我国智慧档案馆理论研究与建设进展

自 1994 年在澳大利亚阿德莱德召开的信息通信自动化会议上首次提出“智慧城市”以来[1]15，与此相关的问题就进入人们的视域。 至 2008 年 11 月，在纽约召开的外国关系理事会上，IBM 正式提出“智慧地球”  这一理念，并于 2010 年延伸提出“智慧城市”。“智慧城市”的提出引起全世界的广泛关注，各国开始着手进行智慧城市的建设。  在我国，2012 年公布首批国家智慧城市试点名单，包括 90 个城市[2]，标志着我国智慧城市的建设由此拉开帷幕。 各行各业也秉持智慧城市这一理念，顺应其要求，加强信息技术的应用，实现可持续发展。 作为智慧城市建设的一个组成部分，智慧档案馆的研究与建设备受档案界重视。 我国自 2012 年着手智慧城市建设以来， 面向智慧档案馆的各项工作逐步展开和落实，并取得阶段性成果。 智慧档案馆的建设主要集中在理论研究和实践应用两个方面。

一、智慧档案馆的理论研究

1. 发文情况。笔者利用CNKI 中国知网进行检索，以“智慧档案馆”“、  智能档案馆”和“档案馆智能化”为检索词进行主题检索， 截至 2016 年 12 月 31 日， 共检索出

590 篇文献。 剔除不符合检索要求文献，检索出相关论文共 104 篇。 通过对检出文献的分析，可以大致理清关

于国内智慧档案馆的研究方向、发展脉胳及走势。 我国智慧档案馆的研究成果年分布及所占比重如下。

我国智慧档案馆研究始于 2013 年。 发表文献主要分布在 2015 年和 2016 年， 占 2013—2016 年研究成果总量的 75％。  从表 1看出，2013—2016 年智慧档案馆的发文数量呈上升趋势。  2017 年 7 月再次检索，2017 年

1—6 月的发文量为 20 篇，可以预估 2017 全年的发文量

与 2016 年相比波动不会太大。  从 2013 年发文 6 篇到

2016 年的 44 篇，实现了较大幅度的增加，增长最为明显

的是 2014 年。 其原因主要有三个： 一是受到 2014 年 3 月召开的全国首次“智慧档案”建设座谈会的影响。 会议对智慧档案的概念、智慧城市对档案工作的影响和智慧档案馆与数字档案馆的区别等问题进行了深入探讨[3]4，由此引发了对智慧档案馆研究的关注，也开拓了学者的研究思路。 二是在 2015 年和 2016 年，由于国家加强对智慧城市的支持力度，新增设了更多的智慧城市的试点城市。“智慧”在各行业掀起了探讨热潮，档案界的相关学

者必然倾注有余。 三是距离第一批智慧城市试点名单的公布有三年之久， 各试点城市的建设取得了一些成果。档案馆从思想上和行动上都作出了一些改变，关注智慧档案馆实践类问题的研究及成果明显增多，这也是文献数量增加的关键。

1. 智慧档案馆概念争论。 关于“智慧档案馆”概念，描述最为广泛，争议也较大。 主要有两种说法，一种说法是档案馆作为城市建设的一部分，顺应智慧城市的要求，智慧档案馆不断发展， 但依然无法完全取代数字档案馆。如陶水龙[4]67-69  指出智慧档案馆与数字档案馆是并行存在的关系，智慧档案馆为数字档案馆提供智慧化和感知等技术服务，数字档案馆为智慧档案馆提供基础数据支持。另一种说法是在数字档案馆的基础之上的深层次发展， 在智慧城市背景下派生，以智慧之名表明高级状态。 如杨来青等[5]59-61  提出智慧档案馆构建于数字档案馆基础之上，采用新技术解决数字档案馆难以解决的问题。 虽然不同的学者各抒己见，但仍取得了一些共识，即智慧档案馆关注现代物联网技术的应用，加强对档案资源的智能化管理，注重档案信息的用户服务，是提高工作效率的一种档案管理模式。

