怎样做好事业单位档案整理工作

  事业单位在社会经济改革的浪潮中也面临着变化,科技进步的前提下,诸多事业单位采取了重组、精简的战略,以提升自身的治理能力,重新获取发展动力。事业单位档案管理工作本身和运营方式存在较大的联系,传统的纸质档案的管理制度在新技术、新变革的冲击下逐渐不能适应当前的业务需要。为了让事业单位的档案整理工作更好的开展,就应当进一步推动事业单位档案整理工作的发展,运用创新手段做好事业单位的档案整理工作。 

  一、对事业单位档案整理的意义与目的 

  对事业单位的档案进行整理,主要的意义在于:第一,保存的资料和事迹便于日后业务需要时候的方便调阅;第二,在应急需要的时候,能够提供有力的支持证据。另外,档案材料也是事业单位在开展运营活动的参照物,事业单位在开展新工作、新项目时,能够借鉴前人的档案材料、丰富经验、少走弯路,提升活动的效率、质量。 事业单位的档案整理水平高低事关事业单位的长远发展,必须引起高度的重视,避免出现管理的隐患。档案整理的各项工作如果做不好,会影响各项工作的未来开展,“以史为鉴可以知兴替”。通过档案整理的各项材料查阅,可以让后人学习与借鉴,从而再更好地提出合理解决应对的方法。所以,无论何时何地,工作负责人都应当对单位的基础情况、未来发展、制度组织做好记录、整理与保存的工作,以协助事业单位更好地应对业务变幻,确保单位的稳健长远发展。

  二、事业单位档案整理工作存在的问题 

  (一)不够重视 

  当前,许多事业单位的职工并未意识到档案整理工作对于档案管理乃至整个事业单位的管理和发展的重要性。很多单位负责人在档案整理的过程中并没有投入太多的管理、付出太多的努力,整理、管理的效果也不是很理想。也有很多事业单位、上级管理部门也没有对档案的整理工作进行审计、监督,更无论绩效管理中纳入档案整理的工作。所以,许多单位的职工对于档案整理工作并不重视,这就导致档案整理工作的软硬件都十分困乏,档案整理负责人在整理、记录、归纳时缺乏有效的工具,导致档案整理工作的效率不高,价值不够重视,职能又没有足够重视,导致整理工作敷衍了事,没有起到应有的管理、整理所达到的效果。而且,在日常工作中,由于缺乏必要的绩效激励,遇到此事时,档案管理工作需要员工配合时,往往相互推脱,不愿意承担,导致档案整理工作不及时、杂乱无章。 

  (二)档案管理硬件不足 

  由于事业单位的管理人员对于档案整理工作的认识不准确,对于档案整理的工作不重视,不愿意付出精力来进行管理, 这就导致了档案整理过程中的硬件投入不足。在互联网信息技术高度发达的今天,却因为没有有效的电子化设备,使得档案整理工作的效率不高,档案整理不能适应当前市场发展的趋势。 

  (三)档案整理人员的素质 

  信息时代的档案整理有别于其他内容简单、形式较少的档案整理,其档案内容除了纸质文本之外还有大量的影音图像需要保存和备份,所涉及的档案整理内容形式都比较复杂和多样化,所以需要档案整理专业人才的有效管理才能处理到位。 但是,由于事业单位对于档案整理工作的不重视,档案整理工作 人员往往是单位中能力比较落后的人员,对于这些档案的整理往往经验不足、加之能力落后,可以想象档案整理的水平必然不高。

  (四)管理制度不到位 

  由于对于档案整理工作的不重视,对于档案整理的管理制度也必然不会投入太多的精力,即便有相关的制度构想实施也不会到位,这都会造成档案整理工作的监督不足、审查不足,档案整理负责人也往往应付了事,随意整理,缺乏监督的情况下, 最终只会造成档案的缺失、混乱。这对后来的人员进行资料查找都是极为不负责的。

  三、改善事业单位档案整理工作的应对策略 

  (一)制度保障

  制定、完善事业单位的档案整理监管制度,要确保制度的内容全面、形式到位,各级单位领导要根据档案整理工作的现实情况来制定、完善监管制度,进而有效地审查档案整理的效果,督促档案整理的负责人做好整理工作。提升档案整理分类存放的管理有效性。 

  (二)引起重视 

  要做好档案整理工作的基础就是要得到领导的支持,事业单位领导、档案负责人必须要意识到档案整理的重要性,参考一些优秀的事业单位整理工作典范,认识到档案整理对于业务的支持、帮助的重要性,帮助单位领导、单位档案整理负责人形成新的认识、新的态度,重视档案整理的工作,提升档案整理的质量效率。各级领导、负责人也要对市场上新的整理技术、整理工具进行了解,必要时候引进合适本单位的处理设备、处理技术以便更为有效管理复杂、繁多的档案资料。同时,领导也要引入一些技术处理的外部高端力量、能力较强的人才来改善、优化档案的整理工作,确保档案整理的改革优化、执行到位。 

  (三)保密到位 

  档案整理中的一个重要环节便是保存好事业单位重要数据、核心技术,如果保密工作不到位,出现信息外泄的情况,核心专利技术数据就会被人盗取利用,这对事业单位未来的发展就会产生很严重的影响。所以,事业单位应当要做好档案整理的保密工作,保证数据资料让内部核心人员指导。具体落实就 是要选好保存档案的介质、地点,将档案的涉密进行具体的分级整理,以便更好地做好档案保密的各项工作。 

  (四)运用新技术 

  计算机处理、互联网技术、云计算的发展使得现代档案整理工作跃上了新台阶,改变了过去纸质记录存档的传统,避免了偷盗、火灾造成的损毁。事业单位应当要投入必要的资源, 让档案管理电子化、信息化、云端化,提升管理的效率。