文书档案扫描经验

  伴随着数字档案馆在全国各地建成和推广，每个档案馆都面临把大量馆藏和新进馆的纸质档案加工成数字档案的任务，而不论采用何种存储格式和查询系统，都离不开纸质档案扫描这一步。扫描质量的好坏直接关系到计算机文字识别率，也就影响到全文检索的效果，从而影响档案利用效率。可以说，档案扫描是数字档案馆建设过程中最基础、最繁重的一项工作，也是档案资源体系建设过程中的一个重要环节，如何做好这项工作是每个档案馆都要解决的问题。

  首先是扫描仪的选择。档案数字化过程中最重要的设备就是扫描仪。扫描仪的速度、使用寿命、稳定和易维护性是着重要考虑的。因为扫描速度就是效率，每一台扫描仪都要承担几十万页的档案扫描，寿命太短就意味着档案数字化成本提高，稳定和易维护意味着扫描过程的连续性高，效率也就高。

  其次是合理组织人员，减少机器闲置时间和方便管理。有了设备就需要人来操作，档案扫描需要对计算机有一定的了解，凭借档案局自身的人力资源显然难以完成，最理想的是长期雇佣大学毕业生，一方面大学生比较多，资源充足，雇用成本相对不高；另一方面大学生大多都接触过计算机，对计算机有一定的了解，学习扫描处理比较快。有了人之后就要合理搭配人员，保证工作的连续性，不让设备空转，还要便于管理。经过实践，比较合理的是两个人一组，一个人负责扫描，一个人负责图像裁剪和纠偏处理并对加工卷宗进行记录，库房工作人员负责档案的出入库检查，并安排一人专门抽查各组扫描质量。这种组合开始的时候可能扫描人比处理人员慢，两三天之后扫描人员熟练了，就能跟上处理人员的速度了，以后两个人基本上是熟练配合。这样搭配可以很方便统计工作量，也很容易追查责任，因为同一组扫描后生成的图片都在同一个地方，只需要一个人就能很轻松的完成4组人员工作量的统计和检查。