二、实践情况

截至 2017 年 6 月， 对全国各地智慧档案馆的建设情况进行总结，以区域进行划分，每一省市作为一个单位，具体情况如表 2 所示（见下页表 2）。

1. 实践程度。通过阅读各地区相关新闻和政府报告， 我们对我国智慧档案馆的总体建设进度和开展情况进 行了解。 截至 2017 年 6 月，共有 25 个省市开始对智慧档案馆进行建设。 建设情况如表 3 所示，大体上可以分为三类。

表 3 我国各省市智慧档案馆建设情况

第一类，各省市智慧档案馆（档案室）已初步建成且投入使用，主要是集中在新建档案馆和城建档案馆。 第二类，智慧档案馆着手进行建设，主要是各省市在相关政策的支持下，对馆藏资源进行数字化，或者是运用某一种信息通信技术，实现对馆藏资源的综合管理。 这一类可以说是智慧档案馆的前期准备工作，大多数省市将其称作数字化档案馆。 第三类有建设智慧档案馆意向。这是指各省市在智慧城市的建设过程中， 提出相关规划，召开研讨会，明确智慧档案馆建设的目标。

2. 实践区域。 从智慧档案馆建设情况的区域分布来看，主要集中在华东地区和中南地区，这两地区的每一个省份基本上至少有一个城市建成智慧档案馆，并投入使用。 华东地区是我国最早开展智慧档案馆建设的区域，如江苏省南京市在 2011 年提出档案事业应秉持“智慧档案”的理念。 截至目前，宿迁市、昆山市、太仓市等地智慧档案馆也初显规模。 智慧档案馆在部分地区智慧城市的建设过程中并未受到充分重视，主要是建设资金不到位，馆藏资源建设和现代技术的应用等难落实，使智慧档案馆的基础建设受阻。

3. 实践成果。

（1） 智慧档案馆中档案的智能化管理。现阶段我国智慧档案馆的档案管理主要是依托RFID 和云平台两种信息技术。 吴慧芳[6]27-28 等提出利用电子标签（RFID）及条形码技术，建立档案信息资源与档案实体资源关联一体的业务视图，实现“纸电共存”。 最早进行RFID 技术应用的是太仓市档案局，通过每一卷档案粘贴的电子标签，利用设备远程读取，实现实体档案与数字档案的转换。2011年，中国移动广东公司依托云计算平台建成企业“智慧档案”，  开创了我国云平台在智慧档案馆领域应用的先河。随后吕颜冰[7]24-27   等提出实现档案资源的公开化与档案服务的云端化。 季梦佳[8]8-11 提出慧档案馆的信息资源都可以存储在云上，具有节约成本、方便管理等特点。随着理论研究的深入，云平台在智慧档案馆中的应用更 为广泛。昆山市和咸宁市智慧档案馆依托云计算和物联 网实现档案实体管理物联化，打造智慧档案管理系统。

（2） 智慧档案馆建设策略探索。  智慧档案馆的建设经历档案资源数字化、数字档案馆和智慧档案馆三个步 骤。档案资源数字化为智慧城市建设提供基础信息服务 ，是智慧档案馆中档案资源的基础。 数字档案馆是智慧档案馆的前期准备，如杨来青等[9]59-61 提出“智慧档案馆构建于数字档案馆基础之上”。 北京东城区等档案馆完成数据异地备份工作， 建成数字档案馆， 提供智慧档案馆基础数据。“智慧”逐渐深入数字档案馆的发展中，冯珂[10]18-21 提出以“智慧档案、智慧物联和智慧通信构成智慧档案馆的建设体系”。 昆山市智慧档案馆构建档案智慧收集、智慧管理、智慧利用、智慧保存的平台，实现档案实体管理 物联

化和档案信息服务移动化。 截至 2017 年 6 月，青岛、唐山和阳泉矿区等地建成智慧档案馆并投入使用。

（1） 智慧档案馆服务模式创新。 智慧档案馆服务模式的理论探讨是基于实践经验的，是对智慧档案馆服务工作的整合和概括。杨智勇等[11]45-50 通过“档案馆、档案用

