纸质档案数字化工作探讨

  利用是档案管理工作的根本目的，档案管理专业性强、涉及面广、种类多、数量大、利用频繁，传统的检索方式需要通过人力去翻阅、查找，档案检索较烦琐、工作量较大，既费时又费力。纸质档案进行数字化处理后，可以提供各种科学的、符合需要的档案检索工具，操作方便、快捷，能更大程度的满足利用者的需求，实现档案的有效利用。档案室如何开展电子档案管理工作，采取什么原则和策略，是我们档案工作者必须认真研究和思考的问题。 

  一、纸质档案数字化的范围 

  纸质档案数字化，是一项巨大的社会工程，需要进行价值评估核算，以期用较少的投入取得较好的效果。因此，在纸质档案数字化之前，必须正确界定档案数字化的原则和范围，不能也没有必要将全部纸质档案数字化。一般应把握四个原则：一是使用价值原则。使用价值的大小，主要取决于使用频率和使用单位和个人的重要程度。要遴选那些使用价值较大的档案作为数字化的重点。二是历史价值原则。有些档案资料虽然使用频率低，但却是一个历史时期的重要事件，具有一定的历史研究价值，这样的档案也是数字化的重点。三是预期价值原则。虽然有些档案目前看价值不大，但从未来预期 看，有较高的使用价值，这样的档案也不可忽视。四是整体价值原则。虽然有些档案单独看没有什么价值，但与其它一些有较高价值的档案资料是密切联系的，这部分档案也应统一实施数字化。 

  二、纸质档案数字化工作应注意的问题 

  1．做好数宁化制作方式的选择。数字化加工是一项系统工程，涉及巨大的物力、人力和资金投入以及技术问题，所以一定要重视数字化制作方式的选择。纸质档案的数字化制作方式主要有直接扫描和缩微转化两种。对于还没有将原有纸质档案进行过缩微复制的档案而言，可以选择直接扫捕方式，即采用扫捕设备将档案原件转化为数字影像。在具体的纸质档案数字化制作中，对大量标准的、纸张质量较好的档案可选用高速扫描仪，对少数珍贵的、纸张质量较差的档案可选用平板扫描仪采集影像。如果条件许可或者出于增加备份种类的需要，也可以先进行缩微复制，然后利用缩微胶片转化成数字图像。对于已进行过缩微复制的档案而言，即采用专用扫描设备将缩微胶片上的影像转换成数字影像。

  2．注重特殊文件的处理。档案安全，始终是档案工作的生命线和底线，是档案部门的基本任务和第一要务，在数字化工作一开始就强调档案数据信息的安全。首先，对密级文件、涉密材料的控制管理。为落实这一要务，保证对密级文件、涉密材料的控制管理，在进行数字化时要做到：(1)在数字化前对档案全宗进行摸底，由专门人员对涉密档案进行单独保管。(2)要求整理人员对绝密、机密、秘密文件档案必须填写《文件密级登记表》，对该份档案的全宗号、目录号、案卷号、文件标题等详细内容进行登记，由组织鉴定后再决定是否进行数字化。其次，对珍贵、实物档案进行数字化。处理对策与对密级文件、涉密材料的处理对策一样，对于涉及民族敏感问题、边界问题等的档案和实物档案由专家组织鉴定后再决定是否进行数字化或如何进行数字化。 

  3．数字化档案的安全技术管理。安全性从技术的角度主要体现在物理层、网络层、操作系统、数据、应用层和用户等层面。要针对安全需求，创建相应的安全策略。(1)策略。有效的安全策略能确保网络设备不受蓄意破坏或不合适的访问。应该根据档案管理需要来确定安全策略，如用户访问权限、IP地址的限定等；(2)技术手段。常选用的安全技术手段有防火墙技术、加密技术、入侵检测技术、安全扫描技术、用户认证技术和日志记录技术等。(3)信息备份。需要采用信息备份，以保证当系统出现故障时，能以最快的速度恢复正常，将损失程度降到最低。常采用的措施一种是定期备份，另一种是远程数据库备份。

  4．数字化工作的监督管理问题。为确保纸质档案数字化工作的顺利完成，档案管理部门有必要加强数字化工作的监督管理。一是加强档案出库、入库管理。严格执行档案出库、入库登记制度，并对纸质档案实体进行检查，然后交接双方签名确认。二是加强纸质档案的拆装管理，要求工作人员在拆分纸质档案时一定要谨慎，不得有任何损害档案行为；纸质档案的重新装订也必须要谨慎，同时要求装订材料必须符合档案长期保存保管的需要。三是加强场地管理，提供足够的空间来开展数字化工作，并保证数字化操作场地的温湿度符合要求。四是加强人员管理，对工作人员进行宣传教育，要求数字化工作场地内严禁烟火，彻底消除安全隐患。 

  总之，纸质档案数字化工作是把传统的纸质档案转换成档案的数字图像，这部分工作的主要内容是保证图像数据的质量，包括清晰度、准确性、完整性等，而最重要的是最大限度地保存档案的信息，真正达到通过数字化对档案进行复制利用的目的，为档案馆信息化建设莫定良好的基础。