关于档案信息化建设与档案管理的几点思考

档案管理信息化建设是指利用计算机硬件及网络平台，对档案信息进行收集、采集，采用数据库管理模式对电子档案信息进行整理、共享、应用的档案管理模式。档案管理信息化建设改变了传统档案管理的方式，整体上提高了档案管理、共享的高效、便捷。

1 档案信息化建设内容

档案信息化，从字面上来解释这个名词，它的意思就是把档案按照信息记录的方式进行整理，便于对档案的利用。总体来说，档案信息化可以分为整体和细节两类。从整体来看，就是一面很复杂的档案信息关系网，那么档案信息化就是要捋清这个关系网之间的联系，然后进行信息化归纳整理，把信息都归纳整理好之后，然后在不同行业间进行融合，档案信息化以公开透明的方式呈现在管理人员的眼前，便于档案的融合和管理人员的利用。从细节上看，就是档案信息内部的事情，档案就像档案信息的毛细血管，是整体档案的分支，各司其职的同时又相互联系。随着我国科技的发展，档案信息整理也有了很大的进步，档案信息更加细致、全面，便于查找，同时也可以在档案中寻找到更加符合实际的档案信息，为人们所利用。所以，在档案信息化建设中，只有从整体和细节两个方面共同入手，才可以建设出更好的档案信息化，才可以让档案信息化在现代社会快速发展，为人们提供便利，为社会做出贡献[1]。

2 档案信息化建设与档案管理完善策略

2.1 加强档案管理制度的建设

制度是规范和指导档案管理工作的重要保障，因此，在档案信息化建设与档案管理中，必须注重档案管理制度的建设。要能够真正认识到管理制度设立的必要性，然后利用所设立的制度，更好的指导各个环节的档案管理工作，从而使企业的档案管理工作能够不断趋于规范。为此，所建立的管理制度中应该对企业档案管理的内容及档案工作环节予以明确，如档案信息的建立、档案信息的保存、档案的使用等，企业的档案工作者必须按照制度内容严格开展每一环节的档案工作，通过这种方式，使得企业的档案管理工作在严格制度的约束下不断朝着良性循环的方向进行。而且，在企业所建立的制度中，还要融合必要的惩戒制，在制度要求的范围内容，如果企业的档案工作者因自身的失误或疏忽引发不良后果，则必须进行追责，如果后果严重，则需要对相关人员进行严肃处理，利用这一方式形成警示作用，促使档案管理工作者能够树立高度责任心，在档案工作中严格要求自己，并不断提升档案管理工作实际成效[2]。

2.2 提高档案意识，增强从业人员素养

由于管理人员对档案管理的意识不强，才会有那么多的问题出现。首先，企业应该重视档案信息化工作人员的全面培训，让档案管理工作人员充分认识档案信息的重要性，加强培养工作人员的实践能力，对档案信息的一系列设施都可以熟悉使用。其次，企业应给档案管理人员提供更多地向外界学习的

思，通过紧抓部门工作的途径，从源头开始对信息化建设提供良好保障基础。

2.3 加大对档案管理信息化建设的投入

为了促进档案管理信息化建设，需要从三方面加大投入： 一是要加大对硬件配置的提升。包括档案存储空间的建设、计算机及配套设施的购置、现有档案馆（室）的改造，空调、除湿机等纸质档案保护设施，以及购置扫描仪、照相机、录音机、摄像机等设备，提升纸质档案内容向数字内容的转化。二是加大对软件系统的投入。包括数据库的建设和维护、档案信息检索平台建设、档案浏览系统及档案管理系统的开发与购买等，使档案信息得到有效利用和科学管理；加大对档案信息电子数据安全方面的投入，科学设置严的安全防护系统，避免因技术问题和黑客攻击导致数据泄露和丢失。其中，档案信息的数据安全应作为投入的重点之一。三是档案管理单位应严格执行国家有关规定，建立风险预警体系，并针对数据库安全健全保护责任制，确保风险防范制度得到有效执行。

2.4 借助信息软件达成特色档案管理

就当前的情况来看，许多档案馆（室）在应用管理软件实际操作的过程中，相关人员可以借助该软件，根据档案的情况，建成特色电子档案索引目录数据信息库，并将一些符合相关要求的特色档案，融入相关数据库之中。而在将其融入数据库中进行云端存储的时候，档案馆方面可以借助信息技术， 方便档案馆（室）的工作人员对其进行查询。这样既有助于对一些重要档案的保管，同时亦能够有效提升工作人员的管理效率。并且，此种信息化管理方式，还能有效推动档案管理的信息化建设程度，有效降低工作人员的手工劳动，进而使整个档案管理工作的展开更为便捷[3]。

3 结束语

综上所述，档案是人类开展各种实践活动的重要记录方式，是人类发展、社会发展的重要信息财富，可以保留人类的发展进程，为社会发展提供重要的动力。但是随着信息技术的快速发展，传统档案管理方法出现了较大的问题，降低了档案管理工作的效率，档案信息化建设已经成为当前社会发展的重要工作之一。档案信息化建设可以提高档案的管理效果，防止档案信息出现丢失的问题，促进档案管理和社会发展的共同进步。国家和政府需要提高对档案信息化建设的重视程度，提高档案信息化的发展速度和规范性程度，加快现代信息社会的构建和发展。