对纸质档案电子化的探讨（二）

二．开展纸质档案电子化工作应注意的几个问题 

  （一)提高认识，统筹规划。首先，思想上必须充分认识档案信息资源是全球、国家、区域信息的重要组成部分。尽管具有保密性，在一定时期内，开放范围和利用对象有所限制。但随着时间流逝。机密档案将逐步解密，档案的文化性质和社会性质逐步强化。利用的范围和对象将逐步扩大。只有档案信息在现代化建设中发挥重要作用时。档案和档案工作的价值才能充分展现。因此，在信息时代，我们要按照有关规定千方百计将呆滞在库房中的档案变成现实有用信息，进一步提高认识。切实加强领导，加快实施步伐。其次，要统筹规划。将大量的档案电子化，是一个庞大的系统工程。首先要做好馆藏调查，包括档案的类型、状态、数量、档案信息利用等基本情况。根据馆藏情况制订科学的实施规划，坚持“突出重点，分步进行”的原则，对馆藏重点档案和利用率高的档案先进行电子化，尽早满足利用者需求。 

  (二)标准先行，利用优先 

  1、纸质档案电子化涉及一系列的标准，包括计算机处理、技术参数设置、存储格式、利用模式等。因此，在开展纸质档案电子化时，必须根据国家标准，并结合设备的实际情况制定具体的操作规程。 

  首先，做好电子化时扫描参数的优化设置。扫描系统、扫描参数的选择和确定对扫描电子影像质量有着较大影响，其中扫描分辨率关系到扫描文件的清晰度和还原效果。分辨率越高扫描的文件越清晰，相应的扫描时间和存储空间就要增加；分辨率参数选得低，扫描文件的质量就要降低。我们选择分辨率时应根据实际需要综合考虑，包括扫描文件的可阅读性、存储空间、输出打印质量等。分辨率如果选择过高，超过输出设备的分辨率，再清晰的图像也不可能打印出来，没有实际价值。因此选择适当的扫描分辨率就很有必要。

  其次，做好扫描质量的全程控制。进行纸质档案原件扫描时。要注重全面的质量检查。质量检查包括以下几方面内容：A、扫描前的档案整理检查。要扫描的档案原件必须完整、排序正确，对折损严重影响扫描质量的原件应预先修整。B、扫描后的图像质量检查。扫描后的文件图像应保持档案的原貌，字迹清楚不失真。幅面摆放正确，亮度适当，既没丢失信息，又无增加信息，无错扫、漏扫，对文件图像质量有问题的应重新扫描。C、数据联接检查。通过机读目录数据库与已扫描的档案扫描图像文件进行联接，形成一一对应。再次，确定合适的扫描方式和文件存储格式。针对不同类型的档案我们在选取扫描方式时，要综合考虑图像质量、存储空间、扫描时间、还原输出及兼容性等。 

  2、纸质档案电子化必须坚持利用优先。针对馆藏浩瀚的档案资源，不加选择的全部数字化是不现实、也没有必要。我们应该根据一定的原则确定哪些馆藏档案应该电子化、哪些不需要电子化。在实际工作当中，我们采用的原则是“利用优先”，力争做到电子化的档案信息应该是高价值、高利用、有特色的信息资源。 

  3、加强纸质档案电子化问题的研究，及时解决电子化进程中的疑难问题。纸质档案电子化是档案信息化进程中的一项重要内容，随着纸质档案电子化工作的不断推进，不可避免地会遇到一些新情况、新问题。比如，电子化档案信息压缩及存储的关键技术问题：电子化档案信息的访问形式与安全控制问题；电子化档案信息的法律地位问题。针对这些新情况、新问题。应在抓纸质档案电子化工作的同时。组织力量开展档案电子化问题的研究。及时解决工作中的一些技术性问题，同时澄清和统一思想认识，确保档案电子化工作的顺利开展。 

  此外，必须加强纸质档案电子化和电子化档案信息管理人才的培养。 档案电子化及电子化档案信息管理，涉及到计算机软硬件与扫描技术、数字影像处理技术、存储技术和档案管理的基础知识，绝不是只懂得计算机技术或只懂得纸质等载体档案管理知识的人所能胜任的，所以应加强这方面技术人员的培养。