文书档案整理过程中应注意的原则

【摘要】把握好档案整理过程中应注意的原则，可以帮助我们更准确、及时、科学的进行档案的整理工作。1、要把便于档案的管理和利用放到首位。注意区分档案的保管期限，保持档案形成机关或部门之间的联系，做好档案利用中的的保工作。2.要保持档案的自然联系。维护档案本来的历史联系、形成的时间联系、档案的来源联系、反映的内容联系及档案承载物的形式联系等。3. 尊重、利用档案的原有基础, 原有的档案能够反映原来的历史面貌，是了解过去，总结经验、科学研究的重要凭证。社会在发展，档案管理的标准也在不断变化，然而，过去的案卷反映了过去的历史环境和技术水平，也反映了过去真实的历史面貌，是历史的凭证。

【关键词】档案；整理；原则

在档案管理工作中，文书档案整理这一关，是档案工作中的重要一环，是提高案卷质量，提升查考利用效率的重要途径，也是实现馆藏档案科学化、规范化管理的一项基础性工作。这就要求我们每个档案管理人员要细致、耐心、科学的完成好这项工作。现就本人在文书档案整理过程中总结出的几项须要注意的原则，与大家共同探讨。

一、要把便于档案的管理和利用放到首位

（一）在档案整理过程中要特别注意区分档案的保管期限

根据文件材料自身所具有的使用价值，确定文件材料存留的年限。国家档案局《关于机关档案保管期限的规定》， 文书档案的保管期限为永久和定期两种。永久，即在正常情况下，无限期地保存；定期，分为 10 年和 30 年两种。

（二）要注意保持档案形成机关或部门之间的联系

在保持文件之间有机联系的基础上，将上级机关、本机关、同级机关与不相隶属机关和下级机关的文件材料分开整理。但对联系切的文件，如请示与批复等，不能为了分级别而将其分割开。

（三）要做好档案利用中的的保工作

一成不变地看待档案的秘性, 无视其秘性的时效和范围, 是不对的; 但如果缺乏保观念,对档案无视其秘性, 无限地扩大开放利用范围, 也是错误的。

二、要保持档案的自然联系

（一）维护档案本来的历史联系

档案是反映真实的历史面貌的载体，我们保存档案的重要目的之一就是为了将事物的本来面貌原原本本的呈现出来。

（二）保持档案的来源联系

档案是社会实践活动中由一个个具体单位形成的，在档案的接收中也体现了他的形成单位，也就是说每一卷档案都是有其一定来源的。在文书档案的来源上，应注意保持文书材料原始的形成机关或生效机关。

（三）注意档案承载物的形式联系

档案是由各个文书材料组成的，而反映各文书材料内容的承载物却又不同。同是一个内容，有的以文字形式反映出来，有的以声音或图像的形式反映出来，形成了文字稿、录音带和录像带等不同形式的档案。而随着计算机等电子技术在各个领域的普及运用，新的承载物“电子文件”已经出现在我们的工作中，它与我们传统的纸质档案在管理技术上有很大的差别，这些差别将是电子时代档案保护技术的新领域。

（四）尊重档案反映的内容联系

我们所写的文字材料都是为解决一定问题、开展一定工作或举行一定活动而形成的，所以前后所形成的文字材料在内容上往往都是有一定联系的，甚至是互相补充、说明的，是不可分割的。也正是由于文字材料内容上的切联系， 我们所组成的案卷才反映出了文字材料的同类性和完整性。各有关案卷之间，同样是有着一定的内在联系的，而且对案卷之间的内在联系，在整理工作中是应该予以尊重的。我们在档案整理过程中只有做到了这一点，整理后的档案才能门类清晰，问题集中，便于排列和管理。

（五）考虑档案形成的时间联系

档案各卷中的文字材料，都是在一定历史时期形成的。同一时期的档案， 反映着同一时期内一定的共同内容，体现着同一的社会情形和发展趋势。将同一历史时期的档案集中到一起，使问题反映得比较集中一些，这对于整个档案的管理工作都是很有利的。

三、尊重、利用档案的原有基础

原有的档案能够反映原来的历史面貌。历史的原始记录和客观的有机联系， 使档案能够如实反映本单位社会活动过程和历史原貌，继而使档案对于工作查考、经验总结、科学研究等方面具有重要的凭证或参与作用。

档案管理的标准不断变化，原有的案卷总是无法符合新要求。然而，过去的案卷反映了过去的历史环境和技术水平，反映了过去的真实历史面貌，起到了历史凭证作用。这本身就是历史，就是应该被尊重的。

总之，做为档案工作者要正确认识自身工作的重要意义，把握好档案整理过程中应注意的这些原则，帮助我们更准确、及时、科学的进行档案的整理工作。

作者： 张旭

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