据无法在新系统中使 用。

! 新旧管理方式之间的矛盾与过渡

由于档案管理的极端重要性，在不同的历史时期产生了不 同的、相对于那个时代最完备的档案管理技术与管理制度。近 代档案学已经是一门完善的、体系严的科学。虽然档案学面 临信息化的冲击与挑战，但是我们必须清醒地看到，新一代档 案学尚未产生，档案管理信息化还存在大量未解决的难题。因 此，处理好档案管理信息化中的管理创新和原有档案管理制度 之间的矛盾是我们面临的首要挑战。

针对原有以快速查询、应用和确保档案安全为核心的档案 管理制度以及对历史档案管理现状难于改变的特点，必然会使 档案管理不可避免地走向管理方式的多元化。例如，国务院办公厅的档案管理系统就分为 "’’# 年前和 "’’# 年后，分别用不同的方式管理。因此对档案的管理必须坚持实事求是，尊重历 史，毕竟档案的历史管理方法无法改变，档案的安全是第一位 的。

当前，所有的档案管理部门都面临着新旧管理方式的过渡 问题，为了保证档案的安全，不应该也不需要强行把以前的档 案完全按现有的制度进行管理。例如，现在计算机系统的应 用，使档案的存档时不立卷也能达到快速查找的目的，而以前 的档案都是根据分类立卷存言放的，其分类立卷的目的也就是 达到快速查找的目的，不需要把以前的档案根据现有的计算机 系统进行重新编目。

" 标准化的挑战

由于各行业、各部门管理体制、管理方式不同，难于实现标 准化。在具体管理上，由于各级政府和政府各机构间，各企事 业单位间，缺少必要的协调机制，使本来能够实现标准化的管 理变得比较混乱。同时，信息技术飞速发展造成的应用技术体 系不断升级、换代，标准不断变化，加剧了档案管理信息化的风 险，加大了投入和建设难度。例如，每次存储介质的革命都带 来存储格式和标准的变革，将已经数字化的档案资料置于重新 投入巨资升级或放弃原有数据的两难境地。另外，档案的立法 相对比较缺乏，甚至对超过 (# 年的历史档案必须解都没有明确的法律依据，造成大量档案因级问题无法发挥其应有的 使用价值。至于建立电子档案，不但存在巨大的技术和管理方

面的问题，而且至今在标准、法律依据等方面都还是空白。

由于当前标准的缺乏，要求我们在开发，建立计算机软件 系统时，必须充分考虑到技术的发展和政策的更新，尽量在数 据结构层次上做到完备性。

# 办公自动化的更高要求

当前，我国各行业、各部门都在加紧实施办公自动化建设。 值得注意的是，办公自动化系统构建在国际互联网平台上，能够直接为社会和公众提供服务，履行政府和企事业单位职能； 另一方面应用于互联网上、功效等同于手迹和印章的电子签名技术得到广泛应用。这构建了在互联网上的最基本的电子信任体系，在网上进行有关社会活动便有了可信的安全保障。正因为如此，国际上电子政府建设成为新一轮公共行政管理改革的标志，使推进电子政务成为政府管理领域里不可避免的一场深刻的革命。今后开展档案管理信息化建设应更新旧观念，研究新问题，做出新部署。在档案管理信息化建设上需要不断创新。

从跨国企业人力资源管理上看，人才档案的管理与应用已经实现了信息网络化。美国 ’)"" 事件发生后，不少大公司的资料、档案信息系统虽然遭到彻底摧毁，但仅仅几天后，这些公司在其数据备份系统和灾难恢复系统的支持下，业务全面恢复。这说明当前档案管理系统已经发展到了高度可靠、可用的水平。如果还是按原来的办法各自为战地建设，不从中总结经验，接受教训，就不可能加速这项建设的进度，就会事倍功半， 还会给国家造成巨额浪费。

档案管理系统必须考虑它是单位的一个组成部分。因此 必须从单位的全局出发，构建档案管理系统。与我们过去档案 管理信息化的需求相比，今后系统建设至少需要考虑增加以下任务并及时部署。一是应用信息安全基础设施———*+, - ./，建立可信任和可授权的应用系统。在互联网条件下，电子档案的 应用和管理需要电子证书以规范权限和使用电子印章，确保电 子档案的完整性、不可抵赖性和安全、保要求。二是政府电 子档案的数据备份、事故应急响应和灾难恢复系统的建立。电 子文档和数据是所有信息化建设投资最终获得的几乎唯一的 回报，是极宝贵的数据资源。我们应该以全新的理念、审慎严 的措施、科学的方法，从建设之初就构建电子档案坚固的安 全屏障。