户、档案资源和服务策略四个要素的分析，提出用户型、知识型、智能型和理念型档案信息服务模式”。 在我国不少档案馆开展的档案资源“跨馆跨地域”查询就是用户型服务的最好体现。 上海等地大力推进档案区域资源共享模式，西安市档案馆与各区档案馆互通互联，实现本

地区跨馆查阅。 智能型服务模式主要是智慧档案馆利用移动互联网服务用户。 浙江和上海等地的档案云阅读APP 上线，为市民提供档案编研作品推送、网上预约查档等服务。 知识型服务模式主要是智慧档案馆通过对档案资料的整合，深度挖掘档案信息，形成对用户有用的知识信息。 如杭州市档案馆建立的“杭州市电子文件中心”，通过对各类归集的档案进行整合、感知、挖掘，综合分析和提炼萃取形成智慧信息。

（1） 智慧档案馆运行及维护管理。   运行及维护管理基于智慧档案馆建成后对智慧档案馆的运行维护和 管理模式以及服务能力的探讨。  在建设智慧档案馆初期，对智能楼宇及智慧档案馆的空间安全更为重视，如蚌埠市档案馆实现馆内恒温、恒湿和消防安全等全部电脑自动控制。 随着智慧档案馆开展的深入，越来越多的档案馆将档案数据的安全管理放在首位。 金智智[12]46-47 从“重视信息安全、数据备份、云端分级和物联网监控”四个角度提升智慧档案馆运行及维护过程中的档案信息  安全。中南大学智慧数字档案馆项目提出利用碎片化 存储与云文档服务台、动态水印与隐私处理、远程身份认证等核心技术，来实现档案数据的安全管理。

三、智慧档案馆发展趋势

智慧档案馆建设应秉持“深入“”  融入“”  引入”[13]16 的发展方针。 各地智慧档案馆相互学习建设经验， 取长补短，逐步形成智慧档案馆建设统一化和技术应用标准化。1.顶层设计的完善。 现在各省市智慧档案馆的实践

活动，主要是依据智慧城市发展规划的相关内容进行套用建设的，缺乏国家层面或档案馆界认同的统一规划或者整体设计和相关规范法规，各档案馆各自为政，只是

满足当地智慧城市的建设需求，没有考虑到跨馆跨区域的资源共享与合作。 为智慧档案馆长远发展，顶层设计工作的开展是十分必要的。

2. 创新服务的深入。智慧档案馆以感知技术为核心， 是对档案的感知，对档案利用者的感知，对档案馆的感知，通过感知提升档案馆服务质量。 随着信息技术的快速发展、互联网时代的到来，由电脑端到手机端的转变已成为现实。 档案馆开设移动服务，已经成为大势所趋， 要推广智慧档案馆，服务于民众，更好地发挥智慧档案馆的职能。

3. 用户“智慧”的增加。 智慧是知识的应用和生产性使用，有信息、有知识不等于有智慧，只有当信息和知识与人的实践和思考创造结合起来，才能被称为智慧。 智慧档案馆的最大价值就是民众有所收获，受到启发。 通过工作人员和用户的交流，解答用户疑惑，帮助用户更好地利用档案资源， 在档案资源利用过程中获取知识， 并实际应用，使用户智慧增加。

目前，我国智慧档案馆的理论研究和建设工作正处于蓬勃发展期。 智慧档案馆的理论发展与智慧档案馆的建设工作密不可分。 随着智慧档案馆建设的深入，对智慧档案馆的理论探究会更加完善。 同时，智慧档案馆理论研究的进步也会促进实践工作的不断发展。 智慧档案馆的建设离不开数字化的档案资源，智慧档案馆的发展离不开日新月异的信息技术，智慧档案馆的长久持续离不开贴近民众生活的服务方式。 智慧档案馆的建设离不开智慧城市的快速发展，实现互联互通、全面感知、高效利用档案信息资源的档案工作模式是智慧档案馆的未 来发展趋势。