档案信息化建设与档案管理的几点思考

一、档案信息化建设的工作内容

（一）档案信息资源的建设

档案信息资源是档案管理工作的重要基础，与传统档案相比，涉及到了多媒体数据库、档案全文数据库等信息资源的建设，利用多媒体对电子档案信息进行规范化管理，使档案信息资源的利用率及质量得以提高，增强档案信息资源建设的质量与效率。

（二）基础设施建设

档案信息化的基础设施建设主要由网络环境，硬件环境，软件系统组成，其作用是使档案信息资源得到更好的利用与开发，促进档案信息资源的交换、传输，做到资源共享。

（三）标准化建设

在档案信息化建设过程中，为了达到其建设目标，需要对档案信息化的相关工作流程进行约束，并进一步加大档案信息化体系建设的力度，对档案信息资源的各方面工作进行明确规定，一点点实现对电子档案规范化管理的目的。

二、档案信息化管理方法

（一）建立健全的信息化管理工作机制

档案部门建立健全的档案信息化管理工作机制，是顺利完成档案信息化建设任务的基础，档案部门可以以此来指导信息化建设工作。目前，档案信息化管理工作机制包括以下内容：

首先，管理体制与运行之间的建立。档案部门应该构建相应的电子管理机制，使各个部门实现互联，以便对电子文件进行有效的全程管理，并要认真贯彻落实国家针对档案信息化管理出台的相关条例。其次，在电子政务的建设中，档案信息化建设也占有一定的比重，但所占比重并不是很大， 相关部门应有意识的提高档案信息化建设所占比重，尽可能同时对两者进行建设，最后，要加强绩效评估体制的建设。

（二）注重档案数字化建设，实现档案资源共享

对档案进行信息化建设是为了实现资源共享，提高档案的利用效率。由此可见，数字化建设是档案信息化建设的重点所在。建设者要在对用户的使用需求进行了解的基础上， 构建对应的数字化目录，以此做到不会浪费建设资源。

（三）健全技术支撑和资金保障体系

一方面应完善信息化建设的相关基础设施，可在财政预算中纳入档案信息建设的资金，并且对其投入基础设施建设和运维费用。同时，可采取一系列其他方式来创新档案信息化的投入机制，如：合作开发，服务外包等。另一方面应强化软硬件设施建设，为了给档案信息化建设的开展提供好的工作环境，要对现有设备进行及时更新，并配备与其相关的设施与设备，在全国范围内构建统一的技术标准，加大对档案信息化管理与应用软件的研发力度，还要对技术开发企来进行资质的分级认证。

三、档案信息化建设与档案管理所存在的问题

（一）档案管理人员缺乏服务意识

档案信息化建设和档案管理是以更好地服务于企业和工作人员为目的，而很多档案管理工作人员的服务意识薄弱，并没有树立正确的工作观念和端正其工作态度，没有积极热情地投入到档案信息化建设和管理工作当中，显得尤为散慢。

（二）档案信息化建设和信息化管理的水平不高

档案信息化建设和管理的工作人员需要掌握一定的专业化知识和网络操作技能。我国大部份企业的档案管理人员由于年龄偏大，对新知识和新技术的接受能力和学习能力偏弱，又没有及时地更新自己的知识体系，逐渐地不能与时代同步，形成脱节状态，而很多档案管理工作在开展档案信息化建设和管理时，并不愿意学习和掌握新的知识与技能。

四、改善档案信息化建设与档案管理的建议

（一）提升管理人员的服务意识

提升管理人员的服务意识，是改善档案信息化建设与档案管理工作的首要任务，能够帮助管理人员树立正确的工作观念，端正其工作态度。第一，要使管理人员明确了解自已的工作内容，明白档案管理工作的重要性，也要强调档案管理人员的地位与企业其他部门的工作人员是平等的，在工作中要以最为积极的态度去面对。第二，要对档案管理人员开展一系列的系统的专业知识培训，强化档案管理人员对新事物的认知，逐渐提高管理人员的服务意识。

（二）提高档案信息化管理水平

档案信息化管理水平不高，其主要原因是档案管理工作人员对于信息化知识的不了解，对专业技能的不熟悉和不学习，因此，要在很大程度上提高档案信息化的管理水平， 必须要提高管理人员的专业知识与技能。现阶段，由于管理人员的年龄都比较大，欠缺对新知识新技能的学习和接受能力，所以要对其开展具有针对性的培训活动。

（三）引入优秀的网络信息化人才

要做好档案信息化建设和管理工作，必须要求工作人员有较高的综合素质，为了使档案信息化建设能够快速发展， 不仅仅要单纯地加强对已在职的工作人员进行培训，还要引入优秀的网络信息化人才。