档案扫描工作要点

在进行档案数字化加工过程中，应注意以下几点： 

  1、扫描前的准备工作 

  对需要扫描的馆藏档案进行总体了解和统计。对需要进行全文检索以及目录检索的档案进行分类，因为这两种方法在加工过程中的处理方式不同，因此对纸张的大小及数量进行摸底，做到心中有数。 

  2、扫描的技术手段 

  档案扫描是档案数字化转换的基础工作，扫描质量直接关系到磁盘上的档案图像文字的清晰度和还原效果，因此要保证质量必须采取必要的技术手段。档案原件的清晰度直接影响着扫描质量，因此扫描过程中，应针对原件的具体情况，采用相应的技术手段，以达到满意的效果。对于原件比较清晰的文书档案一般采用300dpi，用此分辨率既能够达到与原稿同样地清晰度，并适合打印。但是对于原件不太清楚的档案，应具体情况具体分析，可以采用更高一些的分辨率。对于需要进行全文检索的文书档案，分辨率应不低于600dpi。因为对于全文检索的电子文件需要进行二次处理，虽然较高的分辨率会多消耗计算机的资源，但是全文检索能够提高检索的效率。 

  3、选择适当的扫描方式 

  扫描方式直接影响到扫描的速度和扫描件的大小，因此在扫描之前，我们应先根据被扫描档案的类型，选择一种适当的扫描方式，才有可能获得较高的扫描效果。扫描程序一般提供了三种扫描方式：黑白、灰度和彩色。这种三种方式各有优缺点，需要对不同的纸张进行不同的选择。对于一般性的文书档案中“自纸黑字”的原稿，采用黑白扫描即可。对于一些像录取名册等这类复印纸张的档案，可以采用灰度扫描，因为黑白扫描容易丢失内容。对于照片等需要保留色彩信息的档案则采用彩色扫描。 

  4、图像保存格式 

  档案扫描是档案信息化建设中一项重要基础工作。目前在档案领域，存储档案数字化图像的标准格式一致是国家档案局推荐的通用文件格式一TIFF文件格式。TIFF(Tagged Image File Fromat)，即标记图像文件格式，是一种专门为页面排版开发的一种图像文件格式，是使用最广泛的图像文件格式，大多数扫描仪都支持输出TIFF格式图像文件。目前大多数档案馆扫描原件生成的图像都采用这种文件格式。近年来，由于科学技术的不断发展，档案信息化的要求越来越高，若需对电子档案进行全文检索，则TtFF文件就有了一定的局限性。因此当前在国内数字化档案馆的试点工作中，对传统档案全文数字化，主要采用高速扫描仪将纸质档案扫描成电子格式存储并加以利用的过程，扫描后形成的电子信息为接近原件原貌的PDF(PortableDocument Format的简称，意为“便携式文档格式”文件格式，PDF文件以 PostScrip语言图像模型为基础，无论在哪种打印机上都可以保证精确 的颜色和准确的打印效果，即PDF会忠实地再现原稿的每一个字符、颜 色以及图像。采用PDF格式可以达到存储容量小、网上传输速度快等特 点。当然，这种大批量的档案信息数字化过程需要相关系统软件的配合，实现全文检索。 

  5、数据备份 

  档案扫描后形成的扫描件，通过检验并审核“合格”后，应及时的导入综合档案管理数据库服务器，并与本单位的综合档案管理系统实现数据挂接。除了在服务器中的数据备份以外，还应有其他备份方式。本单位采用移动硬盘和光盘刻录两套方案来备份。备份数据并非冗余数据，可以起到以防外衣的作用。对备份数据定期进行检查，检查载体的物理状态及其所存储数据的可读性和可用性，以便于及时发现、及时挽救。若数据库信息发生问题，及时启动备份数据信息进行恢复。