解析人事档案整理（一）

  一、人事档案的整理工作的含义 

  人事档案的整理是档案的基础建设之一。人事档案材料只有经过整理，才能完成向人事档案的转化。人事档案整理的目的是使人事档案材料系统化、条理化。所谓系统，就是按照材料的性质和形式，保持材料与材料之间的内在联系。所谓条理，就是档案材料经过整理后，要求层次分明、项目清楚、体系完整。人事档案的整理必须按一定的规则、方法、程序进行。人事档案整理是一项经常性的业务工作，是人事档案工作不可缺少的一个重要环节。

  1）整理工作是将杂乱零散的人事档案材料转化为有条理、有系统的人事档案的必经之路。未经整理的档案材料只是构成人事档案的因素，并不能称之为档案。人事档案材料只有经过整理，完成了转化工作之后，才称得上科学意义上的人事档案。 

  2）整理工作是保证人事档案完整与安全的重要手段。档案材料经过整理装订，能够有效地防止和纠正零散材料在查阅和转递过程中的错装、混装等差错；能够有效地避免或防止材料散失；维护人事档案的完整与安全。 

  3）整理工作是加强人事档案保管工作的重要基础。未经整理的档案材料杂乱无章、眉目不清，查阅时不得不将所有材料件件过目，这样既增加了查阅的困难，浪费了时间，易出差错，又容易撕破、卷角和损坏档案材料。整理后，有利于加强人事档案的保管工作，延长档案的使用寿命。 

  4）整理工作是方便快捷利用人事档案的重要条件。档案经过整理，可以检查材料收集有无遗漏或重复，检验鉴别工作质量，促进材料的收集归档和鉴别工作。同时，分门别类、排列有序的人事档案可使阅档者有规律可循，从而提高利用效率。 

  二、对人事档案进行整理的必要性 

  对人事档案进行整理主要有以下几种情况：

  1）在新建立各类人员人事档案时需要进行整理。对新增加的各类工作人员，如分配参加工作的大中专毕业生、从社会上选拔聘用的国家机关工作人员、企业招收录用的新职工等。原来没有档案的必须建立档案，并且需要按规定进行系统整理。 

  2）在人事档案类型转换工作中需要进行整理。由于各类人员的工作单位性质以及其在社会实践活动中的身份发生了变化，其人事档案也需要随之进行类型转换。比如企业职工录用为国家干部，其人事档案就由工人档案转为干部档案，部队军官转业地方工作，其人事档案就由军人档案同样转为干部档案。在这种情况下，需要按照其转换后的人事档案类型要求进行整理。 

  3）在人事档案工作有关法规对人事档案内容及其分类有了新的要求时，需要进行整理。因人事工作和人事档案工作自身发展的需要，人事档案工作有关条例规定对人事档案内容分类排列进行了调整时就要对人事档案进行普遍整理，以适应新的形势需要，符合新的规定要求。普遍整理主要是从上至下统一部署的全面整理工作。 

  4）在日常保管工作中，人事档案零件材料较多时，需要进行整理，也就是添加材料的补充整理。人事档案是动态的，组织人事、劳动等工作中会不断地形成新的反映各类人员在社会实践中德、能、 勤、绩的材料，需要及时补充到人事档案中去。在日常的管理工作中，发现有些人事档案零件材料积累比较多时，就有必要对人事档案进行局部整理。 

 5）在人事档案转递工作中，需要进行整理。在办理人员商调事宜、呈报职务任免、办理出后政审等工作，需要转递人事档案时，转出单位应在转递前对人事档案进行整理。人事档案管理部门在收到转本部门管理的人事档案后，发现未整理的，在入库前应进行整理。