专题沙龙I新时期档案馆的安全风险与防控

李兴利（河南省焦作市档案局、馆）：安全是档案工作的底线。2019年1月30日国家档案局针对个别地方发生的档案安全事故，印发《关于深入开展档案安全检查的紧急通知》，要求各地档案部门深入开展节前档案安全检查，切实采取有效措施防控风险。本期沙龙，请各位同行结合实际谈谈我国档案馆，特别是市、县两级基层档案馆，主要存在哪些安全风险，以及如何采取有效措施预防和控制风险。

丁晓琴（河南省洛阳市档案局、馆）：档案安全涉及到档案工作的很多方面，我认为做好档案安全需要从以下方面入手：一是严格按照《档案馆建筑设计规范》设计档案库房，库房选址、档案柜布局和门窗设计满足有关要求；二是使用档案装具、纸张、照明灯具、窗帘等都要符合档案安全的需要；三是档案库房、办公用房、阅览用房、整理用房用电设备应经常检查，防止线路老化，避免一切不安全因素；四是安装库房温湿度监控系统，保证库房恒温恒湿，并经常检查，避免发生漏水、漏电事故；五是安装消防系统，保障档案安全，并经常检查，及时更换相关设备，及时更换气体、灭火器中的填充物；六是安装档案安全防范系统，包括智能门禁识别、红外报警、视频监控、出入口控制、电子巡查等；七是成立档案安全领导小组，定期巡查，建立台账；八是档案馆在发布档案信息时，应认真审查，该公布的公布，不该公布的不能公布，同时在档案数字化过程中加强防火墙等防病毒技术，避免信息化数据库被外人侵入。

程媛媛（河南省焦作市档案局、馆）：我们通常涉及的档案安全往往都是通过“人防、物防、技防”加以预防。但随着信息时代的发展，档案数字化工作的推进，在基层时常会出现“档案实体保存完好，信息却无法读取，导致档案凭证作用丧失”的“死档”情况。比如个别单位保存的“软盘”，一些需要特殊播放设备的录音带和录像带，一些照片档案缺乏基本的文字说明等。希望能够引起高度重视，否则一些珍贵的档案可能就真的会成为“死档”了。

何思源（中国人民大学信息资源管理学院）：就基层档案馆而言，我有两点想法：一是意识问题。前几日看到一篇探讨电子档案异地异质备份的论文。这篇文章提到，当年汶川地震之后，各地档案部门对于电子档案异地异质备份高度重视，但随着时间推移，有些部门就渐渐有所懈怠。虽说档案安全事故发生的概率较小，但一旦发生，后果不堪设想。因此，我们是否可以专门整理一个有关档案安全的案例库/案例集（包括正面案例和反面案例），既可以起到传播、交流、分享、沟通的作用，也可以让档案工作者深刻意识到发生档案安全事故的严重后果，以此作为提高安全意识的手段之一。二是数字档案的安全问题。以数字形式生成的档案应当以数字方式进行管理，涉及法律法规、制度标准、技术、系统、人才等多种要素。与传统载体档案相比，其面临的安全风险更多、更复杂。基层档案馆人、财、物及技术水平较为有限，尤其需要注意防范数字档案面临的新风险，保障数字档案的真实、完整、可靠、可用。

吴雁平（河南省开封市档案局、馆）：档案安全风险的防范，知道什么是风险，解决的只是防什么的问题，更重要、更紧迫、更棘手的是要解决怎么防、谁来防的问题。怎么防？现实中有哪些设备空置？有多少器材短缺？又有多少档案风险问题经年上报得不到解决？甚至没有回复。不能让这些明摆的、潜在的风险变成书面上无关痛痒文字和数字。只有档案从业人员人人皆有怀有敬畏之心，视档案风险随时可能发生，才能使那些既有的防范设备、完备的防范预案、具体的防范措施得到落实。谁来防？档案安全是层层负责，人人有责。可是如果心里没有“舍我其谁”的最后一关意识，每个人都想着上有领导、下有部属、左右还有同事，那么档案安全风险防范可能就防线尽失，后果将不堪设想。只有每个档案从业者都树立起“我是最后一关”意识，将看到的安全风险阻止于眼前，才能够保障档案的长治久安。

郭东升(山东省临清市档案局、馆):我赞成吴雁平说的每个档案从业者都要树立起“我是最后一关”意识，但这还不够。意识要落地，需要物质匹配，须强化实践。具体一点，就是用安全制度制约人，强化对安全制度落实的监督。强化对每个人档案安全工作实际操作各个环节的监管。我以为，县（市）各档案馆，必须明确一人负责内外监督的全部责任。对全馆所有人，每个人的安全工作监管。在安全软、硬环境上，主要监管局、馆长。在业务操作环节上，主要监管具体业务人员。这都属于内部监督。监管重点，除“八防”措施，还应特别注意对馆藏档案鉴定销毁的监督。对外监督，应包括对服务对象的监督。

梁艳丽（河南省新乡市档案局、馆）：在档案馆安全问题上，有两点要特别注意。一是主体责任问题。档案馆长不仅是业务工作的第一责任人，更是档案安全的第一责任人。在档案馆日常工作中，档案安全漏洞信息的搜集、判断、应对举措的提出，可能都由工作人员乃至副馆长完成，但如何应对却是档案馆长决策的。档案馆长不掌握档案安全情况是失职，不尽力解决档案安全问题是渎职。二是档案接待利用中的安全问题。档案法律法规既规定了公民查阅利用档案的权利，也规定了档案利用中的违法行为应负的法律责任。在查阅档案前，要通过口头告知、书面阅读、签字等形式让利用者知晓有关法律法规条文，依法依规利用档案。