提高档案整理的规范性探索（三）

3 档案整理的规范性探索 

  3.1 文本档案与数据档案共存 

  由于档案资料其本身具有的特殊性质体现，对于资料的整理及保管期限有着特殊的要求，为了保障档案资料存在的完整性及可考证性，对于档案的整理必须具有安全稳妥的整理方式及保管方式。 随着科技与信息技术的发展，我国办公化已从传统的纸质办公逐渐进化至信息化办公，在科技及信息技术对档案整理带来便利的同时，也存在着风险，具体表现为以下两种情况：其一，数据信息通过电子设备进行编辑及保存，但由于电子设备是由较多精密元配件拼装组成的，其元配件自身较为敏感脆弱，易于产生设备故障，甚至由于故障导致数据档案的遗失；其二，由于现有数据化档案资料间的传递均是通过互联网络进行互通传递的，在网络传递便利的同时，也伴随着风险的存在，如在数据资料传递时受到侵蚀，则会对数据档案造成本质的伤害。为了避免上述情况带来的档案遗失，档案管理人员在进行档案整理时应将数据档案通过纸质的形式打印出来， 并分类编号进行保存归档，避免设备损坏或网络风险对数据档案造成伤害。同时避免纸质档案在保存过程中因保存不当出现损失，故而应以数据档案的形式备份纸质文件，以此来保障档案的安全，使档案整理工作更加具有规范性。 

  3.2 引进专项技术，明确权限划分 

  随着科技的进步与发展，部分软件研发机构已将档案整理作为一项专利软件研发课题，通过对档案整理需求条件的编程整理研制出针对档案整理工作存在的专项管理软件，并已将其投入市场出售使用，为了保障档案整理的规范性，企业及各大组织机构应通过积极引进先进的专项技术软件来完善档案整理的规范性，具体表现如下：其一，利用软件设计的操作员模块，设立分工负责档案整理权限及操作员权限划分，按照职能进行权利划分，依靠明确的职权划分，来保证档案整理的真实性，如在档案整理中发生档案数据有误的情况的发生，可依据操作员设置找到责任负责人员，避免事件发生后无人认责情况的发生；其二，利用软件中操作权限的限制，控制档案整理中机密档案泄密情况的发生，确保部分档案的隐秘性及安全性；其三，利用软件的模块设置可以更简便快捷的对档案进行分类整理，同时由于软件模块与模块间的联通性，从而对档案整理的先后步骤及条件产生了一定的约束，从而再一次的规范了档案整理的行为及流程。 

  档案整理经历了历史长河的冲刷与洗礼，逐渐的走向正规化与科技化，为了不断迎接时代进步给档案整理带来的挑战，人们在也在对档案整理的规范性进行着不断的探索。