提高档案整理的规范性探索（二）

2 新互联网时代的档案整理 

  2.1 数据档案整理概述 

  随着科技的发展与进步，电脑及互连网络的应用逐渐走向普及，电脑及互连网的应用为人们的办公速度及便捷性带来质的飞跃，人们的办公逐渐从原始化纸张办公转变至电子信息化办公，档案的存在形式也从最原始的纸张文本存在的形式逐渐演变为电子数据的存在形式。档案数据的存在主要意义是对以下几点信息进行反映：其一，档案内容。档案的存在意义就是对相对数据进行真实的记录及归纳整理，故而其内容必须具有真实性；其二，档案形式。即档案数据编辑格式、编辑标准、整理及排版规则等；其三，载体形式。即由于数据文档存在的特殊性，其存在形式为电子数据编码构成的文本形式，故而其存在载体即为数据载体。 

2.2 档案数据资料整理优势的显现 

  档案数据资料通过电子信息处理技术进行归纳及整理，利用特殊的排版整理编制对电子数据资料进行细致的分类，以档案资料间存在的关键词来设置排版及划分标注，并通过对关键词输入的查找方式来对档案资料进行查找，该方式大大的提高了档案查找的效率，降低的档案管理人员的工作量，为档案资料整理及查找提供了有效的帮助。