建设智慧型档案馆提升档案利用服务效能

摘要：档案事业是党和国家事业发展不可或缺的基础性工 作，是民族、国家、社会的历史得以延续的必要条件。随 着科学技术的不断发展，建设更加智慧化、智能化、人性 化的智慧型档案馆，实现从档案管理到智慧管理，从单一 利用到多维协同交互，从人工控制到深度感知，从实体存 在到虚拟泛在，从存档重地到文化休闲的转变，将有利于 拓宽档案利用纬度，提升利用效能。

关键词：智慧型档案馆；档案利用服务；档案管理

城市建设档案馆作为城市建设重要战略信息 资源的接收、保管和利用单位，按照“最多跑R次” 改革服务要求和“不见面审批、三块一少”的工程 审批改革要求，在建设智慧型档案馆、统筹档案信 息资源的分析利用、提升档案利用服务和管理效能 方面迎来了新的挑战。本文从提升档案利用服务效 能角度出发，简要分析智慧型城建档案馆建设要 点。

一、智慧型档案馆的概念

智慧型档案馆是在数字档案馆基础上融入智慧感 知、协同处理等功能后深化发展而来。一方面，智慧 型档案馆有别于以数据处理为核心的数字档案馆，其 主要依托大数据、物联网、移动应用、区块链等新兴 技术，着力提升档案信息资源挖掘能力，实现感知管 理、控制运行、业务评估、趋势预测、风险预警等功能。 另一方面，智慧型档案馆也着重对档案实体、馆库环境、 设施设备、应用系统进行智能化管控，由被动变主动， 做到实时监控馆舍安全及温湿度等状态，营造节能环 保和安全的馆舍环境，实现库房自动管理和智能配置， 并通过搭建应用系统，跟踪和分析档案使用行为，主 动提供信息推送服务。

二、智慧型档案馆建设要点

要建设能整合线上线下服务，实现档案流、数据 流、信息流、人流一体化管理的智慧型档案馆，需要 做好智能档案服务大厅、智能库房和智能楼宇三个建 设要点。

（一）智能档案服务大厅建设

智能档案服务大厅建设主要内容为硬件购置和管 理系统搭建。硬件方面需配备自助服务、排队叫号、 评价管理、窗口绩效、多媒体展示、电子阅览等设备。 同时，要搭建综合管理系统，除对智能服务大厅各设 备进行管理外，还要考虑与档案业务管理系统、政务 服务门户、移动终端应用进行对接，从而实现业务预 约、自助查询阅览、人流管控等功能，提供预警响应、 业务分析、统计分析、信息管理和信息查询等后台支撑。 智能档案服务大厅建设架构图如图1所示。

智能档案服务大厅与传统服务大厅最大的区别在 于智能档案服务大厅的预约自助服务和利用数据分析 服务。借助移动APP、互联网等应用，上线利用预约, 提供档案目录自助查询，减少利用者来回奔波和排队 等待的时间，也减少服务窗口无效立案量。智能档案 服务大厅与各业务系统的对接为窗口服务提供了数据参考，实时査看窗口服务总体情况数据，如“挂号数、 平均等候时间、服务人次、完成业务单数、平均办理 时间、弃号数、满意度、业务办理时间”等指标，为 人流管控、绩效考评、踪迹追溯提供参考，更好地调 控窗口服务安排，及时处理档案利用申请。

(二) 智能库房建设

智能库房建设先要对入库档案进行管理，做好档 案配置、盒号管理、档案借阅、档案盘点、出入库记 录等基础工作。接着就是建设智能库房管理平台，对 智能集架、视频监控、红外检测、RFID通道门等设 备进行集中管理，通过平台统一管理调度，可与平台 其他设备联动运行，实现24小时自动布防，保障库房 安全。在出现异常情况，可以通过系统提示、声光、 短信、邮件多种方式通知管理人员，并启动视频监控 器自动监控并保存视频图像。智能库房管理平台配置 恒温、恒湿、净化设备等设备，可做到实时采集库房 的环境指数，当库房环境指标超出或低于设定的阀值 时，平台设备自动进行控制相关设备进行工作，保障 库房环境，并实时反馈和展示库房环境数据。智能库 房管理平台可以实现库房可视化管理，通过操作图形 化的界面进入虚拟集架，不仅能展示集架的开架 情况，还能通过平台界面对实体集架进行开架、合架， 架体通风、照明等操作，配合监控布防还可以同步对 集架的所有操作进行视频录像。

(三) 智能楼宇建设

智能楼宇是通过楼宇自控系统，釆用先进的计算 机控制技术、管理软件和节能系统程序，使建筑物机 电或建筑群内的设备有条不紊、综合协调、科学地运 行，从而达到有效保证建筑物内有舒适的工作环境、 实现节能、节省维护管理工作量和运行费用的目的。 其包含了视频监控系统、安防报警系统、楼宇对讲系统、 门禁系统、火灾报警系统、公共广播系统、多媒体会 议系统、有线电视和卫星电视系统、*多媒体信息发布 系统、机房系统、楼宇BA系统及IBS'素统棄学等多 项子系统。 ’

档案馆的智能楼宇建设中最重要的就是火灾报警 系统，尤其是在现有的大数据、移动端等技术的支持下， 将档案馆内的火灾报警系统与3D智能管控平台系统 集成开发，对档案馆内各消防设备进行统一管理。两 个系统的集成可做到自定义消防感应探头和消防开关, 实时获取相关设备的运行状态。如遇火灾发生，能支 持自动报警及消防灭火，并根据火灾发生区域，自动 开关电动集架进行开关,打开所需通道的门禁设备， 同时将相关火警信息通过短信、Email发送给相关管 理人员。另外，智能楼宇还应考虑档案馆的环保节能 需求。尤其是针对不同载体档案库的温湿度调控需求 以及不同业务用房的照度需求，将库房环境监控、智 能集架温湿度监控系统、建筑物照明系统和电力监 控系统进行集成整合，再分析当地气候条件及档案馆 内部电力负荷变化，从而实现电力的高效利用和智能 分配。

三、智慧型档案馆发展趋势

一方面，智慧型档案馆可以运用虚拟现实对档案 馆的场景及档案信息等进行三维建模，搭建网络档案 馆。尤其是在档案展览展示方面，利用者通过网络可 以身临其境地完成对档案馆的访问，获取相关信息。 以城建档案中的声像档案为例，其记录的城市发展历 史若能借助虚拟现实进行再现，不仅能吸引公众前来 参观，也能为城市规划和发展提供应有的学术参考价 值。另一方面，智慧型档案馆可以借助大数据技术对 利用者的身份数据、查阅数据等结构化数据和搜索方 式、搜索痕迹等半结构化数据进行分析，以更好地发 现利用者的隐形需求，预测档案信息的利用趋势，自 动从大量档案资源中进行搜索提炼，找出与利用者具 有关联性的档案，从而指导档案利用工作开展，提升 档案利用服务质量。