企业档案寄存（二）

  2、“企业档案”寄存需要注重哪些环节 

  若有寄存需求的企业与寄存机构达成合作意向时, 双方还需进一步确定以下内容。 

  2.1、关于企业秘密问题由于企业档案是反映企业自身活动的历史记录, “企业档案作为企业储备技术、储备文化, 内含商业秘密和知识产权的重要资源, 企业对它具有独立的支配权,”那么, 是否只有保管在企业内部的档案就能确保不会造成失密、泄密与窃密现象的发生呢? 档案是在企业内部进行管理, 还是由档案托管机构管理, 关键要考虑的应是哪一种方案的成本较低, 更有利于提高企业的综合竞争力。关于保密的问题, 应在具体合约中明确责任, 加强接受寄存方库房管理人员的保密培训, 严格职业操守。 

  2.2、接管寄存机构的服务对象拓宽企业档案托管机构的发展道路, 增强自身造血功能, 不断拓展服务对象, 争取更多的企业认可自己的服务。在服务对象上, 不仅要包括国有企业、集体所有制企业, 还应包括个体、私营、三资等非公有制企业; 在服务内容上, 不仅为企业档案工作提供全面的服务, 包括档案整理、业务技术咨询服务、档案现代化管理、档案鉴定等。有了服务对象, 档案托管机构的专业人员必须要深入企业调查研究, 并应经常与用户进行沟通与交流, 了解被服务方的具体情况。换句话说, 不熟悉用户的工作与需求, 不管它是企业内部的档案管理部门, 还是企业外部的档案托管机构, 都不可能有针对性地、及时地做好档案的提供利用工作。而且在一定意义上讲, 后者所面临的形势将更加严峻。 

  2.3、寄存签订合同或协议书根据《档案法》规定, 向档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人, 对其档案享有优先利用权, 并可对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见, 档案馆应当维护他们的合法权益。因此, 档案馆应当与寄存档案的企业签订“寄存”合同或协议书, 明确规定寄存的方式、费用、时间、使用权, 明确责任和义务, 以免日后就有关事项发生争议。 

  2.4、移交档案进馆的手续按进馆要求必须做到以下3 点: （1）把握好完整性, 对具有永久、长期保存价值的各种门类和载体的档案全部接收进馆; （2）控制好质量关, 要求分类清楚, 鉴定准确, 装订坚固;（3）造具移交清册, 逐卷清点, 双方签字确认, 方可接收入库。这样可确保馆藏档案质量, 为日后的合作交流奠定坚实的基础。

  企业档案寄存是企业档案由自我保管转向外部保管的过程, 原有企业档案保管方式发生了很大的改变, 这也充分体现了创新管理思路。企业化的档案托管机构, 可直接面对市场, 刺激企业与员工的创新意识。相信随着发展的需要, 档案寄存一定会有更广阔的发展空间, 企业与档案寄存机构双方定会实现共赢。