工程竣工图纸档案扫描制作电子档案的几点思考

  工程竣工图纸档案数字化制作是档案管理人员的智慧结晶，是城建单位的宝贵财富，只有妥善制作和保管这些竣工图纸档案，才能使其在各项建筑的改扩建、灾后重建以及城市建设中发挥更大的作用。 

  一、工程竣工图纸档案数字化管理的意义 

  所谓竣工图纸档案的数字化，指的是借助扫描仪、 数码相机等现代设备，对纸质档案实旋数字化加工，同时将其转变成为能够存储在计算机等载体之内的数字图像或者数字文本的过程。 

  首先，竣工图纸档案数字化是档案管理工作的实际需要。只有推进工程竣工图纸档案数字化，才能够摆脱档案利用的束缚，确保档案利用工作从封闭走向开放，从简单的保管与利用朝着信息采集和管理服务转变，从而确保城建档案资源的有效利用。 

  其次，现阶段，竣工图纸档案在很大程度上依旧停留于纸质档案的管理水平上，从而导致档案材料的数字化水平较低，导致很多老旧的竣工图纸由于长期折叠磨损，致使图中一些重要数据模糊不清，甚至由于管理人员的频繁调动，出现了丢失的现象，这样既无法提供利用图纸档案，又失去了档案保管的意义。 

  最后，竣工图纸档案的数字化不但推进了工程档案利用效率的提高，而且有助于加强城市建设规划管理和城建档案资料管理之间的协作关系，进一步提升了数字档案的利用效率，避免重复建设的问题。 

  二、工程竣工图纸制作电子档案的优缺点 

  (一)制作DWG文件格式图的优缺点 

  DWG文件是通过CAD软件形成的文件格式，它也是二维绘图的标准格式之一。利用CAD对工程竣工图纸进行电子档案的制作，其优势在于仅仅需要在电子图上 对竣工图纸进行调整和保存，能够非常方便地进行刻录与拷贝，归档起来比较容易。但DWG文件无法被一部分软件直接使用，其通用性较差，另外还有两大难点需要克服： 

  其一是CAD软件版本众多，DWG格式的图纸文件很容易被修改。CAD软件历经了几十个版本的更新变化，不同版本所形成的文件并不一定兼容，只能够通过高版本来打开低版本的文件。所以，我们在档案利用时常常需要更新软件版本才能够打开竣工图纸，这对于城建档案管理部门来说经济负担和物力负担较大。另外，虽然《建设电子文件与电子档案管理规范》中推荐采用DWG格式来制定竣工图纸电子档案，但DWG文件很容易被修改。 

  其二是竣工图纸签章缺乏，不符合相关规定。利用CAD制作DWG格式的竣工图纸已经成为目前城建档案管理工作的主要选择，但是这些电子竣工图纸很容易缺少签章与负责人的签字。按照国家相关规定，每张竣工图纸的图标栏空白处都必须加上施工企业盖上的竣工图章，同时要有负责人签字才能够生效。所以， 这些不具备负责人签名与竣工图章的图纸严格上来说不是标准的竣工图纸。 

  (二)扫描纸质图纸方法的优缺点 

  利用扫描的方式来制作竣工图纸电子档案的优势在于，扫描之后纸质图纸中的线条、文字等信息都会全部被固化到电子图中，如果纸质图上有签章，经过扫描之后的电子图上也会有相关信息。因此，扫描的方式能够很好地保存原图信息，但是其缺点在于： 

  第一是工作量较大，程序相对繁琐。因为竣工图纸的专业性和多量性，需要进行扫描的图纸非常多，扫描到电脑中后，还需要对每张电子图纸进行后续处理，对图像数据逐份进行检查、去污、裁边处理等，所以不仅工作量较大，也很消耗时间成本。 

  第二是对设备的要求较高，工程竣工图纸的规格比较多，最大为A0，甚至还有更长的，所以对竣工图纸进行扫描标准的是采用A0幅面工程扫描仪，这类设备价格比较昂贵，对于经费较为紧缺的单位来说是无法配置这种设备的回。 

  第三是扫描效果会受到很多外部因素的干扰。影响的因素主要有设备因素、人为因素以及纸张新旧因素等。不同的扫描设备必须对其进行不同的设置，使用不同的配套软件，扫描效果也不尽相同；电子档案制作人员在进行扫描的过程中，纸张摆放是否平整、参数设置是否正确等都会影响扫描的效果；另外纸张的新旧情况、原竣工图纸品质也会影响扫描效果，纸张较新、底色较重的扫描图清晰度相对较高。

  三、工程档案数字化工作的步骤和标准 

  (一)统筹规划，整合档案资源 

  首先是扫描当地历年来所有的工程竣工图纸资料；其次是处理好建立电子数据库之后到CAD辅助设计形成的纸质和计算机数据光盘并存的载体形式；最后是处理建立CAD网络辅助设计形成的电子图与纸质图并存的载体形式。对竣工图纸进行扫描之后，让纸质图纸转变成为电子图像文件，将过去的计算机项目检索数据库与CAD网络辅助设计图库保留下来，进行数据库链接，满足各种利用需求。 

  (二)新归档图纸与扫描数字化同时进行 

  对于新归档的工程竣工图纸，笔者建议归档验收和扫描工作共同开展。在底图进行纸质归档的同时对其实施数字化转换，这样做的目的是为了保证数字化档案和纸质档案的相互一致。纸质竣工图纸扫描之后成为图像文件，一般很难进行修改，从而有效地保护了竣工图纸 档案的安全性。 

  (三)对需扫描的纸质图纸进行核查鉴定及整理

  选择业务部门、科技部门和档案部门的人员组建专门的竣工图纸鉴定小组，对需要扫描的竣工图纸展开核查鉴定。可以结合当地工程建设实际情况，根据保存时间侧重于永久保存的，或者根据其实际价值分专业和设计阶段进行鉴别。确认扫描的图纸档案，应该把相应的账簿目录统一进行复印，再逐一对其底图进行核查，根据目录出库，按照竣工图纸档案的代号、子项号以及阶段号进行排列并详细记录。对已经扫描完成的竣工图纸要单独保存放置，扫描完成之后再集中处理。 

  (四)图像数据的质量检查 

  在对竣工图纸进行扫描的过程中必须要检查好图像的清晰度，如果发现存在失真的问题必须及时进行纠偏和去污处理。要将扫描图像质量检查工作作为一项重点工作来抓。 

  (五)图像存储中的格式选择 

  因为扫描设备的不同，扫描得到的图像文件也有不同的格式。国家档案部门规定一般使用JPEG格式进行存储。对扫描图像文件的命名，必须和纸质竣工图纸档案相同。 

  (六)数据验收及备份 

  得到图像数据之后要第一时间进行备份。扫描设置要使用专门的计算机，保证图像数据的完整。图像库和目录库建成之后，必须要加强备份工作，备份频率通常来说应该是每天一次，备份的图像文件通常保存一周左右，也可以采取A、B两份异地保存备份的方法。 

  总之，工程竣工图纸档案是城建单位的宝贵财富，我们必须要妥善保管。在当前的信息化时代，工程竣工图纸档案的数字化已经成为了必然趋势，只有做好电子图纸档案的制作工作，才能充分发挥出工程竣工图纸档案的作用，才能更有力地推进我国城市规划建设的发展。