解析人事档案整理（二）

  三、人事档案整理的要求 

  人事档案整理必须做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。这是人事档案整理工作的总要求。 

  1）认真鉴别。对收集起来的每一份材料逐一鉴别，该归档的材料一定要归档，对规定不能归档或没有归档价值的材料要剔除予以处理。根据形成材料的历史条件、材料的主要内容、用途及其保存价值确定材料的取舍。 

  2）归类准确。就是对归档的材料，按照人事档案内容分类进行归类，做到每一份材料各就各位。归类准确是整理工作中最基本的要求，直接影响整理工作质量和利用工作效率。 

  3）编排有序。是指在归类准确的基础上，根据不同类别材料的具体情况和实际需要，采取按时间、分体系、分层次、分项目的科学排列顺序，使档案材料在排列上有规律可循，从而达到便于利用的目的。

  4）目录清楚。每个经过整理的人事档案都应填写目录，并做到字迹工整、项目齐全、内容规范，目录登记情况与实际档案材料完全相符。填写目录应无涂改勾画和错别字出现。 

  5）装订整齐。是指整理后的档案要加封面装订成册，达到线绳系紧、材料整齐、外观洁净。人事档案只有按照上述整理工作的要求，经过认真地整理，才能达到完整、真实、条理、精炼、实用的质量要求。 

  四、人事档案整理应注意事项

  1）为确保档案的安全，严禁吸烟。 

  2）不得私自涂改、抽取或伪造档案材料，不得在材料上随意添加文字。 

  3）不得擅自处理或销毁档案材料。整理中按规定剔除的档案材料，须进行登记，填清理由，经主管领导审查批准后分别情况予以处理。 

  4）要加强对档案材料的管理，防止丢失档案材料和泄露档案内容。 

  5）整理时，不得相互随便议论档案内容，不应马虎大意，折皱或损坏档案材料。发现档案材料中的差错和需要处理的问题时，要及时报告，及时办理。在档案的鉴别上必须遵循“取之有据，舍之有理”；档案的整理归档要严谨、科学；

总之，在整理工作中，应熟悉业务，讲求方法，掌握技术。对于整理方法和技术应善于灵活运用，从实际出发，因人因地因档案原貌的不同而采取相应的方法、步骤和技术手段，切不可生搬硬套。这样既能提高工作效率，也能提高档案质量。