全新视角下的档案整理认识

【摘要】随着社会市场经济和现代技术的发展和进步，促使档案整 理工作发生了极大的改变，传统的档案整理理念和管理方式具有严重的 滞后性，不能够满足现代社会发展对档案整理工作的需求，因此，需要采 取有效的措施促进档案整理的现代化，提高档案整理工作效率和水平的 提高，从而满足社会发展和人们生活对档案的需求，进而促进对档案的 有效开发和合理利用。现本文对全新视角下的档案整理认识进行探究， 仅供交流借鉴。

【关键词】全新视角；档案整理；整理方式；信息化；元数据 在进行社会服务的过程中，档案是一项重要的内容，其对社会的 稳定持续发展具有十分重要的作用，因此需要提高人们对其重要性的 认识。档案整理工作是管理档案中一个重要的环节，对提高档案管理的 质量具有较大的促进作用，因此需要采取有效的措施提高档案整理工 作的效率，在进行档案整理的过程中应该采用现代化的技术，能够促进 档案整理工作质量的提高，使档案整理工作符合社会发展的趋势，满足 人们对档案的需求。

一、档案整理概述

档案整理的类型主要有两种：①系统排列和编目。在正常条件下， 档案室接收文书部门和业务部门按照归档要求立好的案卷，档案馆接 收各机关按照入馆要求整理移交的案卷。档案馆和档案室的整理任务， 主要是检查案卷质量，制订馆(室)内分类排列方案，进行案卷和全宗的 系统排列以及案卷目录的加工。②局部调整。对已接收但不完全符合 整理要求的案卷，进行必要的部分加工整理；对由于遭受损失、销毁与 移出等各种原因致使整理体系发生重大变化的档案,进行新的系统化调 整。档案整理要求保持文件之间的历史联系，便于保管利用。文件之间 的历史联系是指文件在产生和处理过程中形成的内部相互关系，主要 表现在文件的来源、时间、内容和形式等方面的联系。维护文件之间的 历史联系有时可采用不同的方法，在优选时应以便于档案保管和利用为 其最高要求，并使二者统一起来。

二、全新视角下的档案管理认识 在科学技术的推动下，档案管理工作的发展正朝着信息化方向，促 使我国档案管理的形式发生了很大的转变，不仅仅局限于制止档案的 管理，而对于作为档案管理中的一个重要环节的档案整理工作来说，需 要加强对该技术的改进和创新，使其适应时代发展的趋势，并且满足社 会发展和人们生活对档案的需求。在这种发展状况下，对档案整技术认 识的加强在实际的档案真理工作中具有十分重要的影响，在新型的档 案整理中，元数据档案整理技术和非元数据档案整理技术是两种较为 常见的技术，对当档案整理工作质量的提升具有重要的促进作用。

1、元数据档案整理技术 电子档案的出现对元数据整理技术的应用具有较大的促进作用， 两者具有密切的联系，不可分割。相对而言，这是一种新型的档案整理 技术，是由西方档案领域的研究人员提出来的。在实际的应用过程中， 元数据档案整理技术具有重大的意义，这项技术是在传统档案的基础 上发展起来的，是对传统档案整理技术的改进和创新，该种技术较为 先进合理。在应用该种整理技术的过程中，其主要研究的基础是档案 资料的生命周期，这样一来，档案管理的一体化能够得到有效的保证。 档案数据的收集工作在元数据档案整理技术中是一核心的环节，对元 数据档案整理技术功能的充分发挥具有重要的影响。主要是围绕文件 进行文件中心理论的阐述，这种理论将文件管理和档案管理有效的结 合在一起，从而形成一个文件系统，更加的切实可行。将电子文件转化 成电子档案是该项技术在使用过程中一个较为重要的作用，其也是现 阶段档案整理工作中不可缺少的内容，但由于各种影响因素的存在，这 种技术在我国档案整理过程中并没有得到广泛的应用。

2、非元数据档案整理技术 在现代化档案整理过程中，还具有一个先进的整理技术就是非元 数据档案整理技术，由于元数据档案整理技术自身具有的复杂性特点， 以及各种影响因素的存在，造成元数据没有在我国得到广泛的应用，然 而非元数据档案整理技术却得到了较普遍的应用，其是在元数据的基 础上形成的一种新技术，与我国的实际情况有效的结合起来，该项整理 技术具有较强的综合性，因此比较实用于我国现有的国情，在科学技 术极速发展的推动下，在我国的档案整理工作中，这项技术出现了新的 变化，在我国档案整理工作中具有举足轻重的地位，对我国档案工作而 言，这一技术的基础理论有着十分重要的参考意义，对我国档案管理事 业的发展和完善具有较大的促进作用，同时还能够推动我国档案整理 工作的稳定发展，促使我国档案整理工作能够满足社会发展和人们生 活的需求。

三、新视角下的档案整理信息化

在新视角下，档案的电子信息化已是大势所趋，而要建立一套档案 整理的信息化系统，笔者认为可从以下几方面入手：第一，条形码与二 维码技术。信息工业的飞速发展使条形码成为验证商品信息必不可少 的部分，二维码也在近几年开始流行于网络世界成为信息的重要载体。 档案整理也可借鉴这样的先进技术，将每一份档案归入一个条形码或 二维码，大大方便日后的查询与管理。第二，数据库技术。目前的数据 库技术已相当成熟，这为档案整理的电子信息化提供了重要手段。企业 单位可通过建立档案数据库，将档案整理电子化，简化日后的管理与查 询。第三，加强档案管理的资金投入。要完善上文所说的设备，就应投 入足够的资金。首先，单位应认识到档案整理的重要性，其重要性主要 体现在以下几点：（1）保存经济成果，成为日后主张经济利益的凭证； （2）对企业来说，档案是质量的证明和追溯的依据；（3）档案的整理也 是企业单位文化的积累，一本档案包含了单位发展历程与其厚重的文化 底蕴。明确了档案整理的重要性，单位的有关负责人就应保证整理工作 有充足的物质保障，要按照国家和行业标准完善档案整理的相关要求。 档案人员的编制、档案工作规模、档案数量的定制等都应提上日程。这 样，才能完成档案整理的建设与完善，实现数字化、信息化、标准化、规 范化的档案整理工作。

四、结语

综上所述，在企事业的运转和发展过程中，档案整理工作是很重 要的一个部分，同时也是不可缺少的一个部分，对企事业员工之间的工 作参考和经验学习具有重要的作用。档案整理工组时管理档案过程中 一个重要的环节，为了有效的提高档案管理的水平，就要在整理档案的 过程中应用现代化的技术，从而有效的提高档案整理工作的质量，进而 保证档案管理工作的质量，有利于促进我国档案事业的进一步发展。